Aide au signalement rétrospectif dans le Sudoc

Vérifier que les trois zones ont été correctement remplies, et notamment que la lettre en 182 correspond bien à la 1ère lettre du code enregistré en 183.

Vérifier la présence des trois zones et la cohérence des codes (le code lettre enregistré en 182 doit correspondre à la 1ère lettre du code lettre enregistrée en 183).

Vérifier la cohérence entre les dates saisies en zones 100 et 214 + la présence obligatoire de ces zones et sous-zones.

Vérifier la cohérence entre la langue figurant en donnée codée et la langue du titre + la présence obligatoire de ces zones et sous-zones.

Vérifier la cohérence entre le pays figurant en donnée codée et le lieu d'édition + la présence obligatoire de ces zones et sous-zones.

Vérifier la bonne position du caractère de tri @ + la structuration de la zone.

Vérifier l'usage de la zone 214

Pour les notices dont le lien n'est pas fait, vérifier si la notice autorité existe et si oui, faire le lien.

Vérifier la cohérence des informations figurant dans les zones 225 et 410 ; si le lien n'est pas fait en 410, vérifier si la notice bibliographique à lier existe et si oui, faire le lien.

Vérifier que la zone 320 a bien été traduite en français.

Vérifier le contenu de la zone 008 – notamment la position 3 qui doit être « x » pour les notices créées lors d'une opération de rétroconversion

[la valeur r « rétroconversion » étant réservée aux notices de rétroconversion anciennes sur fiches, comme une alerte pour des notices de médiocre qualité le plus souvent].

Contrôler qu'il n'y a pas de zone 105 pour les documents autres que Aa ou As en position 1 et 2 de la zone 008.

Vérifier la présence de la zone 029 (obligatoire pour les thèses françaises sauf pour les éditions commerciales) et sa syntaxe (12 caractères alphanumériques) ainsi que son unicité.

Pour les thèses avant 1985 : restituer la zone 029 à partir du n° d'ordre lorsqu'il figure sur la fiche.

Voir la procédure pour l'attribution d'un code court.

Vérifier sa présence (obligatoire) et la valeur du $b :

• m si la thèse cataloguée est le document originel de soutenance

• v dans les autres cas

Attention : lorsqu'il y a plusieurs $b il est IMPERATIF que le $bm soit en première position

Vérifier la présence de la zone 320.

Vérifier la présence et la bonne structuration de la zone 328.

Vérifier la présence de la zone 686$a$2 pour les thèses de doctorat (328$a), quel qu'en soit le support.

La zone 686$a est un code composé de 3 chiffres, suivi d'un $2TEF.

Elle est indispensable pour les facettes de theses.fr : à vérifier uniquement pour les thèses originelles et à partir de 1985.

Vérifier la présence de la zone 702, dans la mesure où l'information figure sur les fiches (pour les thèses avant 1985).

Pour les thèses à partir de 1985, la rétroconversion devrait se faire « document en main », pour respecter l'obligation de signalement et en accord avec les règles du GM (liens réciproques 4XX avec l'originelle, 029, 702, 712...).

Vérifier pour les notices « As » (parties composantes), la présence de la zone 305, obligatoire, commençant par le mot « In », et d'une zone 463$t ou 463$0 si possible (lien vers le document hôte).

contrôler qu'il n'y a pas de zone 214 pour les notices « As ».

Vérifier la présence obligatoire de la zone 206 pour les documents dont la position 1 de la zone 008 est K ou P.

Vérifier la présence d'une zone 620, facultative du point de vue du format mais fortement recommandée dans le Sudoc.

Vérifier la cohérence des informations en 110 $a et la position 2 de la zone 008$a

• Si 110$ab alors 008$a pos.2 = d

• Dans tous les autres cas alors 008$a pos.2 = b

Lorsqu'une zone 326$a, recommandée pour les notices « Ab » [et « Ad »], est présente, vérifier la cohérence avec la zone 110$b.

Contrôler qu'il n'y a pas de zone 856 pour les périodiques imprimés (Ab).

Vérifier la présence de la zone de données codées 116, facultative du point de vue du format mais fortement recommandée dans le Sudoc.