Date de création du document : 2000-05-29
Date de dernière mise à jour du document : 2004-09-20

Zone 955

Zone 957

Zone 956 : Etat de collection des publications en série, unités bibliographiques secondaires - suppléments et matériel d'accompagnement

	Descriptif de la zone
	Définition
	Remarques sur les indicateurs et les contraintes de saisie
	Remarques sur le contenu de la zone
	Sous-zones

Descriptif de la zone

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Définition

Cette zone contient l'état de collection correspondant à une unité bibliographique secondaire (au sens de la norme ISO 10324) d'une publication en série, à l'exclusion des tables et index qui sont signalés dans une autre zone. Une unité bibliographique secondaire est une unité bibliographique distincte qui complète ou s'ajoute à une unité bibliographique principale (par exemple, un matériel d'accompagnement, un supplément) ou à une autre unité bibliographique secondaire (par exemple, un élément d'un document multimédia).

Cette zone sert à exprimer l'état de collection des unités bibliographiques secondaires de publications en série, dans la mesure où elles ne font pas l'objet d'une notice bibliographique particulière, mais sont incluses (explicitement ou implicitement) dans la notice bibliographique de l'unité bibliographique principale.

Pour les publications en série, l'état de collection est enregistré en termes de numérotation ou de chronologie ou des deux à la fois. Lorsqu'il n'existe qu'une indication séquentielle chronologique, la chronologie sert à indiquer l'état de collection. Si une publication en série ne porte pas de données chronologiques, on n'en fournit pas. Lorsqu'elles figurent toutes les deux, la chronologie et la numérotation doivent être enregistrées ensemble, en commençant par la chronologie.

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Remarques sur les indicateurs et les contraintes de saisie

Les Recommandations pour l'échange des données d'exemplaire en format UNIMARC (et, par souci d'harmonisation, le présent format) offrent plusieurs valeurs pour chacun des indicateurs de la zone 956.

Cependant, dans le cadre de la saisie d'états de collection propres au Système universitaire, et sauf utilisations exceptionnelles, chaque indicateur aura une valeur unique.

Indicateur 1 : Degré de précision de l'état de collection

• La valeur 3 correspond au degré de précision prévu par la norme ISO 10324. Un état de collection succinct est un état de collection qui signale les entités d'un document conservées par un établissement au niveau le plus général de numérotation, de chronologie ou les deux à la fois (par exemple, soit l'année la plus ancienne et la plus récente, soit le volume conservé portant le plus petit numéro et celui portant le numéro le plus élevé, ou les deux à la fois). En conséquence, dans un état de collection succinct, on n'indique une lacune que lorsqu'une entité correspondant au niveau le plus général de numérotation ou de chronologie (par exemple, une année ou un volume) est complètement absente de la collection. Dès qu'une telle entité est partiellement présente (par exemple, une année incomplète ou un volume auquel il manque des fascicules), elle est signalée comme conservée.

• La valeur 4 correspond à un état de collection qui fait mention de toutes les lacunes pouvant exister dans la collection et signale la présence de toutes les unités bibliographiques secondaires, y compris des tables et index.

Dans le cadre du Système universitaire, dans la mesure où les sous-zones correspondantes de la zone 956 de saisie peuvent être répétées pour prendre en compte d'éventuelles lacunes, et dans le prolongement des règles de saisie des états de collection dans le CCN-PS, les états de collection sont réputés détaillés.

L'indicateur 1 aura donc toujours la valeur 4.

Indicateur 2 : Présentation

Cet indicateur définit le mode d'affichage de l'état de collection à partir des différents niveaux de numérotation et/ou de chronologie utilisés dans la zone. Les valeurs 1 et 2 ne peuvent être utilisées que si les sous-zones $a et al. sont présentes.

• La valeur 1 signale que, dans la transcription de l'état de collection, seules la numérotation et/ou la chronologie sont données, sans être précédées des libellés (tome, volume, Band..., etc.) qui figurent sur le document. C'est la ponctuation générée à l'affichage selon la norme ISO 10324 qui explicite les différents niveaux des unités bibliographiques hiérarchisées.

• La valeur 2 correspond à une transcription des états de collection où les libellés associés sur le document à la numérotation et/ou à la chronologie sont également donnés. Ceux-ci peuvent avoir été transcrits ou être générés à partir d'un schéma de ponctuation de la publication en série décrite géré au niveau local dans la notice d'exemplaire ou dans le module de bulletinage.

Comme détaillé plus haut, et quoique certaines informations puissent être saisies sous forme dite développée (sous-zones $f et $p notamment), les états de collection saisis dans le Sudoc le seront sous forme compacte.

L'indicateur 2 aura donc toujours la valeur 1.

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Remarques sur le contenu de la zone

Détail des sous-zones

Cette zone s'inspire, dans son contenu comme dans ces étiquettes de sous-zones, des Recommandations pour le format d'échange des données d'exemplaire en format UNIMARC. Toutefois, les contraintes du logiciel PICA, notamment pour ce qui est du lien entre la structuration des états de collection et l'ILL PICA, n'ont pas permis de respecter complètement à la saisie ces Recommandations.

Schématiquement, la zone 956 peut être décomposée en groupes :

• le groupe des informations concernant le début de l'état de collection : $a, $b, $c, $d, $e, $f (et éventuellement $5)

  Parmi ces sous-zones, les sous-zones $a à $c permettent d'exprimer le début de l'état de collection sous forme de date, et les sous-zones $d à $f sous forme de numérotation (et éventuellement $5).

  Remarque : la sous-zone de saisie $5 ne doit en aucun cas être confondue avec la zone du format d'échange $5. Elle est échangée en tant que sous-zone $g.

• une "sous-zone" permettant d'indiquer que la collection est en cours : "-"

• le groupe des informations concernant la fin de l'état de collection : $k, $l, $m, $n, $o, $p (et éventuellement $5)

  Parmi ces sous-zones, les sous-zones $k à $m permettent d'exprimer la fin de l'état de collection sous forme de date, et les sous-zones $n à $p sous forme de numérotation (et éventuellement $5).

• le groupe des informations concernant l'ensemble de la collection et des informations sur sa communication : $1, $2, $3, $4, $7

• une sous-zone permettant de débuter un nouveau groupe d'informations concernant le début de l'état de collection : $0

Contraintes de saisie des états de collection

• Date de publication/Date de recouvrement ; autres recommandations

  Dans la mesure où la saisie des états de collection est essentiellement liée à l'utilisation de l'ILL, LA DATE DE PUBLICATION SERA SAISIE DE MANIERE PRIVILEGIEE DANS LES SOUS-ZONES CORRESPONDANTES, puisque c'est généralement elle qui sert de base à l'établissement des demandes de prêt.

  La date de recouvrement pourra éventuellement être indiquée dans la sous-zone $4.

• Les chiffres romains doivent être convertis en chiffres arabes.

• Numérotation continue, numérotation renouvelée

  - Dans le cas où la numérotation est continue à travers les années, la saisie des états de collection permet d'inclure tous les éléments propres de la numérotation.

  - Dans le cas où la numérotation recommence chaque année à "1" pour l'un ou l'autre des éléments de la numérotation, ceux-ci doivent être saisis au plus bas niveau de numérotation, pour les séquences début et fin, une seule fois.

Abréviations

Les abréviations ne peuvent être utilisés que dans les sous-zones $f, $p, éventuellement $4, $5 et $7.

Les abréviations recommandées sont :

• Première série : 1eS
• Nouvelle série : NS.
• Numéro : n.
• Volume : pas d'abréviation.

D'autres abréviations possibles sont normalisées dans la norme Z 44-063.

Lorsqu'il existe plusieurs tables ou index pour une publication en série, on répète la zone. En outre, la zone est répétée chaque fois que l'état de collection d'une table ou d'un index est interrompu par une lacune.

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Sous-zones

$a Année de début

On indique dans cette sous-zone l'année de début de la collection. Les formes autorisées sont :

AAAA ou AAAA/AA, soit par exemple 1995 ou 1996/97 à l'exclusion de toute autre forme.

Remarque 1 : cette sous-zone est obligatoire dans le cas où la sous-zone $d n'est pas présente.

Remarque 2 : dans le cas de volumes couvrant plusieurs années et franchissant le siècle, on saisira par exemple 1999/00.

$b Jour de début

On indique dans cette sous-zone le jour SOUS FORME NUMERIQUE du numéro de début de la collection. La forme autorisée est :

JJ où JJ est un chiffre ou un nombre compris entre 01 et 31.

$c Mois de début

On indique dans cette sous-zone, sous forme abrégée et en minuscules, le mois du numéro de début de la collection. Les formes autorisées sont :

jan (pour janvier) / fev (pour février) / mar (pour mars) / avr (pour avril) / mai / jun (pour juin) / jul (pour juillet) / aou (pour août) / sep (pour septembre) / oct (pour octobre) / nov (pour novembre) / dec (pour décembre).

Remarque pour les sous-zones $a à $c : les dates présentées dans d'autres formes que le calendrier grégorien doivent être transcrites dans les sous-zones $a à $c selon la forme appropriée ; elles pourront éventuellement être mentionnées sous la forme originale dans la sous-zone $4.

$d Volume de début

On indique dans cette sous-zone le numéro du volume de début de la collection. Le contenu doit se limiter à des chiffres ou à des nombres.

Remarque : Les mentions "num", "vol", "tome", etc. sont interdites, puisque la place de la mention dans la description suffit à désigner sa "fonction", comme indiqué plus haut.

$e Numéro de début

On indique dans cette sous-zone le numéro du fascicule de début de la collection. Le contenu doit se limiter à des chiffres ou à des nombres.

$f Indication de début de série

Cette sous-zone permet la saisie, sous forme libre, de toute indication de numérotation supplémentaire propre au début de la collection conservée qui serait nécessaire en sus des sous-zones $d et $e. Elle doit cependant être hiérarchiquement dépendante des dites sous-zones, et située au niveau le plus bas.

Remarque : une numérotation parallèle doit être saisie dans la sous-zone $5.

$g Commentaire pour le groupe "Début"

Cette sous-zone a été conservée pour collecter des informations issues des notices reprises des anciennes bases (essentiellement du CCN-PS) qu'il n'a pas été possible d'inclure de manière automatique dans les sous-zones pertinentes du format.

Cette sous-zone ne doit EN AUCUN CAS être utilisée à des fins de saisie. Les informations y figurant éventuellement doivent autant que de besoin être transférées dans les sous-zones correspondantes de la zone 956 et, à défaut, dans la sous-zone $4.

$k Année de fin

On indique dans cette sous-zone l'année de fin de la collection. Les formes autorisées sont :

AAAA ou AAAA/AA, soit par exemple 1995 ou 1996/97 à l'exclusion de toute autre forme.

Remarque : dans le cas de volumes couvrant plusieurs années et franchissant le siècle, on saisira par exemple 1999/00.

$l Jour de fin

On indique dans cette sous-zone le jour SOUS FORME NUMERIQUE du numéro de fin de la collection. La forme autorisée est :

JJ où JJ est un chiffre ou un nombre compris entre 01 et 31.

$m Mois de fin

On indique dans cette sous-zone, sous forme abrégée et en minuscules, le mois du numéro de début de la collection. Les formes autorisées sont :

jan (pour janvier) / fev (pour février) / mar (pour mars) / avr (pour avril) / mai / jun (pour juin) / jul (pour juillet) / aou (pour août) / sep (pour septembre) / oct (pour octobre) / strong>nov (pour novembre) / dec (pour décembre).

Remarque pour les sous-zones $k à $m : les dates présentées dans d'autres formes que le calendrier grégorien doivent être transcrites dans les sous-zones $k à $m selon la forme appropriée ; elles pourront éventuellement être mentionnées sous la forme originale dans la sous-zone $4.

$n Volume de fin

On indique dans cette sous-zone le numéro du volume de fin de la collection. Le contenu doit se limiter à des chiffres ou à des nombres.

Remarque : Les mentions "num", "vol", "tome", etc. sont interdites, puisque la place de la mention dans la description suffit à désigner sa "fonction", comme indiqué plus haut.

$o Numéro de fin

On indique dans cette sous-zone le numéro du fascicule de fin de la collection. Le contenu doit se limiter à des chiffres ou à des nombres.

$p Indication de fin

Cette sous-zone permet la saisie, sous forme libre, de toute indication de numérotation supplémentaire propre à la fin de la collection conservée qui serait nécessaire en sus des sous-zones $n et $o. Elle doit cependant être hiérarchiquement dépendante des dites sous-zones, et située au niveau le plus bas.

Remarque : une numérotation parallèle doit être saisie dans la sous-zone $5.

$q Commentaire pour le groupe "Fin"

Cette sous-zone a été conservée pour collecter des informations issues des notices reprises des anciennes bases (essentiellement du CCN-PS) qu'il n'a pas été possible d'inclure de manière automatique dans les sous-zones pertinentes du format.

Cette sous-zone ne doit EN AUCUN CAS être utilisée à des fins de saisie. Les informations y figurant éventuellement doivent autant que de besoin être transférées dans les sous-zones correspondantes de la zone 956 et, à défaut, dans la sous-zone $4.

$1 Délai de conservation

Cette sous-zone permet d'indiquer le délai pendant lequel les unités bibliographiques secondaires d'une collection sont conservées. Elle est constituée de deux caractères :

• Durée de conservation

  Exprimée selon l'unité utilisée dans la seconde position, par un chiffre de 0 à 9 obligatoirement.

• Unité concernée

  Permet de préciser le type d'unité chronologique qui correspond au chiffre exprimé dans la première position. Pour les besoins du Système universitaire, les codes possibles sont limités à :

  • A = Année
  • M = Mois
  • S = Semaine
  • J = Jour

  Remarque : le contenu de cette sous-zone n'est pas restitué dans le format d'échange, la zone 916 étant limitée aux données codées sur la conservation des unités bibliographiques principales.

$2 Année de début de conservation

On indique dans cette sous-zone l'année de début de conservation de la collection. La forme autorisée est :

AAAA , soit par exemple 1995, à l'exclusion de toute autre forme.

Remarque : le contenu de cette sous-zone n'est pas restitué dans le format d'échange.

$3 Nombre de copies conservées

Cette sous-zone permet d'indiquer le nombre d"exemplaires" différents conservés d'une même collection. La forme autorisée est:

XX, où XX est un chiffre ou un nombre compris entre 01 et 99.

Remarque : dans le cadre du SU, l'utilisation de cette sous-zone est déconseillée dans la mesure où il paraît peu consistant de pouvoir décrire de manière exactement semblable (y compris au niveau des conditions de prêt) deux collections différentes d'une même publication en série.

$4 Commentaire sur l'ensemble de la collection

Cette sous-zone permet d'introduire tout commentaire souhaité sur la collection qui ne peut trouver place dans une autre zone ou sous-zone. Elle se substitue, dans le cadre du Sudoc, aux contenus éventuels des sous-zones $g et $q.

On peut par exemple utiliser cette sous-zone pour donner toute précision utile sur l'état de conservation de la collection représentée par l'état de collection (taches, reliure, etc.)

Remarque : cette sous-zone est restituée dans la sous-zone $z de la zone correspondante du format d'échange.

$5 Numérotation parallèle

Cette sous-zone permet d'inclure une numérotation parallèle.

Elle est toujours constituée d'un $5[blanc].
On doit trouver après cela les mêmes sous-zones que celles qui sont situées avant $5 [entre le précédent $0 et $5, ou entre le début de la zone et $5].

Remarque : Cette sous-zone est restituée dans le format d'échange comme $g suivi des sous-zones comprises entre $5 et $0 ou entre $5 et "-".

$7 Mention de lacunes

Cette sous-zone permet de mentionner sous forme de texte libre des lacunes dans la collection dont on ne souhaite pas qu'elles génèrent de nouvelles séquences de sous-zones de type : $a, $b, $c, $d, $e, $f, $k, $l, $m, $n, $o, $p.

Par ailleurs, dans un état de collection détaillé, cette sous-zone sert à indiquer si une interruption dans la numérotation ou la chronologie est due à une lacune ou à une interruption dans la publication.

Remarque 1 : la sous-zone est restituée dans la sous-zone $w de la zone correspondante du format d'échange.

Remarque 2 : la sous-zone n'étant pas répétable et pouvant donc correspondre à plusieurs séquences chronologiques ou de numérotation, il faut préciser sur quelles parts de la collection portent les lacunes.

- Indication "en cours"

L'ajout d'un "-" NON PRECEDE D'UN CODE DE SOUS-ZONE permet d'indiquer que la collection est une collection courante. Il doit suivre une séquence du type $a, $b, $c, $d, $e, $f.

Dans le cas où l'on saisit un bloc "Début" sans bloc fin ni "-", cela implique que l'on ne conserve que le volume, numéro, etc. mentionné.

$0 Séparateur de groupe pour chaque groupe "Début"

Cette sous-zone pemet de débuter une nouvelle séquence de sous-zones : $a, $b, $c, $d, $e, $f, $k, $l, $m, $n, $o, $p.

Elle doit être suivie d'un espace.

Elle remplace le ";" des états de collection du CCN-PS.

Remarque : cette sous-zone permet de générer une occurence supplémentaire de la zone concernée dans le format d'échange.

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