Date de création du document : 2000
Date de dernière mise à jour du document : 2017-04-18

Catalogage de notices d'acquisition

	Introduction
	Types de notices d'acquisition
	Création de la notice d'"exemplaire"
	Suivi de la notice d'"exemplaire" et changement du statut de la notice

Introduction

La finalité première du Système universitaire de documentation est l'identification et la localisation de documents réellement présents dans les bibliothèques membres du réseau. De ce fait, la gestion des acquisitions dans le cadre du Sudoc ne saurait être imposée aux bibliothèques membres du Réseau, qui peuvent faire le choix de gérer dans leur système local le circuit des acquisitions, et de réserver l'utilisation du Sudoc à la création de notices d'exemplaire correspondant à des documents effectivement inventoriés dans les établissements.

Malgré tout, dans la mesure où le Sudoc peut être utilisé à des fins de partage des acquisitions, les établissements qui le souhaitent peuvent être amenés à établir des notices d'acquisition directement dans le Sudoc.

Le présent document résume succinctement les contraintes liées au catalogage de telles notices. Il ne concerne pas la création de notices d'exemplaire définitives destinées à "écraser" des notices d'acquisition temporaires créées directement dans les systèmes locaux, et pour lesquelles l'utilisation (par exemple) de la zone L035 comme zone "pivot" peut être préconisée.

Il faut cependant noter que les notices d'acquisition saisies seront régulièrement exportées dans les fichiers de transferts réguliers aux établissements. Le processus ne saurait donc intéresser les établissements dans lesquels le module d'acquisition du Système local n'est pas lié au catalogue proprement dit.

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Types de notices d'acquisition

Lorsqu'une bibliothèque souhaite utiliser le Sudoc à des fins de signalement d'acquisitions, 3 cas se dégagent en terme de catalogage :

• 1. Une notice bibliographique déjà localisée dans le Sudoc par un établissement au moins correspond a priori au document en cours d'acquisition.
  La bibliothèque peut ajouter en données d'exemplaires des données d'acquisition la concernant. Elle ne doit pas modifier les données bibliographiques présentes (et donc ne pas modifier le statut de la notice en zone 008).

Important : une fois le document obtenu,
- soit la notice bibliographique décrit exactement ce document et les données exemplaires sont simplement à mettre à jour par la bibliothèque ;
- soit il s'avère que le document acheté est différent de celui décrit dans la notice (autre édition, autre collection, etc.) et il revient à la bibliothèque de supprimer ses données d'exemplaires pour en créer de nouvelles sous une autre notice du Sudoc plus appropriée (en créant celle-ci si elle n'existe pas) mais il ne faut en aucun cas modifier la notice bibliographique pour l'adapter au document acquis (puisque cette notice est supposée décrire correctement le document détenu par la (ou les) autre(s) bibliothèque(s) déjà localisée(s)).

• 2. Une notice bibliographique non localisée du Sudoc correspond a priori au document en cours d'acquisition.
  La bibliothèque peut "s'approprier" la notice en tant que notice d'acquisition.



• 3. Aucune notice bibliographique n'existe encore dans le Sudoc
  La bibliothèque crée une notice d'acquisition par tous les moyens qu'elle trouve appropriés (création ex-nihilo, copie d'une notice approchante existant dans le Sudoc, dérivation depuis une base distante...)


Les précisions suivantes concernent les cas 2. et 3. :
La bibliothèque veille à donner le plus d'éléments descriptifs possible de manière à rendre identifiable le document en cours d'acquisition (éléments obligatoires du format : date en zone 100 ; zones 101 et 200 ; mais également toute information propre à l'identification : ISBN ; collection ; adresse bibliographique ; mention d'édition ; ...).
En cas d'utilisation d'une notice non localisée qui était déjà dans le Sudoc ou de création de la notice par copie ou dérivation : ne pas conserver les informations de la notice dont la bibliothèque ne peut être sûre tant qu'elle n'a pas le document (ce qui implique notamment : supprimer les numéros sources des bases externes puisque rien ne permet de déterminer avec certitude que la notice dans son état final justifiera encore d'avoir ces références).

La notice bibliographique reçoit le statut "a" en zone 008 (pour "acquisition"), quel qu'ait pu être son statut initial si elle existait déjà dans le Sudoc.

Notez qu'une notice en statut "a", même localisée, n'est pas visible dans le catalogue public.

Une fois le document obtenu, la bibliothèque complète, enrichit, modifie la notice pour rendre la description conforme à son document, selon les règles de catalogage ordinaires du Sudoc. Elle modifie alors le statut de la notice en "x".

A noter : si la notice est devenue notice d'acquisition pour plusieurs établissements, c'est la première qui aura le document entre les mains qui procèdera tel que décrit ci-dessus et modifiera la notice d'acquisition pour en faire une notice décrivant un document détenu. A charge pour elle de signaler aux autres bibliothèques localisées qu'elle a transformé la notice d'acquisition en notice de statut "x". Il reviendra alors aux autres bibliothèques (y compris le cas échéant à celle qui avait initialement créé la notice avec son statut de notice d'acquisition), de se comporter de la manière décrite dans le point 1 lorsqu'elles recevront à leur tour leur document.

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Création de la notice "d'exemplaire"

Dans tous les cas, le catalogueur devra créer une notice d'exemplaire succincte, comportant au minimum la sous-zone 930 $j, comportant le code "a" pour " en cours d'acquisition " et, éventuellement, la sous-zone 930 $b si le numéro RCR de l'établissement considéré n'est pas automatiquement inséré.

Le catalogueur pourra par ailleurs introduire toute zone ou sous-zone qu'il souhaite voir figurer dans sa notice "d'exemplaire", comme par exemple le numéro de la notice d'acquisition dans le système local (zone L035) ou des informations spécifiques au système local considéré (zone 919).

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Suivi de la notice "d'exemplaire" et changement du statut de la notice

Lors de la réception effective du document, le catalogueur devra impérativement modifier les données figurant dans la notice d'exemplaire provisoire créée, et changer le statut de la notice bibliographique (de "a" à "x"), après avoir apporté à cette notice les améliorations nécessaires.

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