Date de création du document : 2019-05-22
Date de dernière mise à jour du document : 2019-05-22
Catalogage des thèses de doctorat soutenues à partir de 1985
Partie I - Fondamentaux, définition et grands principes
Le Sudoc constitue la base documentaire nationale pour le signalement des thèses soutenues. Le présent document énonce donc les règles particulières à appliquer pour leur traitement dans le Sudoc. Par ailleurs, les thèses soutenues après 1985 ont vocation à être signalées dans theses.fr. Le présent document énonce donc également les règles à respecter pour que le signalement dans le Sudoc soit répercuté dans theses.fr.
Les thèses électroniques traitées dans STAR respectent par défaut les règles énoncées ci-après.
Les présentes règles s'appliquent uniquement aux thèses de doctorat « nouveau régime », soutenues après 1985. Pour le signalement des autres types de thèses (thèses d'exercice, thèses de l'Ecole des Chartes, etc), voir Catalogage des thèses hors thèses de doctorat soutenues à partir de 1985. Pour le signalement des autres types de documents universitaires, voir Catalogage des documents universitaires, hors thèses.
Les thèses de doctorat, et uniquement les thèses de doctorat, sont soumises à un circuit de dépôt spécifique, réglementé au niveau national. Les textes réglementaires concernent la thèse de doctorat dans sa version originelle et s'imposent à l'établissement de soutenance, tenu de signaler et de conserver le document qui a été l'origine de la délivrance du diplôme.
Selon la date de soutenance de la thèse, les textes réglementaires suivants s'appliquent :
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Il s'agit de la version de la thèse soutenue, validée par le jury, corrigée à la demande du jury le cas échéant, et déposée auprès de l'établissement de soutenance dans le cadre défini par les arrêtés relatifs au dépôt légal des thèses.
La version originelle d'une thèse est conservée par l'établissement de soutenance qui en est le dépositaire dans le cadre du circuit de dépôt légal des thèses.
Variantes de dénomination :
- Version de soutenance
- Thèse originelle
- Thèse (document originel)
Dépôt préalable et second dépôt de la thèse :
- La thèse doit faire l'objet d'un dépôt préalable 1 mois avant la soutenance. Ce dépôt préalable est obligatoire et conditionne la soutenance de thèse. Si aucune correction n'est demandée par le jury au candidat, la version de la thèse déposée avant la soutenance devient la version originelle de la thèse.
- Si le jury demande des corrections au candidat, celui-ci dispose de 3 mois après la soutenance pour apporter lesdites corrections et procéder au dépôt de la version définitive de sa thèse. Ce second dépôt doit faire l'objet d'une validation scientifique (directeur de thèse, directeur de l'école doctorale, président du jury, etc), le contenu ayant été modifié par le docteur.
- Si le docteur n'apporte pas les corrections dans le délai imparti, l'établissement de soutenance est seul habilité à décider de la conduite à tenir :
- considérer que la version non corrigée de la thèse, déposée avant la soutenance, tient lieu de version définitive de la thèse (= version originelle). Ce choix devra être dûment justifié (corrections non apportées dans les trois mois suivant la soutenance) et notifié au docteur, au directeur de thèse ainsi qu'aux membres du jury.
- relancer le docteur et attendre qu'il dépose la version corrigée de sa thèse. Ce second dépôt devra faire l'objet d'une validation scientifique (directeur de thèse, directeur de l'école doctorale, président du jury, etc.), le contenu ayant été modifié par le docteur bien après le délai légal qui lui était imparti.
- signaler la version non corrigée de la thèse, déposée avant la soutenance, via WinIBW, comme une autre version de la thèse originelle.
- La politique de l'établissement concernant les dépôts de thèse après soutenance doit être clairement définie et connue des docteurs (charte des thèses).
En cas de doute sur la nature d'un document (version originelle de la thèse, version non corrigée, reproduction à l'identique ou autre édition), l'établissement de soutenance est seul habilité à reconnaître la validité dudit document et à le qualifier de « version originelle de la thèse ».
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L'établissement de soutenance d'une thèse, responsable devant la loi du signalement des thèses soutenues en son sein, est seul habilité à créer la notice bibliographique de la version originelle de ladite thèse.
La notice bibliographique décrivant la version originelle d'une thèse porte en données codées la mention 105##$bm « Thèse (document originel) ». Elle est créée dans WinIBW, lorsque la version originelle de la thèse est imprimée, et dans STAR lorsque la version originelle est électronique.
Un établissement qui possède une thèse dont il n'est pas l'établissement de soutenance ne peut créer pour cette thèse une notice bibliographique de type 105$bm « Thèse (document originel) ».
Exceptions :
- Dans le cas où un établissement est chargé du traitement des thèses soutenues au sein d'autres établissements, cet établissement est habilité à créer des notices bibliographiques de type « Thèse (document originel) » pour les thèses dont le traitement lui a été délégué. Cette délégation de compétences doit faire l'objet d'une convention écrite entre les établissements. Elle n'enlève en rien aux établissements délégants la responsabilité primaire de l'archivage et du signalement des thèses soutenues en leur sein : il revient aux établissements délégants de veiller à ce que l'établissement délégataire s'acquitte des missions qui lui ont été déléguées.
- Dans le cas où les thèses - toutes ou en partie - d'un établissement font l'objet d'un second dépôt officiel auprès d'un ou de plusieurs autres établissements (exemple ex-CADIST/CollEx), ce ou ces établissements sont habilités à créer des notices bibliographiques de type « Thèses (document originel) » pour les thèses qu'ils reçoivent en dépôt. Ce circuit de dépôt parallèle doit être officialisé et doit soit faire l'objet d'une convention écrite entre les établissements, soit être inscrit dans les statuts des établissements dépositaires. Il n'enlève en rien aux établissements de soutenance la responsabilité primaire de l'archivage et du signalement des thèses soutenues en leur sein : il revient aux établissements de soutenance de coordonner leur action avec le ou les établissements partenaires afin de s'assurer que l'obligation légale d'archivage et de signalement des thèses soit remplie.
- Dans le cas où l'établissement de soutenance fait don d'un exemplaire des thèses soutenues en son sein à un ou plusieurs autres établissements, deux cas de figure se présentent :
- a. Le don est considéré comme un second dépôt officiel et défini comme tel par une convention : se référer aux dispositions du 2.
- b. Le don n'est pas considéré comme faisant partie du circuit de dépôt légal : seul l'établissement de soutenance est habilité à créer une notice bibliographique de type « Thèse (document originel) ».
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L'établissement de soutenance localise, sous la notice bibliographique de la version originelle, les exemplaires de la thèse soutenue, validée par le jury et corrigée à la demande du jury, exemplaires qui ont été déposés auprès de l'établissement de soutenance dans le cadre défini par les arrêtés relatifs au dépôt légal des thèses.
L'établissement de soutenance peut localiser, sous la notice de la version de soutenance, une reproduction de la thèse, réalisée à des fins de conservation ou de consultation (ex : exemplaire original trop abîmé pour pouvoir être consulté, ou perdu), si et seulement si celle-ci respecte l'ensemble des conditions suivantes :
- La reproduction est réalisée sur un support identique à celui de la version originelle.
- La reproduction est réalisée par l'établissement de soutenance, à partir de l'exemplaire de la version originelle.
Les établissements qui ne sont pas établissements de soutenance peuvent s'exemplariser sous la notice de la version de soutenance si et seulement si l'exemplaire de la thèse qu'ils détiennent :
- a été envoyé par l'établissement de soutenance ;
- dans le cadre d'une convention de don, d'échange ou de double dépôt signée avec l'établissement de soutenance (voir les cas 1, 2 et 3 listés dans la rubrique La version originelle - Création de la notice bibliographique - Encart « Exceptions »).
- Recommandé : l'établissement de soutenance estampille les exemplaires déposés, donnés ou échangés afin de certifier qu'il s'agit de reproductions à l'identique, sur même support, de la version originelle de la thèse.
Tous les exemplaires :
- conservés dans les établissements autres que l'établissement de soutenance (sauf exceptions mentionnées supra) ;
- dont la provenance n'est pas connue ;
- dont le statut n'est pas établi avec certitude (corrigée, autorisée...) ;
- dont le support est différent du support de la version originelle ;
doivent être catalogués comme des reproductions ou autres éditions (105$bv) ou comme des documents autres que des thèses (105$b7). Voir infra.
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On parle de reproduction lorsque le contenu du document est strictement identique à celui de la version originelle de la thèse. Le support de reproduction peut être identique ou différent du support originel :
- Reproduction sur le même support :
- Imprimé :
- reproduction d'une thèse imprimée sous forme imprimée, réalisée par l'établissement de soutenance à des fins de diffusion ou de conservation.
- reproduction d'une thèse imprimée sous forme imprimée dans la collection « Thèses à la carte » de l'ANRT.
- tirage imprimé d'une thèse imprimée, donné par le docteur à un établissement qui n'est pas son établissement de soutenance.
- Electronique : dépôt d'une thèse électronique par son auteur, en dehors du circuit de dépôt légal, sur une plateforme de diffusion différente de la plateforme de diffusion choisie par son établissement de soutenance. Le contenu de ce dépôt électronique est strictement identique à la version originelle de la thèse.
- Reproduction sur support différent :
- Microfiche : reproduction sous forme de microfiches réalisée par l'ANRT.
- Imprimé :
- copie imprimée d'une version originelle de thèse électronique, réalisée par un établissement.
- tirage imprimé d'une thèse originelle électronique, donné par le docteur à son établissement de soutenance ou à un autre établissement.
- Electronique :
- numérisation, par l'établissement de soutenance, de la version originelle de la thèse, lorsque celle-ci a été déposée sous forme imprimée.
- fichier nativement numérique déposé auprès de l'établissement de soutenance par le doctorant, en parallèle de la version originelle imprimée (ex : CD-ROM joint aux exemplaires imprimés de la thèse).
- copie électronique d'une thèse originelle imprimée, déposée par son auteur, en dehors du circuit de dépôt légal, sur une archive ouverte. Le contenu de ce dépôt électronique est strictement identique à la version originelle de la thèse.
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Tout établissement qui détient la reproduction exacte d'une version originelle de thèse est habilité à créer une notice bibliographique de type 105##$bv « Thèse (reproduction ou autre édition) » pour décrire cette reproduction. La notice bibliographique d'une reproduction de thèse est créée dans WinIBW.
Cas particulier
Dans le cas d'une reproduction :
- réalisée à des fins de conservation ou de consultation
- par l'établissement de soutenance,
- à partir de l'exemplaire de la version originelle de la thèse
- sur le même support que celle-ci,
la reproduction tient lieu de version originelle. L'exemplaire est localisé sous la notice bibliographique de la version originelle.
Tout établissement qui détient la reproduction exacte d'une version originelle de thèse est habilité à se localiser sous la notice bibliographique qui décrit cette reproduction (si elle n'entre pas dans le cadre supra avec convention etc. c'est à préciser, il me semble). Si la notice de reproduction n'existe pas, tout établissement est invité à la créer, au regard du document dont il dispose.
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Une thèse non validée est une thèse pour laquelle le candidat a été recalé et qui n'a donc pas donné lieu à la délivrance d'un diplôme. L'avis du jury est connu et explicite.
Il peut également s'agir d'une thèse dont le retrait a été demandé suite à une décision de justice, pour cause de plagiat avéré. Le diplôme a été retiré au candidat. Il n'y a donc plus d'obligation légale d'archivage et de signalement. Dans le cas d'un retrait de diplôme, le circuit officiel prévoit la destruction de l'archive et la suppression de la notice bibliographique.
Le document, s'il a malgré tout été conservé par l'établissement de soutenance, ne doit pas ou plus être considéré comme une thèse, le contenu scientifique ayant été invalidé officiellement par le jury.
Pour signaler ce type de document, l'établissement de soutenance crée dans WinIBW une notice bibliographique de type 105##$b7 (Autres travaux universitaires (document originel)), ou bien modifie la notice 105##$bm existante en 105##$b7, et ajoute en note :
- si le diplôme n'a jamais été délivré :
| 300 ##$aThèse non validée par le jury, le diplôme de doctorat n'a pas été délivré au candidat. |
- en cas de retrait de diplôme :
| 300 ##$aThèse invalidée par le jury, le diplôme de doctorat a été retiré au candidat pour cause de [cause du retrait de diplôme] |
Tout établissement détenteur du document peut, s'il le souhaite, se localiser sous la notice bibliographique.
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On peut trouver dans les établissements d'autres éditions ou versions d'une thèse, acquises en dehors du circuit de dépôt légal, ou des documents qui, bien qu'estampillés « thèse », n'en sont pas vraiment, n'en sont pas encore ou n'en sont plus.
Les différents cas de figure rencontrés sont :
- La version d'une thèse déposée par le docteur lui-même, en dehors du circuit de dépôt légal :
- des copies, imprimées ou électroniques, données à des établissements qui ne sont pas l'établissement de soutenance, plus de trois mois après la soutenance ;
- des fichiers électroniques, déposés par le docteur sur une plateforme d'archives ouvertes plus de trois mois après la soutenance.
- La version d'une thèse déposée par le directeur de thèse ou l'un des membres du jury, en dehors du circuit de dépôt légal.
- Des documents intitulés « thèses » qui ne correspondent pas à la version validée par le jury :
- Le document est une version de la thèse antérieure à la soutenance, qui n'a pas été validée par le jury ou pour laquelle l'avis du jury n'est pas connu.
- Le document est la version soutenue mais non corrigée de la thèse (le jury a explicitement demandé des corrections).
- Le document est une version de la thèse soutenue remaniée par le docteur sans demande expresse du jury, ayant fait l'objet d'un don manuel ou d'un dépôt sur une archive ouverte.
- Le document est une version de la thèse soutenue, remaniée ou non par le docteur, ayant fait l'objet d'une publication commerciale.
- Des documents intitulés « thèses » dont le contenu est douteux :
- On ne connaît pas l'avis du jury : la thèse a-t-elle été validée ou non ? soutenue ou non ?
- On ne sait pas si le jury a demandé des corrections.
- Le jury a demandé des corrections mais on ne sait pas si le docteur les a apportées.
- On ne sait pas d'où vient le document (il n'a pas été fourni par l'établissement de soutenance).
- On ne sait pas si le contenu du document correspond au contenu de la version originelle, s'il a été remanié ou s'il correspond à la version non corrigée de la thèse.
Dans tous les cas de figure, rappelons que seul l'établissement de soutenance est habilité à qualifier un document comme étant conforme à la version originelle de la thèse.
Deux cas de figure peuvent se présenter :
- Le document est conservé dans l'établissement de soutenance du travail universitaire.
- Le document est conservé dans un établissement autre que celui où a été soutenu le travail universitaire.
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C'est à l'établissement de soutenance de qualifier ou non le document comme étant conforme à la version originelle de la thèse. L'établissement de soutenance est seul habilité à déterminer si le document doit être considéré : comme un autre exemplaire de la thèse originelle, comme une reproduction conforme à la thèse originelle, comme une autre édition/version de la thèse, ou comme un autre type de document universitaire auquel le statut de thèse est refusé.
- après vérifications, l'établissement de soutenance est certain de la conformité du contenu du document avec celui de la version originelle de thèse. Il signale le document comme :
- un nouvel exemplaire de la version originelle de la thèse, si le document est produit sur le même support que la version originelle (105##$bm). Le signalement est effectué dans WinIBW lorsque la version originelle est imprimée et dans STAR lorsqu'elle est électronique.
- une reproduction conforme de la thèse, si le document est produit sur un support différent de la version originelle de la thèse (105##$bv). Le signalement est effectué dans WinIBW.
Pas de doute sur le contenu du document => version originelle ou reproduction conforme
- après vérifications, l'établissement est certain que le contenu du document n'est pas conforme à la version originelle de la thèse (ex : thèse non corrigée) : il signale le document comme une autre édition de la thèse (105##$bv). Le signalement est effectué dans WinIBW
- après vérifications, l'établissement n'est pas certain de la conformité du contenu du document avec le contenu de la version originelle de la thèse (ex : dépôt effectué par le docteur lui-même sur TEL) : il signale le document comme une autre édition de la thèse (105##$bv). Le signalement est effectué dans WinIBW.
Doute sur le contenu du document => autre édition
- après vérifications, l'établissement de soutenance estime que le document ne doit pas être considéré comme une thèse (thèse non validée, retrait de diplôme, etc) : il ne signale pas le document ou le signale comme un autre type de document universitaire (105##$b7). Le signalement est effectué dans WinIBW.
Doute sur la nature du document => autre travail universitaire ≠ thèse
- L'établissement de soutenance ne possède pas la version originelle de la thèse : l'établissement est habilité, après vérifications, à statuer si ce document est la version de soutenance de la thèse. L'établissement de soutenance a une responsabilité scientifique et légale dans ce signalement.
- dans le cas des thèses non corrigées : l'établissement peut prendre la responsabilité de considérer que le document non corrigé tient lieu de version originelle de la thèse (105##$bm). Cette décision doit être justifiée (corrections non apportées dans les trois mois suivant la soutenance) et notifiée au docteur, au directeur ainsi qu'aux membres du jury. Le signalement est effectué dans STAR ou dans WinIBW.
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L'établissement possède un document estampillé « thèse » sur la page de titre : il n'est pas l'établissement de soutenance de la thèse originelle et ne sait pas si le document qu'il possède est une reproduction conforme à la version de soutenance.
- Il existe une notice de thèse originelle dans le Sudoc :
- Si l'établissement ne peut pas vérifier la conformité du document qu'il possède avec la version originelle de la thèse, alors le document doit être signalé comme une autre édition de la thèse (105##$bv).
=> l'établissement possesseur du document crée une nouvelle notice bibliographique dans WinIBW et s'exemplarise dessous.
Doute sur le contenu du document => autre édition/version (liens 451 ou 452)
- S'il est confirmé (par l'établissement de soutenance, par l'auteur, après consultation de la version de soutenance, après consultation d'une microfiche, etc.) que le contenu du document est conforme au contenu de la version de soutenance, alors le document doit être signalé comme une reproduction conforme à la version de soutenance (105##$bv).
=> l'établissement possesseur du document crée une nouvelle notice bibliographique dans WinIBW (sauf si une notice de reproduction existe déjà pour le même type de document, sur le même support) et s'exemplarise dessous. Le document n'ayant pas suivi le circuit de dépôt légal, il ne peut être considéré comme un exemplaire de la thèse originelle.
Pas de doute sur le contenu du document => reproduction conforme (liens 455/456)
- Il n'existe pas de notice de thèse originelle dans le Sudoc :
- L'établissement possesseur doit prendre contact avec l'établissement indiqué sur la page de titre du document comme étant l'établissement de soutenance pour déterminer la nature du document qu'il possède.
- Le document ne doit pas être considéré comme une thèse. Si l'établissement possesseur souhaite signaler ce document, il doit le signaler comme un « autre document universitaire » : 105$b7 / pas de 029 / pas de 328 / pas de lien vers une thèse.
=> l'établissement possesseur du document crée une nouvelle notice bibliographique dans WinIBW et s'exemplarise dessous.
Doute sur la nature du document => autre document universitaire
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1 - Une notice est créée pour chaque version et/ou reproduction. La notice décrivant la version originelle constitue en quelque sorte une notice de base, la notice mère, et doit être liée aux notices des reproductions conformes et des autres éditions, complètes ou partielles, par l'intermédiaire des zones 4XX appropriés. Les liens réciproques doivent être créés entre la notice mère et les notices filles.
2 - La notice de la version originelle doit pouvoir être repérée. Cette notice seule reçoit donc, dans la zone 105, le code spécifique de m : "Thèse (document originel)". Les notices des reproductions et autres éditions reçoivent un code différent, v : « Thèse ou mémoire (reproduction ou autre édition) ».
Pour cataloguer les reproductions de thèses originelles, il existe des scripts dédiés :
- aux reproductions sous forme de microformes : CAT_TransfoTheseImpTheseMicr - Transformation d'une notice de version originelle de thèse imprimée en notice de microfiche (reproduction)
- aux reproductions sous forme électronique : CAT_TransfoTheseImpTheseElec - Transformation d'une notice de version originelle de thèse imprimée en notice de thèse électronique (reproduction)
- aux reproductions sous forme imprimée : CAT_transfoTheseElecTheseImp - Transformation d'une notice de version originelle de thèse électronique en notice de thèse imprimée (reproduction).
Pour tout ce qui concerne les scripts et en particulier leur installation, merci de vous reporter au Manuel WiniIBW correspondant.
3 - Depuis l'arrêté du 25 mai 2016, art. 24, le doctorant doit obligatoirement déposer sa thèse sous forme électronique. Seule cette forme de la thèse est qualifiée de version originelle et la notice qui la décrit porte en 105 $b la valeur m. Cette notice est créée par l'intermédiaire de STAR.
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Dans theses.fr, les données sont organisées selon le modèle FRBR. La thèse est une Oeuvre. La thèse originelle est une Expression de cette oeuvre. Pour des raisons propres à l'application theses.fr, la version remaniée en vue d'une publication commerciale est également considéré comme une expression de cette même thèse. Les reproductions à l'identique de la thèse originelle sont les Manifestations de l'expression "Thèse originelle". Une oeuvre, ses expressions et ses manifestations forment une grappe (voir schéma).
Une thèse sera visible dans theses.fr si et seulement si la notice de la thèse originelle est présente (une version remaniée et/ou des reproductions à l'identique n'apparaissent pas sans la thèse originelle).
L'algorithme de versement des données du Sudoc dans theses.fr teste la cohérence entre les valeurs de la sous-zone 105$b, le numéro national de thèse (029) et les étiquettes de liens d'une grappe. Ainsi :
- une notice de thèse originelle ne doit pas contenir de lien vers une autre notice de thèse originelle
- une notice de thèse originelle ne doit pas contenir de lien 455 - Reproduction de
- dans une grappe de plusieurs notices portant le même numéro national de thèse (c'est à dire une thèse originelle et ses reproductions à l'identique), seule la notice de thèse originelle doit avoir la valeur "m" en 105$b.
Il est donc d'une importance capitale d'attribuer les bons codes.
Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le
Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr |
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1. Réglementation nationale
2.1 La version originelle de la thèse