Intérêt de l'opération

Remarque

Le fichier des PPNs délocalisés, nommé "LP", contient toutes les délocalisations effectuées sur la période demandée (hebdomadaire ou mensuelle) par l'un des RCR de l'ILN, même s'il y a eu une relocalisation sur la même période.

Cette liste de PPN sert donc à supprimer manuellement du SIGB les notices qui doivent l'être ou à vérifier que les programmes (de dédoublonnage en particulier) fonctionnent correctement.

Dans le fonctionnement actuel des transferts réguliers, un ILN reçoit (chaque jour ou chaque semaine) :

  • le fichier des notices sur lesquelles l'ILN est localisé : fichier A

  • en option : le fichier B des notices bibliographiques liées au fichier A

  • en option : le fichier C des notices d'autorité liées au fichier A

Un ILN qui se localise sur une notice reçoit cette notice dans les transferts réguliers.

A SAVOIR : on peut ensuite se délocaliser (suite à une erreur de localisation ou que l'on ne dispose plus du document), sachant que lorsque qu'il ne reste qu'un exemplaire ou aucun, la notice n'est pas envoyée au SIGB de cet ILN

Que se passe-t-il, au niveau des transferts réguliers, dans le cas d'une notice qui reçoit une première et unique localisation le jour J et dont la localisation est supprimée à J+10 par exemple ?

  • le jour J : une localisation est créée dans le Sudoc pour cette notice

  • à J+1 : la notice et sa localisation sont envoyées dans les transferts réguliers à l'ILN localisé

  • à J+10 : l'ILN supprime sa seule et unique localisation dans le Sudoc

  • à J+11 : le travail de catalogage de J+10 est envoyé dans les transferts réguliers à cet ILN, mais rien dans le fichier de transfert J+11 ne signale à l'établissement qu'il doit supprimer sa notice de son SIGB.

Attention

Ce cas est fréquent en particulier lors des opérations de conversion rétrospective car le contrôle qualité (suppression des localisations erronées) a lieu plusieurs jours après les localisations dans le Sudoc donc après les transferts réguliers.

Seul le fichier des PPNs délocalisés, que l'ABES fournit sur demande de l'ILN, va donner au coordinateur Sudoc cette information.

Truc & astuce

A SAVOIR : Le micro-web service multiwhere peut aider, pour le traitement de ce fichier, à identifier les PPN correspondants exactement à des PPN dont le dernier exemplaire a été supprimés et non relocalisés ensuite.