L'algorithme de génération de la liste de fournisseurs⚓
Il importe de bien comprendre le fonctionnement de l'algorithme de tri qui génère la liste de fournisseurs potentiels.
Que se passe-t-il lorsqu'on clique sur le bouton
PEB?Comment se fait-il qu'une bibliothèque apparaisse ou non dans une liste de fournisseurs ?
Pourquoi la liste est-elle ainsi triée ?
Listes des conditions cumulatives à remplir pour être un retenu comme fournisseur potentiel d'une demande⚓
Procédure
Avoir un exemplaire localisé sous la notice bibliographique
Être membre du réseau Supeb
L'Abes est responsable de la déclaration des bibliothèques dans le réseau Supeb.
Une bibliothèque est considérée comme membre du réseau à partir du moment où ses fiches bibliothèque et fournisseurs ont été paramétrée.
Être déclarée ouvert dans sa fiche de paramétrage fournisseur concernée par la transaction (prêt ou reproduction), le jour de création de la demande de PEB.
Voir le détail des dates de fermeture
Attention
Si un fournisseur ferme pour se mettre en absence durant la circulation d'une demande, celle-ci reste bloquée, en attente de traitement.
Conseil
Ce peut-être utile de noter les cas de bibliothèques fermées lors de la création d'une demande avec peu de fournisseurs retenus, car la liste de circulation entre fournisseurs potentiel un fois calculée, n'est pas remise à jour, même si une bibliothèque réouvre entre temps. En cas de réponse négative à une première demande, il peut être pertinent de refaire une nouvelle demande pour le même document en ne sélectionnant que les fournisseurs qui étaient fermés la première fois.
Accepter de fournir le type de document concerné pour le type de transaction sollicité (prêt ou reproduction)
Liste définie dans le champ
Fournit le type de documentsdes fiches fournisseur (cf. point 2)Le paramétrage par défaut proposé par l'Abes est depuis 2019 :
Pour le prêt :
BYTXFVPour la reproduction :
BYTAOIXF
Les codes sont saisis en majuscules et sans espace entre les lettres.
Liste des valeurs possibles (accessible en cliquant sur i dans la fiche de paramétrage)
Les valeurs sont les mêmes que celles utilisées pour la commande de limitation tdo en recherche dans le catalogue Sudoc. Ce qui permet de connaître la correspondance de ces types de document avec les types de notice en catalogage dans le Sudoc en Unimarc 008.
Exemple
Si la demande de PEB concerne le prêt d'une partition musicale (Type de document = M) mis qu'une bibliothèque localisée n'a pas définit la valeur « M » dans sa fiche fournisseur de prêt, cette bibliothèque bibliothèque ne pourra pas figurer dans la listes des fournisseur retenus.
Conseil
Si votre politique de PEB reproduction évolue concernant les documents électroniques, par exemple, vérifiez vos fiches de paramétrage fournisseur pour y ajouter le cas échéant le type « O » : la mise à jour des ode peb dans les exemplaire ne suffit pas.
Accepter de fournir le code peb du document concerné pour le type de transaction sollicité (prêt ou reproduction)
Le code peb de l'exemplaire doit être déclaré disponible au peb dans le champ
Types de prêt acceptésde la fiche de paramétrage fournisseur (cf. le point 3),Ce champ est en relation avec les valeurs possibles de la zone 930 $j. de l'exemplaire
Le paramétrage par défaut opéré par l'Abes est
Pour le prêt
bus?: l'établissement prête les exemplaires dont le code de PEB est b » ou u ou s. Le « ? » indique que les demandes libres sont acceptées.Pour la reproduction
busf ?
Par définition le code peb « g : non disponible pour le PEB » est absent de cette liste
Attention
Le code PEB est obligatoire en création d'exemplaire. S'il n'est pas renseigné, le document est par défaut accessible au PEB et la bibliothèque susceptible d'être retenue comme fournisseur potentiel.
C'est la combinaison de ces différents facteurs qui est pris en compte dans l'affichage OB
Avoir l'année du fascicule demandée, pour un titre de périodique
Voir l'interprétation par le système des états de collection de publication en série
Avoir dépassé le délai de mise à disposition calculé à partir de la date de création de l'exemplaire dans le Sudoc
En jours, il exprime le temps nécessaire à la préparation du document pour sa mise en circulation après la création de l'exemplaire dans le Sudoc (date dans le $a de la zone e01 en Unimarc) , et pendant lequel il ne peut pas être disponible pour le peb.
Remarque
Si cette zone est vide aucune demande ne sera reçue.
Ne pas avoir dépassé le nombre de demandes (capacité journalière) que le fournisseurs accepte de recevoir par jour pour la transaction choisie (prêt ou reproduction)
Elle se défini par le nombre maximum de fournitures par type de transaction (de reproduction dans notre exemple) que le fournisseur dit pouvoir traiter dans une journée.
Dans le cas d'une capacité journalière de "200", la bibliothèque n’apparaîtra pas comme fournisseur potentiel s'il s'agit de la 201éme demande de copie de la journée.
Hiérarchisation des critères⚓
Il suffit qu'une seule de ces conditions ne soit pas remplie pour qu'un fournisseur ne soit pas retenu dans la liste de circulation lors de la création d'une demande. Mais plusieurs raisons peuvent se cumuler.
Il est possible, lors de la création de la demande de PEB, d'afficher la liste des fournisseurs rejetés ainsi que le motif du rejet.
Seul le message correspondant à la première raison de refus examinée s'affiche.
| Cause qui exclut une bibliothèque de la liste des fournisseurs potentiels retenus (liste de circulation) lors de la création d'une demande de PEB | Exemples |
|---|---|---|
N'apparaît pas dans la listes des fournisseurs exclus | N'a pas de localisation sous la notice bibliographique | |
« Ce volume/fascicule n'est pas disponible » | L'année demandée est une lacune ou les états de collection sont formatés de manière obsolète (Cf. l'interprétation par le système des états de collection) | exemple PPN 037446797 pour un article de 1831 |
« Profil de bibliothèque pour ce type de fourniture n'existe pas » | La bibliothèque n'a JAMAIS eu de fiche fournisseur paramétrée : c'est le cas d'un certain nombre de bibliothèques du Sudoc-PS (1) | exemple PPN 083089799 / RCR 751075219 |
« La bibliothèque est fermée pour le Peb » | La bibliothèque est actuellement dans une période de fermeture de son service PEB : la date de réouverture est accessible dans sa fiche de paramétrage fournisseur (point 1) (1) | |
« La bibliothèque ne fournit pas ce type de support » | Le type de document (zone Unimarc 008) n'est pas couvert par la fonction fournisseur (cf. fiche de paramétrage fournisseur (point 2)) pour ce type de transaction (prêt ou reproduction) | |
« Type(s) de prêt de la copie » | Le code peb du document n'est pas couvert par la fonction fournisseur (cf. fiche de paramétrage fournisseur (point 3)) : le cas type est le code peb "g-Non disponible pour le Peb" | |
« Délai de disponibilité de la copie » | Le délai entre le catalogage Sudoc et la disponibilité pour le peb, défini dans la fiche de paramétrage fournisseur) (point 5)) pour ce type de transaction (prêt ou reproduction), n'est pas expiré | |
« Capacité journalière dépassée » | Le nombre de demandes traitables par jour déclaré dans la fiche de paramétrage fournisseur) (point 6)) pour ce type de transaction (prêt ou reproduction) est dépassé |
(1) Tant la politique de l'Abes que celle des établissements ayant évolué au fil du temps, certaines bibliothèques du réseau Sudoc-PS ont eu un temps des fiches paramétrées même si elles sont inactives dans Supeb aujourd'hui. Exemple : la BNF
Les bibliothèques qui ont eut une fiche fournisseur apparaissent avec le motif de rejet « Bibliothèque est fermée pour le PEB »
Attention
« Profil de bibliothèque pour ce type de fourniture n'existe pas » concerne toutes les bibliothèques du réseau Sudoc-PS, même celles qui ont une politique de fourniture de leurs documents en PEB, mais n'ont pas WinIBW.
Tri par défaut de la liste des fournisseurs retenus⚓
Le système Supeb prend en compte :
la catégorie de la bibliothèques (champ
Codes de coopération acceptésdes fiches de paramétrage fournisseurs, : d'abord les bibliothèques référentes, notamment les anciens CADIST (B), puis les bibliothèques standards (A), puis les bibliothèquess de dernier recours (C).les performances passées ; tant que la demande de PEB est en cours de création, apparaissent dans la liste des fournisseurs potentiels les champs :
jour: nombre de jours moyens entre une demande et la réponse par ce fournisseur, toutes demandes confondues ; cependant suite à des dysfonctionnements dans le décompte dans Supeb, ce chiffre n'est pas fiableTaux de satisfaction: nombre de réponses positives / nombre de demandes reçues par ce fournisseur, toutes demandes confondues
Cet ordonnancement qui découle d'un fonctionnement antérieur, ne reflète pas toujours la réalité du réseau.
Interprétation des états de collections par Supeb⚓
Attention
L'algorithme de sélection des fournisseurs pertinents ne peut prendre en compte des éléments plus précis que l'année dans sa sélection de fournisseur.
Ainsi, Supeb sélectionne une bibliothèque dont la collection commence en décembre 1995, même si la demande précise que l'article est dans le fascicule de février 1995.
Remarque
Si aucun état de collection n'est saisi, l'algorithme considère que la bibliothèque possède l'ensemble de titre.
Cf. le chapitre affichage pour connaître l'interprétation des zone unimarc 955 états de collection dans l'affichage OB
Saisie des lacunes et conséquences⚓
Saisie des lacunes | Affichage public Sudoc | Conséquence pour Supeb | Visualisation dans Periscope | Recommandations de saisie |
|---|---|---|---|---|
$7 en 955 / EXX | Etat de collection : vol. 1 no. 12 (dec-1995) -.... [Lac] | Lacunes ignorées | Tout l'état de collection apparaît en orange | La mention "lacune" est obligatoire, mais le détail doit en être exclu |
plusieurs séquences en 955 / EXX | Etat de collection : vol. 2 (1996) -vol. 12 no. 3 (mar-2006) ; vol. 15 (2009) -vol. 20 (2014) ; vol. 25 (2019) -.... | "Lacunes prisent en compte mais uniquement pour les année manquantes. Dans l'exemple, tout 2006 est considéré comme présent, mais 2007-2008 sont considéré comme lacune" | L'état de collection est bleu avec des interruptions sur les années manquantes | Si la rupture de collection est longue avec des numéros consécutifs |
959 /LXX | "Etat de collection : vol. 1 (1995) -.... Etat des lacunes : vol. 1 no.12 (dec-1995) ; vol. 10 (2005) ; vol. 16 no.1,2,3,4,5,6 (2010) ; vol. 26 no.1,2 (2020) " | Lacunes ignorées | L'état de collection est bleu, les années lacunaires apparaissent en orange | Si les lacunes sont dispersées et isolées, (et vises, dans le cadre d'un PCP à être combler) |