Date de création du document : 2019-05-22
Date de dernière mise à jour du document : 2024-09-26

Catalogage des documents universitaires, hors thèses

 1. Principes fondamentaux

  2. Spécificités des règles de signalement d'un document universitaire

 2.1 Numéro de travail universitaire

 2.2 Données codées : version originelle / reproduction ou autre version

 2.3 Adresse bibliographique

 2.4 Note générale

 2.5 Note sur l'édition

 2.6 Note sur les mentions de responsabilité

 2.7 Note sur la bibliographie et l'index

 2.8 Note de thèse ou autre travail universitaire

 2.9 Note sur le financement

 2.10 Travaux confidentiels ou sous embargo

 2.11 Liens entre notices

 2.12 Titre traduit en langue(s) étrangère(s)

 2.13 Indexation matière

 2.14 Indexation forme / genre

 2.15 Responsabilités intellectuelles sur la ressource

 3. Exemples

 3.1 Mémoire d'Aurian Meunier : document originel, ressource électronique

 3.2 Mémoire de Mégane Simon : reproduction, ressource électronique

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Les présentes règles s'appliquent :

• aux habilitations à diriger des recherches.
• aux mémoires : de DEA, de DESS, de DESS, de maîtrise, de sage-femme, de master professionnel 1e année, de master professionnel 2e année, de master recherche 1e année, de master recherche 2e année, de diplôme d'ingénieur, etc.
• aux rapports de stage.

A l'exception des thèses de doctorat « nouveau régime » soutenues après 1985, le signalement des documents universitaires ne répond pas à et n'est pas régi par une obligation légale. Le signalement de ces documents dépend donc de la politique documentaire de chaque établissement. Dans le cadre de son projet de signalement total des collections conservées dans les bibliothèques de l'enseignement supérieur, l'ABES recommande fortement le signalement de ces documents.

Pour être référencés dans le Sudoc, les documents universitaires, hors thèses de doctorat nouveau régime, doivent être signalés via WinIBW et non pas sur STAR. Ils ne sont pas signalés dans theses.fr.

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 1. Principes fondamentaux

On distinguera :

• la version originelle d'un travail universitaire, qui a été soutenue, validée, et a donné lieu à la délivrance d'un diplôme.
• les reproductions et éditions dérivées de cette version originelle.

1 - Une notice est créée pour chaque nouvelle manifestation (ex : reproduction, version remaniée).

2 - La notice décrivant la version originelle constitue en quelque sorte une notice de base, la notice mère, et doit être liée aux notices des reproductions conformes et des autres éditions, complètes ou partielles, par l'intermédiaire des zones 4XX appropriés. Les liens réciproques doivent être créés entre la notice mère et les notices filles.

3 - La notice de la version originelle doit pouvoir être repérée. Cette notice seule reçoit donc, dans la zone 105, le code spécifique de 7 : "Autres documents universitaires (document originel)". Les notices des reproductions et autres éditions reçoivent un code différent, v : « Thèse ou mémoire (reproduction ou autre édition) ».

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  2. Spécificités des règles de signalement d'un document universitaire

Ces règles s'appliquent quel que soit le support du document universitaire.

 2.1 Numéro de travail universitaire

Le Numéro national de thèse, saisi en 029$b, est réservé aux thèses de doctorat nouveau régime, d'Etat, de 3e cycle et d'université. La sous-zone $e quant à elle est réservée aux numéros de thèses d'exercice.

Les numéros attribués à d'autres types de travaux universitaires sont saisis :

• en $m pour les numéros attribués aux mémoires ;



Exemple :	029 ##‎$aFR‎$m2016LYO10359
Commentaire :	numéro de mémoire de l'Université de Lyon1 structuré comme un NNT
Exemple :	029 ##‎$aFR‎$mMEM-LOUVRE-0063
Commentaire :	structuration du numéro de mémoire propre à l'établissement qui l'attribue.

• en $o pour le numéro d'ordre de tous les types de documents universitaires autres que les mémoires : HDR, rapports, etc. Il est important de préciser entre parenthèses la nature du numéro saisi en $o.



Exemple :	029 ##‎$aFR‎$o456 (numéro d'ordre)
	029 ##‎$aFR$m2017LYO10036‎$o124 (numéro d'ordre)
Commentaire :	le mémoire dispose d'un numéro de mémoire et d'un numéro d'ordre

La saisie d'un numéro en 029 est facultative pour tous les documents universitaires autres que les thèses de doctorat françaises : l'établissement est libre d'attribuer, ou non, un numéro à ses mémoires ou à ses HDR ; d'enregistrer, ou non, les numéros d'ordre, etc. Ces numéros peuvent être structurés comme les NNT, ou non : le contenu des sous-zones $m et $o n'est pas contrôlé.

Quelle que soit leur sous-zone d'enregistrement en 029 ($b, $e, $m $o $z), les numéros ainsi attribués sont accessibles au moyen de l'index NUM.

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 2.2 Données codées : version originelle / reproduction ou autre version

Zone 105 obligatoire.

Type d'ouvrage de référence : la version originelle d'un travail universitaire est cataloguée avec un $b7 : Autres travaux universitaires (document originel) = le document catalogué est la version originelle d'un travail universitaire. Cette sous-zone est répétable. De fait, lorsqu'il y a plusieurs $b, il est IMPERATIF de saisir le $b7 en première position..

Le document est une reproduction ou une version remaniée d'un travail universitaire : 105$bv

Type d'ouvrage de référence : la reproduction ou la version remaniée d'un travail universitaire est cataloguée avec un $bv : Thèse ou mémoire (reproduction ou autre édition) = autre édition ou autre version du travail universitaire originel, quel qu'en soit le support

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 2.3 Adresse bibliographique

Zone 214 obligatoire

Le document est la version originelle du travail universitaire

Conformément à RDA-FR 2.8.1 et RDA-FR 2.7.1, les documents universitaires, dans leur version originelle, sont des ressources produites. La version originelle d'un document universitaire doit être enregistrée :

• avec une mention de production en zone de l'adresse (214 #1).
• avec une seule sous-zone $ddate

Ne sont mentionnés ni le lieu de production ni le nom du producteur du document.

Le document est une reproduction d'un travail universitaire

Conformément à RDA-FR 2.8.1 et RDA-FR 2.7.1, les documents universitaires, hors version originelle, sont des ressources publiées, à l'exception des reproductions réalisées à des fins de conservation, des tirages à la demande et des tirages imprimés fournis par les étudiants.

La reproduction à l'identique de la version originelle d'un document universitaire est une manifestation distincte du document originel. Dans la mesure où cette reproduction est réalisée à des fins de diffusion, il conviendra d'enregistrer une mention de diffusion.

A titre exceptionnel et de manière tout à fait spécifique au signalement des thèses et des autres documents universitaires, cette mention de diffusion n'est pas précédée d'une mention de publication (obligatoire pour tous les autres types de monographie).

Le document est la version remaniée d'un travail universitaire

Un travail universitaire publié/diffusé par son auteur a été remanié en vue de son édition et de sa diffusion à un large public. Son adresse bibliographique comportera donc une zone de l'adresse conforme aux règles de RDA-FR (voir 2.8).

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 2.4 Note générale

Zone 300, obligatoire pour les travaux soutenus en cotutelle internationale et pour les double diplômes.

Cas des cotutelles internationales

La cotutelle est un dispositif qui favorise la mobilité des étudiants en développant la coopération scientifique entre des équipes de recherche française et étrangère. Il n'y a de cotutelle qu'internationale. Il ne peut y avoir cotutelle entre deux établissements français.

Cas des doubles-diplômes

Si le travail universitaire a donné lieu à la délivrance de plusieurs diplômes, l'information doit apparaître en note.

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 2.5 Note sur l'édition

Zone 305

La notice bibliographique décrivant la version remaniée d'un travail universitaire qui n'est pas une édition commerciale doit comporter une note précisant de quelle version il s'agit : version non corrigée, version remaniée déposée par l'auteur sur une archive ouverte, etc.

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 2.6 Note sur les mentions de responsabilité

Zone 314 fortement recommandée.

La zone 314 sera utilisée pour mentionner les membres du jury ou les partenaires de recherche (laboratoire, composante, entreprise, etc.). On créera :

• une 314 pour les autres contributions : membres du jury, président du jury, rapporteur(s)
• une 314 pour chaque partenaire de recherche (laboratoire, équipe de recherche, entreprise, fondation, etc.).

La ou les notes 314 seront complétées par des points d'accès en 701 et 711. Les points d'accès seront qualifiés par les codes de fonctions correspondants (voir ci-dessous).

Les données seront saisies sur le modèle suivant :

• Les partenaires de recherche
  
  

  Écrire :	314 ##$aPartenaires de recherche : École du Val-de-Grâce (Paris) (Autre partenaire associé) ; Assistance publique-Hôpitaux de Paris (Autre partenaire associé)
  Et	711 02$a16561756X@École du Val-de-Grâce$4985
  	711 02$a033110158@Assistance publique-Hôpitaux de Paris$4985

  
  

  Voir ci-dessous le Récapitulatif des codes de fonction en usage pour le catalogage des travaux universitaires, pour connaître les codes de fonction à utiliser pour qualifier un laboratoire, une équipe de recherche, une entreprise, etc.

• Les membres du jury, le président du jury et les rapporteurs
  
  

  Exemple :	314 ##$aAutre(s) contribution(s) : Christine Imbert (Président du jury) ; Cyrielle Billier (Membre(s) du jury)
  Commentaire	Attention à bien qualifier la fonction de chaque contributeur
  	701 #1$3059364041 Imbert, Christine (19..-.. ; professeur de parasitologie)$4956
  	701 #1$3059364041 197165486Billier, Cyrielle (1989-....)$4555

  
  

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 2.7 Note sur la bibliographie et l'index

Zone 320, obligatoire dans la mesure où tout travail universitaire comporte une bibliographie et éventuellement un index.

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 2.8 Note de thèse ou autre travail universitaire

Zone 328 obligatoire

La zone 328 reçoit la note de thèse ou autre travail universitaire décrite dans le fascicule de documentation AFNOR Z 44-050, § 7.5.1. Cette note est obligatoire (sauf exception mentionnée en fin de rubrique) dans les notices décrivant tout travail universitaire, qu'il s'agisse du document originel, d'une reproduction ou d'une édition commerciale.

Depuis 2003, il convient d'utiliser dans le Sudoc les codes de sous-zone spécifiques à chaque partie de cette note. Les notes figurant intégralement, ponctuation comprise, dans une sous-zone $a ne sont acceptables que pour les notices rédigées avant le 22 septembre 2003, date de mise en service de la nouvelle structure de la zone 328 dans le module de catalogage du Sudoc.

Les sous-zones $b, $c, $d, $e, $t, $z excluent l'usage de la sous-zone $a, et inversement.

La note de thèse est accessible au moyen de l'index NTH. Seule la sous-zones $t n'est pas indexée.

Document originel : construction de la note

Pour un document originel, la note se construit ainsi :

$z : Reproduction du document originel : construction de la zone 328

Dans la notice bibliographique décrivant la reproduction d'un travail universitaire, la note 328 doit débuter par une $zReproduction de.

$z : Version remaniée du document originel : construction de la note 328

Dans la notice bibliographique décrivant une autre édition/version d'un travail universitaire, la note doit débuter par une $zTexte remanié de.

$b : Mention du travail universitaire et nature du diplôme

Pour les diplômes français, utiliser les formulations suivantes (liste non exhaustive) :

• Habilitation à diriger des recherches
• Mémoire de DEA
• Mémoire de DES
• Mémoire de DESS
• Mémoire de maîtrise
• Mémoire de sage-femme
• Mémoire de master professionnel 1re année
• Mémoire de master recherche 1re année
• Mémoire de master professionnel 2e année
• Mémoire de master recherche 2e année
• Mémoire de diplôme d'ingénieur
• Rapport de stage
• ...

Pour les diplômes étrangers, les termes sont en langue originale.

$c : Discipline

Reporter la mention de la discipline telle qu'elle figure sur la page de titre (ou son équivalent) du document, sans rien abréger. Si la discipline est hiérarchisée, transcrire tous les échelons, séparés par des points.

$e : Établissement de soutenance

Établissements français :
Écrire le nom de l'établissement d'après la Table des libellés des universités et établissements.

Travail universitaire soutenu en cotutelle

Créer une zone 328 pour l'établissement français et une zone 328, structurée comme mentionnée ci-dessous, pour l'établissement de cotutelle internationale.

Établissements de cotutelle internationale :
Si le nom de la ville fait partie de celui de l'établissement, transcrire le nom de l'établissement de soutenance tel qu'il est cité dans la publication :

Sinon, faire précéder le nom de l'établissement de soutenance (transcrit tel qu'il est cité dans la publication) de celui de la ville.

Le nom de la ville est transcrit tel qu'il est cité dans la publication ou, à défaut, dans la langue du pays concerné ou de la zone linguistique dans laquelle est située la ville (pays multilingues). Les noms des villes du Canada et des États-Unis doivent être suivis, entre parenthèses, du nom de la province ou de l'état, sous forme abrégée (cf. Liste des abréviations des noms des états et provinces d'Amérique du nord (Etats-Unis et Canada). Le nom de la ville, éventuellement complété de celui de la province ou de l'état, est suivi d'une virgule :

$d : Année civile de soutenance

Cas des doubles-diplômes

Si le document a donné lieu à la délivrance de plusieurs diplômes, il faut ajouter une zone 328 pour chacun des diplômes, en explicitant pourquoi en zone 300.

Si le document a donné lieu, entre autres, à la soutenance d'une thèse : il convient de le signaler non comme un autre document universitaire (105$b7) mais comme une thèse (105$bm).

Ce sera par exemple le cas des mémoires d'études spécialisées qui tiennent lieu de thèses d'exercice et aboutissent à la fois à la délivrance d'un DES et à la délivrance d'un diplôme d'état de docteur.

Cas des retraits ou non-délivrance de diplômes

Un document ne peut pas ou plus être qualifié de thèse ou de mémoire :

• s'il a donné lieu à la délivrance d'un diplôme qui a été retiré suite à une sanction disciplinaire
• s'il n'a jamais été présenté en soutenance
• si, malgré la soutenance, le diplôme n'a jamais été délivré au candidat.

Dans ce cas, ce document doit être traité comme un travail universitaire sans qualificatif, et donc sans zone 328. Le statut particulier du document sera explicité en zone 300.

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2.9 Note sur le financement

Zone 338 recommandée si la thèse a bénéficié d'un financement.

Cette zone permet d'indiquer : l'organisme de financement ($b), la source qui verse les subventions audit organisme ($e), le programme de financement ($c), le nom ($f), identifiant ($d) et acronyme ($g) du projet financé.

Pour remplir cette zone, notamment dans le cas de financements européens ou ANR, et dans le cas des principaux financements doctoraux, nous vous conseillons de vous référer à la Fiche pratique : décrire les financements.

Il est vivement recommandé d'associer l'organisme de financement, enregistré en 338 $b, et la source de financement, enregistrée en 338 $e, à un point d'accès en 711 suivi du code de fonction ($4) 723 (mécène, parraineur). (voir 2.15 - Responsabilités intellectuelles sur la ressource).

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 2.10 Travaux confidentiels ou sous embargo

Zone 371 obligatoire.

Il n'existe pas de définition légale de la confidentialité et de l'embargo pour les travaux universitaires qui ne sont pas des thèses de doctorat « nouveau régime ». Le signalement de ces documents confidentiels dépend de la politique de l'établissement.

On opérera la distinction suivante :

• la confidentialité implique que le document n'est ni consultable ni diffusable, nulle part, que ce soit sur internet, sur intranet ou dans l'enceinte de l'établissement.


• l'embargo implique que le document n'est ni consultable ni diffusable en dehors de l'enceinte de l'établissement, et ce pour une durée déterminée. Pendant la période d'embargo, le document pourra être consulté sur place ou via l'intranet de l'établissement. Une fois la période d'embargo achevée, il pourra faire l'objet d'une diffusion à l'extérieur de l'établissement (internet, PEB, emprunt). L'embargo s'applique uniquement aux documents électroniques.

La mention de confidentialité ou d'embargo se note en zone 371 selon les formulations suivantes

A noter que, jusqu'au 1er janvier 2022, les informations relatives à la confidentialité et aux embargos étaient saisies en zone 310$a.

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 2.11 Liens entre notices

Zones de liens réciproques 455/456 ou 451/451 ou 452/452 obligatoires si le document originel a fait l'objet d'une reproduction et/ou d'une version remaniée.

Le document originel a fait l'objet d'une reproduction :

Liens réciproques en 455/456.

Dans la notice bibliographique de la reproduction, ajouter une zone 455 (Reproduction de) et faire un lien pointant vers la notice de la version originelle.

Dans la notice bibliographique de la version originelle du travail universitaire, ajouter une zone 456 (Reproduit comme) et faire un lien pointant vers la notice de la reproduction.

Le document originel a fait l'objet d'une version remaniée :

Liens réciproques en 451/452.

Si l'autre édition/version remaniée d'un travail universitaire est publiée ou diffusée sur le même support que la version originelle :

• la notice de la version originelle comportera une zone 451 pointant vers la notice de la version remaniée.
• réciproquement la notice de la version remaniée comportera une zone 451 pointant vers la notice de la version originelle.

Si l'autre édition/version remaniée d'un travail universitaire est publiée ou diffusée sur un support différent du support de la version originelle :

• la notice de la version originelle comportera une zone 452 pointant vers la notice de la version remaniée.
• réciproquement la notice de la version remaniée comportera une zone 452 pointant vers la notice de la version originelle.

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 2.12 Titre traduit en langue(s) étrangère(s)

Zone 541, recommandée.

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 2.13 Indexation matière

Zones 600 à 607, recommandées.

Indexation Rameau

• $2rameau : obligatoire en fin de zone pour mentionner le vocabulaire d'indexation retenu/choisi.

Indexation Fmesh

• Ajout obligatoire, sauf pour les versions remaniées de travaux universitaires, de la subdivision de forme Dissertations universitaires (PPN 040839486) pour chaque zone d'indexation matière Fmesh.
• $2fmesh : obligatoire en fin de zone pour mentionner le vocabulaire d'indexation retenu/choisi.

Si un document est la version remaniée d'un travail universitaire, la notice bibliographique ne doit pas comporter de subdivision de forme « Dissertations universitaires » (Fmesh).

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 2.14 Indexation forme / genre

Zone 608 obligatoire

Ajout obligatoire sauf pour les versions remaniées et commercialisées, d'une indexation forme / genre Thèses et écrits académiques (PPN 027253139), suivie d'une sous-zone $2rameau pour mentionner le vocabulaire d'indexation choisi.

La zone 608 est répétable et peut être employée pour indexer d'autres autorités forme/genre associées au travail universitaire.

Si le document est une version commerciale de la thèse, l'autorité Forme / Genre Thèses et écrits académiques (PPN 027253139) ne doit pas être ajouté en zone 608, ni la subdivision de forme "Dissertation universitaire" (PPN 040839486) dans les zones d'indexation matière Fmesh. Il ne s'agit plus d'un écrit académique, mais d'une monographie classique.
En revanche, si le document est une version de la thèse remaniée par son auteur pour son propre compte, ou non corrigée, alors il s'agit toujours d'un écrit académique. L'autorité Forme / Genre "Thèses et écrits académiques" (PPN 027253139) doit figurer en zone 608, et la subdivision de forme "Dissertation universitaire" (PPN 040839486) à la fin de chaque zone d'indexation matière Fmesh.

La zone 608 ne peut comporter d'indexation du vocabulaire Fmesh. L'indexation du vocabulaire Fmesh peut être enregistrée dans toutes les zones 60X sauf en zone 608.

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 2.15 Responsabilités intellectuelles principale et secondaires

Zones 7XX obligatoires

On crée un accès "responsabilité intellectuelle" pour :

Accès à l'établissement de soutenance : puisque c'est l'établissement qui délivre le diplôme, c'est lui qui fait l'objet d'un point d'accès. En cas de cotutelle, il est obligatoire de faire un accès à l'établissement de cotutelle. Enfin, une bibliothèque qui le souhaite peut également faire (en plus) un accès à une ou des composantes associées au travail universitaire (laboratoire, équipe de recherche, fondation, entreprise, ...). (voir ci-dessous).

Pour chaque accès créé, il est obligatoire d'établir le lien avec la notice d'autorité correspondante, et de créer celle-ci si elle n'existe pas encore.

Cas des doubles-diplômes

• on ajoutera une 711$4295 pour chaque établissement ayant délivré un diplôme.
• Exception si l'un des diplômes est un doctorat : dans ce cas-là, seul l'établissement qui délivre le diplôme de doctorat se voit attribuer un code fonction $4295 (organisme de soutenance). L'établissement qui délivre le second diplôme est signalé comme un partenaire de recherche associé au travail universitaire, avec un code fonction $4985.

Le ou les directeurs du travail universitaire, l'établissement de soutenance et l'éventuel établissement de cotutelle, les membres du jury, ainsi que l'ensemble des organismes liés au travail universitaire ne sont pas mentionnés dans les notices bibliographiques décrivant les versions remaniées dudit travail. Ces notices ne comportent donc pas de 701$4003, 711$4295, 711$4995, 711$4555, 711$4958, 711$4984, 711$4981, 711$4982, 711$4983 ni de 711$4985.

Zones facultatives

On peut également créer des accès 7X1 "responsabilité intellectuelle" pour les partenaires de recherche et les membres du jury.

Voir le j.e-cours Description plus fine des thèses de doctorat. Partie II - Le jury et les partenaires de recherche et Panorama des autorités : Identifiants personnes & structures. Partie 2 : Les identifiants de structures.

Même s'ils restent facultatifs, ces accès sont essentiels pour améliorer la granularité et la richesse des données relatives aux travaux universitaires dans le catalogue Sudoc. Ils sont également garants de la complétude des données attachées aux personnes et aux collectivités.

Récapitulatif des codes de fonction à utiliser pour le catalogage des documents universitaires

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 3. Exemples

 3.1 Mémoire d'Aurian Meunier : document originel, ressource électronique

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 3.2 Mémoire de Mégane Simon : reproduction, ressource électronique

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