Date de création du document : 1999
Date de dernière mise à jour du document : 2004-09-20
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Introduction |
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Etapes à respecter lors d'une session de catalogage |
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Traitement des notices dérivées |
Le Système universitaire de documentation est un système de production de notices bibliographiques ainsi qu' un outil de catalogage partagé, dont le but est de constituer un catalogue commun à l'ensemble des bibliothèques du réseau. Il n'a pas pour autant vocation à se substituer aux catalogues locaux des bibliothèques membres, dont certains besoins sont spécifiques à la gestion locale et quotidienne des documents, et n'ont pas à être pris en compte dans le Sudoc. Ceci peut concerner aussi bien, et de manière non exhaustive, des données "évènementielles" liées par exemple à la gestion du prêt ou de la consultation des documents sur place ou par le biais du prêt entre bibliothèques, des traitements bibliographiques spécifiques, etc.
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Lors d'une session de catalogage, le catalogueur doit organiser son travail en suivant autant que faire se peut les étapes suivantes :
Ce type de recherche peut aboutir à quatre cas :
Si aucune notice correspondant au document n'a été trouvée dans la base de production du Sudoc, il faut rechercher une notice bibliographique non localisée dans la " base d'appui " du Sudoc, qui contient depuis septembre 2004 l'ensemble des notices d'autorités de la BnF et l'ensemble des notices bibliographiques du CGI (Catalogue général des imprimés rétroconverti de la BnF).
Attention : les notices du CGI sont souvent incomplètes et exigent d'être améliorées et mises en conformité avec les règles de catalogage et le format du Sudoc.
Si aucune notice correspondant au document n'a été trouvée dans le Sudoc, il faut rechercher une notice bibliographique non localisée dans l'une des sources externes auxquelles l'ABES est abonnée, via l'utilisation du protocole Z 39-50. Cette notice est alors dérivée automatiquement dans la base de production du Sudoc où elle peut être améliorée avant d'être validée.
Si aucune notice correspondant au document n'a été trouvée, on doit créer la notice ex nihilo. Dans ce dernier cas, il faut se reporter aux recommandations formulées dans le document Richesse et complétude du catalogage en ligne.
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Il est essentiel que l'étape 1 (cf. Manuel d'utilisation de WinIBW sur ce point) soit absolument respectée pour éviter la création de notices doublons dans la base et utiliser au mieux les ressources du catalogue.
Par contre, il convient de remarquer que l'utilisation de la procédure 3/ n'est pas une étape sine qua non de la procédure : le catalogueur ayant vérifié que le document dont il doit créer la description n'est pas déjà identifié dans la base peut effectuer par lui-même la création ex nihilo de la notice s'il estime que le coût en temps d'importation d'une notice comparable en provenance de l'une des sources externes identifiées ne justifie pas la récupération de cette notice.
Compte tenu de la qualité variable des notices récupérées à partir des bases existantes, et des contraintes liées aux opérations d'initialisation, les règles ci-dessous s'appliquent à l'ensemble des notices récupérées lors des étapes 1b, 2 et 3 identifiées ci-dessus, ainsi que pour les notices déjà localisées dans le Sudoc (étape 1a) et dont le statut est inférieur à " x " : cf. Richesse et complétude du catalogage en ligne).
D'une manière générale, et dans l'idéal, ces notices devraient être conformes aux critères de qualité définis dans le document Richesse et complétude du catalogage en ligne. Cependant, si l'on veut que la mise à jour de notices existantes ne soit pas aussi coûteuse en temps que leur création ex nihilo, on s'accordera sur un minimum de modifications à apporter ou à ne pas apporter aux notices en question, comme énuméré ci-dessous.
L'ISBD (G) stipule que :
Il est donc conforme aux pratiques des ISBD que l'ensemble des zones descriptives soit rédigé dans la langue de l'organisme de catalogage. Ces zones n'ont donc pas à être modifiées, même si, dans certains cas, la transcription de certaines informations ne sera pas conforme aux pratiques des normes AFNOR.
L'intérêt d'effectuer, sur les notices, des modifications, ne peut être apprécié d'une manière générale. Cependant, on peut considérer comme inutile de modifier pour les adapter aux pratiques françaises les zones Collation et Numéro international normalisé et du prix.
De même, la traduction des zones de notes n'est pas obligatoire. Cependant, si le catalogueur estime que certaines informations contenues dans les zones de notes ne sont pas compréhensibles par un utilisateur français, et présentent cependant un certain intérêt, elles peuvent être traduites en français. Elles se substituent dans ce cas aux mêmes zones dans la langue originelle.
Remarque : la zone 3 (Zone particulière à certains types de documents) est a priori à classer dans la même catégorie que les zones dont les éléments sont saisis dans la langue ou l'écriture du document traité.
Le rattachement des notices bibliographiques aux référentiels d'autorité du Sudoc s'impose pour les notices dérivées comme pour les notices créées ex nihilo.
Ceci concerne essentiellement les zones de type 6XX ou 7XX pour lesquelles un point d'accès doit être ménagé dans le cas où cette information est pertinente.
Dans les cas où la forme d'autorité retenue ne correspond pas à une notice d'autorité existante, la création d'une notice d'autorité, même minimale, est obligatoire.
S'il n'est pas obligatoire de créer des points d'accès spécifiques pour des zones indexées autres que les zones contrôlées sous autorités, cette création est fortement recommandée. Une attention particulière doit être portée au contenu des termes d'index, qui, pour une notice donnée, peuvent être vérifiées à l'aide de la commande "AFF CLE" de WinIBW (cf. Manuel de catalogage).
Dans le cas où ces entrées seraient erronées, ou incomplètes, elles doivent être modifiées, ceci afin de permettre tout à la fois d'améliorer la qualité de la recherche et de faciliter l'identification et la fusion de doublons potentiels.
Les notices issues des bases existantes, comme les notices importées dans le " réservoir interne ", ont le statut " x " (statut normal). Les notices ayant un statut inférieur à x doivent être améliorées et le statut passé à x.
Les notices ne doivent être passées en statut " v " par le catalogueur que si les conditions suivantes sont remplies :
Dans le cas où l'un ou l'autre de ces points ne pourrait pas être respecté, quelle qu'en soit la raison, le catalogueur doit conserver le statut x.
Pour d'autres commentaires, voir la Table des codes des types de documents et de statuts de la notice.
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