Date de création du document : 2000-05-29
Date de dernière mise à jour du document : 2024-04-17
Le présent document concerne la saisie des notices d'exemplaire correspondant aux publications en série. Dans le Sudoc, est définie comme "publication en série" une notice bibliographique ayant "b" ou "d" en position 2 de la sous-zone 008 $a ("d" signifiant collection, "b" signifiant autres types de publications en série).
La saisie des notices d'exemplaire des publications en série obéit en principe aux mêmes règles que celles qui s'appliquent aux autres types de documents.
Il existe cependant un certain nombre de règles spécifiques, qui concernent essentiellement :
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La sous-zone eXX $b est directement issue du format interne des notices. Elle est présente obligatoirement dans toutes les notices d'exemplaire de tous les types de documents. La clé de sélection peut servir à réaliser des tris lors des exports en différé de notices réalisées à partir de la base du Sudoc.
Le contenu de la clé de sélection, sauf pour les publications en série, n'est pas défini pour l'instant par l'ABES. Les établissements qui le souhaitent pourront, à terme, l'utiliser à toutes fins de traitement en différé de leurs notices. Cependant, et par commodité, cette sous-zone obligatoire est pour l'instant automatiquement générée par le système lors de la saisie de chaque notice d'exemplaire avec une seule valeur, la valeur "x" en première position.
Lors de la reprise des données du CCNPS, la clé de sélection a été utilisée pour conserver deux informations importantes qui n'étaient pas gérées par le format des données d'exemplaire proprement dites.
La continuité avec les collections reprises oblige impérativement à saisir les données pertinentes de la clé de sélection pour toutes les notices d'exemplaire de publications en série directement créées dans le Sudoc, que ce soit par les bibliothèques membres directs du réseau ou par les centres du réseau Sudoc-PS pour les bibliothèques qui relèvent de leur compétence.
Elle contient un "r" pour "reprise" et un "x" proposé par défaut pour "production dans la base". Cette valeur devra être conservée à "x" lors de la création de notices d'exemplaire.
Cette position permet de réaliser des tris sur ce critère : "collection ouverte" = "O"; "collection fermée" = "F".
Cette information est présente seulement dans les données reprises du CCNPS. Elle n'a de sens que si elle est renseignée pour tous les exemplaires (de publications en série) d'un même numéro RCR.
Il est indispensable de continuer à saisir cette information, et de la modifier par exemple en cas d'interruption d'abonnement, de disparition de la publication en série, etc.
Note : Dans certains cas, la valeur de cette position a été générée à "I" par le système pour "Inconnu", quand il n'était pas possible de déterminer la valeur correcte "O" ou "F" lors des opérations de reprise. Autant que faire ce peut, il faut rétablir la valeur correcte lors de la modification de la notice d'exemplaire.
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La zone de la localisation et de la cote est :
| Exemple : | e01 |
| C01 ##$b[Numéro RCR1]$a[1ère localisation dans le RCR1] | |
| C02 ##$b[Numéro RCR1]$a[2ème localisation dans le RCR1] | |
| E01 [Etat de collection pour la 1ère localisation] | |
| E02 [Etat de collection pour la 2ème localisation] | |
| e02 | |
| C01 ##$b[Numéro RCR2]$a[1ère localisation dans le RCR2] | |
| C02 ##$b[Numéro RCR2]$a[2ème localisation dans le RCR2] | |
| E01 41[Etat de collection pour la 1ère localisation] | |
| E02 41[Etat de collection pour la 2ème localisation] |
Deux sous-zones ont été reprises ou générées lors de la conversion des données du CCNPS dans les zones 930 ou CXX :
ATTENTION : Lors d'une création d'exemplaire, 930 $b est généré automatiquement, CXX $b doit être IMPERATIVEMENT saisi.Aucune information sur la communicabilité n'étant disponible dans le CCNPS, une valeur par défaut a été générée, "f = disponible sous forme de reproduction pour le PEB". Il faut modifier cette information si elle ne correspond pas à la réalité de statut de la collection par rapport au prêt entre bibliothèques.
Deux sous-zones sont spécifiques à la gestion des plans de conservation partagée :
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La zone de l'état de collection des publications en série, unités bibliographiques principales, est :
Les sous-zones de la zone EXX sont exactement les mêmes que celles de la zone 955. L'ensemble des règles applicables à la zone 955 l'est pour chaque occurrence de la zone EXX.
Note 1 : la répétabilité de la zone EXX est liée à celle de la zone CXX. Il doit y avoir autant d'occurrences de EXX que de CXX. Ainsi, on ne peut pas créer E02 si C02 n'existe pas (dans la même notice exemplaire).
Note 2 : Conversions des indicateurs : Il est obligatoire d'utiliser les valeurs "41" (ind.1 = 4; ind.2 = 1) pour la zone 955 ou EXX. La conversion du CCNPS, réalisée avant l'implémentation du format des données d'exemplaire, ayant généré les indicateurs "##", il est nécessaire de les corriger lors de la première mise à jour de la zone.
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Il faut obligatoirement renseigner la sous-zone $7 en 955/E01 avec la mention « Lacunes » qui informe d'un état lacunaire de la collection, sans communiquer le détail. Cela peut suffire pour les exemplarisations sous les notices de collections de monographies très présentes dans le fonds de la bibliothèque, sans faire l’objet d’un suivi exhaustif.
Pour avoir plus de détails, consulter « Articulation entre saisie des états de collection et saisie des lacunes : consignes et exemples »
Les zones CXX et EXX sont les seules utilisables par les centres du réseau Sudoc-PS pour le catalogage des publications en série des bibliothèques de leur zone de compétence.
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Les états de collection étaient saisis dans le CCNPS "librement", c'est-à-dire sans l'utilisation de sous-zones structurées comme c'est le cas avec la zone 955 du format des données d'exemplaire du Système universitaire de documentation. Pour permettre le fonctionnement du PEB du Système universitaire de documentation, ces états de collection en texte libre ont été convertis autant que possible dans les sous-zones adéquates de la zone 955.
Dans la mesure où des erreurs de conversion ont été inévitablement commises lors de cette transition, chaque état de collection de périodique doit donc être contrôlé et si nécessaire modifié pour correspondre exactement au nouveau format.
Note : La zone 999 (TXX pour les centres du réseau Sudoc-PS) contient la copie de l'état de collection (ou de l'occurrence de l'état de collection pour TXX) tel qu'il figurait dans le CCNPS avant le transfert dans le Sudoc, et permet donc un contrôle de la pertinence des données converties en 955 (ou TXX).
La sous-zone 980 $a contient les mentions "ouvert", "fermé" ou "inconnu" qui correspondaient à "0", "F", ou "I" en position 2 du $b de la zone eXX au moment de la reprise des données CCNPS. Cette information est inutile et ne peut être mise à jour. La zone doit être supprimée par programme offline dès que possible.
La sous-zone 999 $a (ou TXX $a) contient la copie de l'état de collection tel qu'il figurait dans le CCNPS et permet donc de contrôler et de corriger éventuellement la conversion de l'état de collection. Une fois ce travail effectué, cette zone doit être supprimée.
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