Catalogage des notices d'autorité - Généralités

Dans le Sudoc, le catalogage des points d'accès auteurs et sujets se fait sous contrôle en ligne de notices d'autorité. Le lien entre les notices bibliographiques et les notices d'autorité se fait par le numéro identifiant des notices dans le Sudoc (numéro ppn). Il permet "d'injecter" dans les notices bibliographiques les zones points d'accès des notices d'autorité qui leur sont liées.

De même que le catalogue initial du Sudoc a été constitué à partir de plusieurs sources catalographiques, les notices d'autorité du Sudoc trouvent leur origine soit dans les fichiers d'autorités de la BnF soit dans le fichier des notices FMeSH gérées par l'INSERM.

Ce choix a déterminé un certain nombre de caractéristiques, issues des pratiques de catalogage de la BnF (interprétations des normes, traitement spécifique de certaines informations, ouvrages de référence particuliers, etc.).

Ces caractères "par défaut", s'ils ne sont pas immuables, doivent cependant largement être pris en compte pour éviter que des pratiques propres au Sudoc et éventuellement contradictoires avec celles de la BnF ne rendent rapidement la situation confuse, au détriment du service devant être rendu par ces notices d'autorité et de la qualité des données gérées dans le Sudoc.

L'utilisation de notices d'autorité dans le Sudoc permet de faciliter le travail de catalogage, de recherche bibliographique et de maintenance des données du système :
- en homogénéisant les points d'accès des notices bibliographiques (l'utilisation du numéro identifiant ppn de la notice d'autorité dans les notices bibliographiques dispense de la saisie de la forme préférée du nom de l'entité liée. Elle permet la mise à jour automatique du point d'accès en cas de modification de ce nom préféré dans l'autorité) ;
- en ajoutant en point d'accès toutes les variantes de nom pertinentes pour l'entité décrite (variantes de forme) ;
- en supprimant au maximum les ambiguïtés liées aux homonymies (notes d'information ou de désambiguïsation, mention des sources d'information consultés, liens vers d'autres notices d'autorité) ;
- en facilitant les alignements entre référentiels d'autorité par l'enregistrement d'autres identifiants que ceux du Sudoc (numéros FRBNF, ISNI, VIAF, etc.).

La rédaction du point d'accès autorisé (zone 2XX) d'une notice autorité, information fondamentale de la notice d'autorité, correspond en tout point à la rédaction du point d'accès correspondant d'une notice bibliographique dans un système sans notices d'autorité.

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Les notices d'autorité du Sudoc sont soumises à des traitements différents selon leur origine ou leur type.

- Sujets FMeSH : ces notices sont des traductions en français, effectuées par l'INSERM, des Medical Subject Headings de la National Library of Medicine.
Ce référentiel est donc géré à l'extérieur et indépendamment du Sudoc. Aucun catalogueur n'est habilité à créer de nouvelles notions ou à modifier des données existantes, quels que soient les besoins en catalogage du Sudoc.
Une mise à jour a lieu chaque année.

- RAMEAU : le référentiel d'autorités RAMEAU est géré intellectuellement par le Centre national RAMEAU (BnF). L'utilisation de RAMEAU dans le Sudoc et les besoins d'évolution de RAMEAU qui en découlent font l'objet d'un accord sur un type de gestion dite "coopérative" avec la BnF.
Un catalogueur ne peut ni modifier ni supprimer une notice RAMEAU existante.
Les propositions de création de nouveaux termes/concepts RAMEAU (ou de modification de notices Rameau existantes) font l'objet d'un circuit et de règles spécifiques en accord avec la BnF.

- Autres notices : les notices de personne, de collectivité, de nom géographique (à l'exception des noms géographiques dont le point d'accès autorisé contient une subdivision de sujet ou chronologique relevant du vocabulaire RAMEAU), de titre uniforme et auteur/titre, etc., font l'objet d'une gestion dans le Sudoc dite "autonome".
Un catalogueur habilité peut créer ou améliorer ces notices, quelle que soit leur origine (BnF ou non). La gestion de ces notices ne répond qu'aux seuls impératifs du Sudoc.

Les différents types de notices que l'on trouve dans le Sudoc sont les suivants :

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- Notice de contenu minimal : informations provenant de l'ouvrage catalogué.
* Forme privilégiée du nom de l'entité, identifiée conformément aux normes et règles en vigueur, et permettant d'établir le point d'accès autorisé de la notice.
* Citation de l'ouvrage catalogué comme source des informations présentes dans la notice
* Données codées par défaut

Ce contenu est suffisant pour rendre valide une notice.
Toutefois, en l'absence d'informations plus détaillées sur l'entité décrite, il peut souvent exister des risques de confusion avec des entités homonymes.

- Notice de contenu enrichi :
En plus des informations précédentes,
* Variantes de nom de l'entité décrite, servant à établir des variantes de points d'accès
* Liens vers d'autres notices d'autorité
* Notes
* Zones de sources supplémentaires justifiant les informations présentes dans la notice
* Données codées détaillées

Les informations supplémentaires doivent permettre d'identifier sans ambiguïté l'entité décrite et donc permettre de faciliter le choix du catalogueur et l'orientation du lecteur lors de la consultation du catalogue.

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Les règles énoncées pour les différents types d'autorités sont largement communes avec des règles pratiquées par la BnF. Elles constituent des orientations initiales nécessaires et à entretenir mais susceptibles d'être amendées selon les types de notices concernées, en raison du contexte différent de catalogage.

Les règles de description visent à rassembler de manière exhaustive toute la documentation nécessaire au catalogueur pour rédiger les notices autorités qui seront utilisées dans le Sudoc.

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Le format de catalogage des notices d'autorité du Sudoc s'appuie sur le format Unimarc(A), adapté aux besoins du Sudoc.

Références :
- Le Manuel UNIMARC : format des notices d'autorité, 2ème éd. rev. et aug., 2004, disponible au format pdf dans sa version française sur le site de la Bibliothèque nationale de France.
- La 3ème édition (2009), disponible en anglais uniquement (sous forme imprimée : UNIMARC manual : authorities format / edited by Mirna Willer. - 3rd ed. - München : K.G. Saur, 2009)
- Les mises à jour postérieures à la 3e édition validées par l'IFLA, disponibles sur le site web de l'IFLA.

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En règle générale, la ponctuation normalisée (pour les points d'accès autorisés par exemple) est automatiquement générée par le système à partir de la structure des données en format. Lorsque la ponctuation doit être saisie par le catalogueur, les consignes de catalogage le précisent.

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Le cataloagge dans le Sudoc se conforme autant que possible aux normes de translittération internationales (ISO) pour établir la forme en écriture latine des noms nativement en écriture non latine. Les translittérations différentes établies selon d'autres règles font l'objet de points d'accès de l'autorité en tant que variantes de forme du nom pour l'entité.

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Toute information présente dans une notice d'autorité doit être justifiée par une source au moins : le document pour lequel la notice d'autorité est créée dans le catalogue. Il revient au catalogueur de sélectionner les ressources documentaires les plus pertinentes et les plus fiables qu'il a été amené à consulter pour enrichir la notice d'autorité qu'il catalogue.

Toutes les ressources documentaires apportant des informations pertinentes sur l'entité décrite peuvent être citées comme source de la notice. Ces sources peuvent être d'autres documents présents dans le catalogue, des ouvrages de références (dictionnaires, encyclopédies, ...), des informations recueillies oralement ou par écrit, etc. Les informations nouvelles établies par chacune de ces sources doivent être explicitées et associées aux sources qui les ont fournies. Il s'agit de rendre possible la gestion ultérieure du fichier d'autorité sans avoir à les consulter de nouveau.