Date de création du document : 2012-06-04
Date de dernière mise à jour du document : 2015-11-30

Catalogage des données personnelles dans les autorités Nom de personne

Qu'appelle-t-on "données personnelles"?

La loi « Informatique et libertés du 06/01/1978 modifiée», encadre la mise en oeuvre des fichiers ou des traitements de données à caractère personnel.
Site web de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)

Les données personnelles sont tout ce qui permet d'identifier directement (nom, prénom, sexe, photo) ou indirectement (numéro de sécurité sociale, lieu et date de naissance, ...) une personne.
Elles incluent également les données médicales (radios, compte rendus d'opération, groupe sanguin...) et génétiques (ADN), ainsi que toutes les caractéristiques biométriques (empreintes digitales, iris, rétine, voix...).

Dans le contexte d'un catalogue, la difficulté réside dans le choix des informations qui peuvent être conservées dans les notices d'autorité sans porter préjudice aux intéressés.

Ce qu'on peut mettre dans une notice d'autorité et pour quelles raisons

Un fichier d'autorités décrit des entités bibliographiques.
Les données d'autorité gérées dans un catalogue ont un rôle bibliographique. Elles visent notamment à expliquer ou justifier des choix déterminant, par exemple, le classement d'un nom, la forme préférée d'un nom d'auteur, etc., ou à lever des homonymies (désambigüisation des noms) effectives ou potentielles. Pour ce faire, elles en appellent à des données qui dans d'autres contextes, sont considérées comme des données "personnelles".

Toute donnée personnelle enregistrée dans une notice d'autorité :
  • doit être justifiée explicitement par une source au moins citée dans la notice (zone 810 du format Unimarc)

  • peut faire l'objet d'une demande de rectification ou de suppression de la part de l'intéressé et ce, en dépit du fait que l'information est bien issue d'une source publiée et citée dans la notice


Les recommandations qui suivent revêtent un caractère particulièrement contraignant pour les auteurs en vie

 

Les principales données personnelles qu'il peut être utile (ou qu'on peut être tenté) de faire figurer dans une notice d'autorité sont :

Langue d'expression

Cette donnée explicite la ou les langues dans lesquelles l'auteur a effectivement publié, indépendamment de sa langue maternelle ou de celle dans laquelle il s'exprime quotidiennement.

Exemples :  
- Une personne de nationalité française qui n'a eu l'occasion de publier qu'en anglais, recevra dans sa notice d'autorité un code de langue : "eng". Cette information sera complétée ultérieurement par d'autres codes si la personne publie également dans d'autres langues.
 
- Une personne qui n'a dans le catalogue que des responsabilités "bibliographiques" qui ne s'expriment pas par une langue (par exemple : un musicien, un compositeur, un illustrateur.) n'a pas à se voir attribuer un code de langue.

 

Nationalité

(= pays servant de référence pour le traitement du nom en vue de son classement selon les usages nationaux définis dans le document : Names of Persons. National Usages for Entry in Catalogues. 4th rev. and enl. Edition. Saur, 1996. (UBCIM publications. New series ; 16). ISBN 3-598-11342-0)

On exprime sous la forme d'un code ISO 3166 (de nom de pays) non pas la nationalité de la personne mais le pays dont on suit les règles d'usage pour le traitement et le classement de son nom.

Il faut voir dans ce code une simple référence permettant de déterminer de quelle manière la forme préférée du nom de l'auteur doit être traitée/classée.

Ceci a, par exemple, un impact fort sur le traitement des prépositions composant le nom (particules).

Exemple :  
Georges de Bilder devra être classé sous la forme
- De Bilder, Georges
si on identifie que l'auteur est de nationalité américaine ou s'il n'a publié qu'aux Etats-Unis (ou essentiellement...). On traite alors son nom selon les usages nationaux de classement des noms des Etats-Unis d'Amérique
ou
- Bilder, Georges de
si on identifie que l'auteur est de nationalité française ou s'il n'a publié qu'en france (ou essentiellement...). On traite alors son nom selon les usages nationaux français

 

En l'absence de toute information relative à un "pays de rattachement" de l'auteur, le catalogueur classera un nom selon les règles d'usage du pays dans lequel le document catalogué est publié (ou selon un des pays au choix du catalogueur si le document est publié simultanément dans plusieurs pays). C'est le code de ce pays qui doit être renseigné en zone 102

 

Dates de vie

Cette donnée est facultative. Eventuellement associée dans la vedette à un "qualificatif autres que les dates" (voir 200 $c), elle est utilisée dans l'unique objectif de différencier des homonymes.

On exprime, en zones 103 et 200 $f les dates justifiables par une source d'information publique, et seulement celles-ci.
L'utilisation conjointe de la zone 810 (Source consultée avec profit) est impérative pour toute date de vie saisie dans la notice d'autorité, cette information pouvant être jugée sensible par les personnes concernées.

Toute mise à jour de ces dates doit également faire l'objet d'établissement d'une citation de la source consultée (justification de la date de décès par exemple).

 

Sexe

Cette donnée est facultative. Elle ne doit être renseignée que pour les auteurs dont le prénom est mixte (exemples : Claude, Dominique) ou lorsque l'information s'applique à un nom qui est extérieur à la sphère culturelle du catalogueur et que celui-ci juge utile de la préciser.

L'information doit permettre de distinguer d'éventuels homonymes au sein du catalogue. Elle n'a pas pour visée d'établir un état statistique exhaustif des auteurs décrits dans le catalogue.

 

Notes biographiques

Les personnes décrites dans le fichier d'autorités le sont en tant qu'entités bibliographiques. Les informations saisies en « notes biographiques » doivent porter sur des informations de nature bibliographique : rôle par rapport aux documents publiés (auteur ; préfacier ; illustrateur ; traducteur ; etc.), discipline dans laquelle l'auteur publie, ...

Les notes biographiques (zone 340) doivent être réduites au strict minimum, en particulier pour les auteurs vivants, la notice d'autorité n'ayant pas vocation à se substituer à un CV pour la personne décrite et n'ayant pas non plus une vocation encyclopédique.

La notice d'autorité sera enrichie si nécessaire par les catalogueurs successifs au fil des documents catalogués.

 

Ce qu'on ne doit pas mettre dans une notice

[Cette liste est non exhaustive et susceptible d'être complétée]

Comment répondre à une demande de suppression de données personnelles?

  1. S'assurer que le demandeur est bien la personne décrite dans la notice d'autorité (justificatifs d'identité nécessaires pour donner suite à une demande)

  2. faire préciser au demandeur si les informations peuvent être conservées de façon "non visible" (= non rendues publiques) afin de garantir des éventuelles confusions avec des homonymes.
    Employer la zone 899 en fonction de la réponse obtenue.

  3. Donner suite à la demande de retrait de toute donnée personnelle de la notice d'autorité mais pas des données bibliographiques relevant de la description normalisée des documents. En effet, la notice d'autorité est avant tout une extension du catalogue. Les informations telles que :


    sont purement bibliographiques et doivent naturellement continuer à figurer dans le catalogue

  4. Conserver une trace des demandes de retrait d'informations personnelles

Les sources

Chaque information saisie dans le corps de la notice d'autorité doit être justifiée explicitement par la citation d'une source au moins et de son contenu (810 $a et/ou $b)

.

 

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