Le parrainage⚓
Est considéré comme parrainage les cas où un établissement déployé dans Calames assure l'encadrement et le signalement de fonds de structures qui ont une existence juridique indépendante de l'établissement déployé, et qui ne sont, elles, pas déployées.
Tout établissement déployé qui en a les capacités organisationnelles, financières et techniques peut être parrain.
La décision d’apparaître dans Calames sous une entrée spécifique avec son RCR Calames en propre, ou comme une branche de l'arborescence de l'établissement parrain, sans RCR Calames en propre, appartient aux 2 établissements, parrain et parrainé concernés.
Dans le cas de parrainage, la structure parrainée est un établissement ou une structure de plein exercice, qui n'a aucune dépendance institutionnelle à son parrain. Il peut-être cohérent qu'elle soit identifiée par un RCR Calames propre qui :
lui assure une visibilité publique autonome,
lui permet de bénéficier de statistiques en propre.
L'Abes accepte de créer des RCR Calames pour les établissements parrainés.
Cas n° 1 : le parrainé n'a pas de RCR Calames propre et son fonds est une branche de l'arborescence du parrain, affiché sous le RCR Calames du parrain
Dans ce cas, il ne sera pas possible de lancer une recherche sur les seuls fonds du parrainé : la recherche limitée par établissement ne peut s'appliquer qu'à un RCR
Cas 2 : le parrainé à son RCR Calames propre
Dans ce cas, il ne sera pas possible de lancer une recherche fédérée sur les fonds de ces deux seuls RCR : la recherche est soit limitée par établissement et ne peut s'appliquer qu'à un seul RCR, soit elle porte sur tout le catalogue Calames.
Complément : ⚓
L'établissement parrain peut , dans son arborescence, créer un <archdesc> ou un <c> qui introduit un lien vers le fonds du parrainé, grâce à un <otherfindaid> <p><archref linktype="simple" href="url Calames du fichier du parrainé pertinent">... dans l'esprit de l'exemple 9 du manuel de catalogage)
Le RCR Calames de la structure parrainée doit alors impérativement figurer :
en début d'intitulé des fichiers EAD,
dans les Droits des Propriétés des fichiers EAD
dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>
Réglementaire :
Pour que l'Abes accepte un parainage elle doit en être informée par l'établissement parrain qui a l'obligation de lui faire parvenir copie d'un courrier officiel signé par le parrainé comprenant l'engagement explicite suivant :
« Nous désignons officiellement [tel établissement] déployé comme parrain afin qu'il assure l'encadrement et le signalement de nos fonds d'archives et manuscrits dans Calames, selon les principes d'affichage qu'il a définis avec l'Abes » |
Réglementaire :
Dans tous les cas, le Correspondant Calames de l'établissement parrain est le seul interlocuteur de l'Abes.
C'est donc à lui que sont transmis les logins et mot de passe propres au RCR Calames de la structure parrainée. Il doit lui être garanti un accès complet aux documents EAD des structures parrainées.
Remarque :
Le Correspondant peut décider, pour éviter de devoir se déconnecter de son compte Calames d'établissement parrain pour se reconnecter avec le compte RCR de la structure parrainée, d'ajouter son RCR Calames parrain dans le champ "Droits" des propriétés des fichiers EAD de la structure parrainée.
Dans ce cas, il faut savoir que toutes les personnes de l'établissement parrain, qui travaillent dans Calames, auront accès en lecture et en écriture aux document EAD de la structure parrainée.
Le Correspondant doit donc, lors de la création de nouveaux fichiers EAD, ajouter le RCR Calames propre à la structure parrainée dans les Droits ainsi qu'à l'utiliser dans l'intitulé et les données du repository.
Exemple :
2 structures parrainées :
L'Ecole française d'Extrême-Orient (RCR Calames 751169801) ou Institut d'Etudes slaves (RCR Calames ) sont des structures parrainées par la BULAC (RCR Calames 751139802) : il y a trois entrées distinctes sur la page d'accueil de l'interface publique de Calames.
Exemple :
Dans le cas d'un réseau national, la création d'une entrée unique "France...." permet de regrouper les établissements parrainées. Cette solution permet de faciliter l'identification publique sans provoquer une éclatement trop grand de fonds de taille très variable.
Par exemple l'Ecole nationale des chartes (751029802) parraine le signalement des sociétés savantes regroupées sous un RCR Calames unique correspondant en page d'accueil publique à France. Société savantes (Cths-ENC) (751029803)
Remarque :
Dans des cas exceptionnels où les établissements regroupés sous une même entité juridique, ont chacun une identité forte et une existence publique très autonome de leur établissement de rattachement, il peut être envisagé de maintenir plusieurs RCR Calames publics.
C'est par exemple le cas des différentes bibliothèques (Mazarine, Bibliothèque Thiers, Bibliothèque du Musée Condé de Chantilly) réparties sur le territoire national relevant de la tutelle de l'Institut de France.
Le fonctionnement et les enjeux de gestion sont les mêmes que dans le cas d'un parrainage.