Description archivistique - <archdesc>⚓

La description d'un ensemble se fait selon les mêmes concepts que celle de ses composants et utilise les mêmes balises ; c'est pourquoi la recommandation DeMArch ne traite pas séparément la description de l'ensemble documentaire et celle des documents, auxquelles s'applique le même élément <did> avec ses sous-éléments.

Dans Calames cependant, l'utilisation de quelques éléments au niveau <archdesc> demande des explications complémentaires, du fait qu'ils sont utilisés de manière particulière ou fortement recommandés. Les éléments qui peuvent être utilisés au niveau <archdesc> de la même manière qu'au niveau <c> sont traités uniquement dans le chapitre sur la description des composants.

Remarque

Remarque :

Dans le cas de liaisons entre fichiers, l'élément <archdesc> du fichier lié ne s'affiche pas. Mais pour que l'indexation fonctionne, il doit contenir les éléments d'indexation que l'on veut voir hérités dans le fichier lié, car l'héritage ne peut se faire entre l'élément <archdesc> du premier fichier et les composants du fichier lié.

Il en va de même pour l'indexation dans le cas de fichiers inclus : elle ne peut être héritée d'un fichier à l'autre, donc elle doit être répétée au niveau <archdesc> du fichier inclus (Voir Hiérarchie des fichiers et fichier maître.)

Attribut LEVEL⚓

Le niveau archivistique de l'unité de description s'exprime par l'attribut LEVEL, pour lequel l'EAD fournit une liste fermée de valeurs correspondant aux principaux niveaux archivistiques. L'attribut LEVEL est obligatoire au niveau <archdesc> selon la DTD EAD. Cet attribut n'est actuellement pas exploité par Calames.

Dans l'élément <archdesc>, les valeurs les mieux adaptées sont les suivantes :

  • "fonds" : un fonds est un ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur (personne ou collectivité, publique ou privée) dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection.

  • "collection" : une collection correspond à un ensemble de documents (fonds, dossiers, pièces) réunis par une personne physique ou une collectivité, en fonction de critères communs liés au contenu ou au support : auteur, thème, type de document, provenance, langue, fourchette chronologique. En ce sens, cette valeur correspond à la fois à une collection réunie par un collectionneur ou aux collections d'un établissement.

La valeur "recordgrp", très générale, peut notamment être utilisée dans le cas de tranches de cotes, lorsque l'instance EAD ne correspond ni à un fonds ni à une collection (regroupement non-organique de manuscrits, par exemple lorsque les données d'une collection volumineuse sont réparties entre plusieurs instances).

Remarque

Dans l'outil Calames, la valeur par défaut de archdesc/@level est " recordgrp ".

Toutes les autres valeurs de l'attribut LEVEL sont généralement déconseillées au niveau <archdesc> ; cependant, pour de très gros fonds dont la taille nécessite plusieurs fichiers EAD, on peut éventuellement avoir besoin de "subfonds" ou "series".

Voir aussi : Attributs LEVEL et OTHERLEVEL.

Identification et description - <did> de niveau <archdesc>⚓

Nom et localisation de l'institution de conservation - <repository>⚓

Le nom et l'adresse de l'institution de conservation sont encodés dans un élément <repository>, qui est contenu dans l'élément <did> et peut contenir deux éléments : <corpname> et <address>.

Remarque

Dans la plupart des cas, c'est l'institution de conservation qui est responsable de l'accès intellectuel (traitement des documents et rédaction de l'instrument de recherche).

Dans le cas contraire (externalisation du stockage ou de la communication des archives, archivage pérenne de données électroniques), la localisation physique des unités documentaires doit être précisée dans <physloc>, et les conditions éventuelles d'accès dans <accessrestrict>.

<repository><corpname>⚓

<corpname> est obligatoire ; il contient :

  • le nom de l'établissement sous forme usuelle ;

  • un attribut AUTHFILENUMBER, dont la valeur est le numéro RCR ;

  • un attribut SOURCE, dont la valeur est "Répertoire_des_Centres_de_Ressources" ;

  • un attribut NORMAL, dont la valeur est le nom de l'institution sous une forme normalisée.

Le nom de l'établissement est donc encodé selon le modèle suivant :

<corpname authfilenumber="N° RCR" source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" normal="Nom sous forme normalisée">Nom usuel de l'établissement</corpname>

Attention

La valeur de l'attribut AUTHFILENUMBER est capitale : c'est elle qui est prise en compte pour l'indexation des fichiers, pour l'affichage dans la liste des bibliothèques dans l'interface de recherche et pour l'accès direct par bibliothèque.

Remarque

Dans <repository>, <corpname> ne doit pas contenir d'attribut ROLE (même si de ce fait, pour l'instant, le contenu de <corpname> apparaît souligné dans l'interface de production de Calames).

Si l'attribut ROLE est utilisé, le contenu de <corpname> sera affiché une deuxième fois au haut niveau, précédé du rôle, et pris en compte par l'indexation, donc hérité dans toutes les notices de l'instance. Or aucune valeur de l'attribut ROLE ne correspond à la fonction « organisme responsable de l'accès intellectuel », notion exprimée par <repository>.

<repository><address>⚓

Toutes les coordonnées de l'établissement sont données dans un élément Adresse - <address>, subdivisé en plusieurs éléments Ligne d'adresse - <addressline> qui permettent la mise en page (voir Annexe 1).

La mention du site web de l'établissement peut se faire sous forme de lien hypertexte, en employant l'élément <extref> à la suite immédiate des balises <adress><adressline>.

Exemple

Exemple :

1
<repository><corpname authfilenumber="315552108" source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" normal="Service interétablissements de coopération documentaire (Toulouse). Service du livre ancien">SICD (Toulouse). Service du livre ancien</corpname>
2
<address>
3
<addressline>11, rue des Puits-Creusés</addressline>
4
<addressline>BP 7093</addressline>
5
<addressline>31070 Toulouse Cedex 7</addressline>
6
<addressline>Téléphone : 05.34.45.61.58 ou 61.59</addressline>
7
<addressline>Télécopie : 05.34.45.61.50</addressline>
8
<addressline>Marielle.Mouranche@biu-toulouse.fr </addressline>
9
<addressline>Autre adresse électronique : Agnes.Bach@biu-toulouse.fr </addressline>
10
</address>
11
<extref href="http://bibliotheques.univ-toulouse.fr/81739013/0/fiche___pagelibre/">Accéder au site web du SICD / fonds ancien</extref>
12
</repository>
Truc & astuce

La présence du caractère "@" au sein d'une balise <adressline> permet de générer une fonction supplémentaire à l'affichage. Le bouton « Contacter la bibliothèque » s'affiche alors dans la boîte à outils de toutes les notices publiées de l'instance ainsi renseignée.

Il est recommandé de suivre ce dispositif pour toutes les instances d'un même établissement. Dans l'exemple ci-dessus, le contact privilégié par le système sera la première chaîne de caractères comportant un "@", au détriment des suivantes.

Identification de l'ensemble - <unittitle> et <unitid>⚓

Au niveau <archdesc> l'élément <unittitle> (contenu dans le <did>) est important car dans Calames il s'affiche non seulement sur la page de description du fonds, mais il est aussi rappelé au-dessus de chaque notice.

L'élément <unitid> (avec l'attribut type="cote") est très utile lorsque le fichier correspond spécifiquement à un fonds d'archives. Il ne l'est pas pour un fichier de type supplément du CGM, par exemple (Dans le cadre de la rétroconversion CGM, l'attribut type="cotes_extremes" a cependant été utilisé.).