Règles transversales d'encodage EAD⚓
Bonnes pratiques : source de ces principes génériques⚓
Les principes énoncés ci-dessous ne sont pas tous explicités a priori dans le Guide des bonnes pratiques de l'EAD en bibliothèque, mais ils sont mis systématiquement en œuvre dans les statuts accordés dans le Guide, éléments par éléments, aux attributs, aux éléments parents et aux éléments fils ; voir le tableau de synthèse par élément et attribut du Guide des bonnes pratiques .
Exemple :
<acqinfo>
La non récursivité des éléments EAD⚓
Les Bonnes pratiques interdisent systématiquement l'usage d'un élément comme élément fils de lui-même, à l'exception notable de l'élément structurel composant <c>.
Exemple :
<acqinfo> est interdit comme fils de <acqinfo> : cf. copie d'écran ci-dessus
La non répétition des éléments EAD⚓
Hors éléments d'indexation, les Bonnes pratiques visent à interdire la répétition d'un même élément signifiant pour une même unité documentaire.
Depuis 2024, le tableau synthétique publié sur le site des Bonnes pratiques, explicite peu à peu la règle de répétabilité pour chaque élément.
Exemple :
Si plusieurs informations différentes relèvent de la restriction d'accès, la Bonne pratique interdit la répétition de l'élément porteur de signification 
<accessrestrict> au profit de la répétition, au sein d'un unique <accessrestrict>, de plusieurs éléments enfantsparagraphe <p>.
Si les Bonnes pratiques autorisent la répétition d'un élément descriptif ou de contexte, c'est toujours explicitement précisée et avec une obligation d'usage d'un attribut différent qui justifie la répétition
Exemple :
<extent> : « Lorsque plusieurs indications d'importance matérielle concernent l'unité documentaire, elles sont regroupées dans un seul élément <extent>, sans attribut. Si néanmoins il apparaît nécessaire, dans le contexte d'un établissement, de les distinguer on répète l'élément en utilisant l'attribut TYPE. »
Attention : Spécificité Calames⚓
En raison du fonctionnement de l'interface publique, Calames impose la répétition d'un même élément signifiant quand il y a besoin qu'une partie des informations soit masquée au public avec un attribut audience="internal" car cet attribut n'est pas pris en compte pour le paragraphe <p>
C'est notamment de cas de <otherfindaid>
Eviter le surbalisage⚓
Attention :
Au sein d'un même fichier EAD, ne pas répéter des informations déjà présentes au niveau supérieur, notamment des éléments d'indexation qui sont systématiquement hérités (cf. Annexe 1)
Si l'on rencontre, au sein d'un sous-composant, une information partiellement différente de celle donnée à un niveau supérieur, il est justifié de compléter l'information héritée par une information en propre. Dans ce cas, il ne s'agit pas de surbalisage car l'information encodée vient utilement compléter l'instrument de recherche.
Exemple :
Une même personne peut être encodée en haut niveau avec un <persname> qui a le ROLE de "producteur" et être répétée dans un composant enfant dans un <persname> qui a le ROLE de "destinataire" de correspondance.
Ne pas assimiler, par un usage abusif de certains éléments notamment des points d'accès, des informations qui portent sur les unités documentaires décrites et des informations qui portent sur des documents en relations, pour ne pas altérer l'indexation et entraîner une moindre qualité de la recherche.
Exemple : Ces usages sont interdits⚓
Utiliser un <persname role="070"> (auteur) comme enfant de <bibref> pour encoder un auteur d'un ouvrage cité en bibliographie pourrait laisser croire au public que Calames signale des archives de ce même auteur.
Utiliser un <corpname> (auteur) comme enfant de <originalsloc><p> ou <sepraratedmaterial><p>pour encoder l'établissement qui conserve le document en relation pourrait laisser croire au public que Calames signale des archives de ce même auteur.Ce qui doit être privilégié est l'encodage de la relation au signalement du document en relation dans un <archdesc>
Ne pas encoder des éléments avec des balises non exploitées : une structuration inutilement fine fait perdre du temps lors du catalogage et alourdit inutilement les données.
Le tableau de synthèse par élément et attribut du Guide de bonnes pratiques liste systématiquement, pour chaque élément, l'ensemble des élément fils définis par la DTD EAD et les répartit par statut : [imposé par la DTD], obligatoire, autorisé, autorisé sur projet spécifique, interdit.
Exemple :
Pour l'élément <langmaterial>
Dans Calames ne sont ni indexé, ni affiché au public les éléments interdits ou autorisé sur projet spécifique.
Les éléments autorisés sur projet spécifique peuvent donner lieu à la production de liste par l'Abes.
Ne pas laisser d'élément EAD vide dans une instrument de recherche⚓
Les élément EAD vide doivent être supprimé pour éviter d'alourdir inutilement les processus de publication d'export et de conversion.
Un élément vie est un élément qui n'a ni contenu textuel, ni valeur d'attribut. (le <dao> qui contient des valeurs d'attribut n'est donc pas concerné)