Le Plan de formation explicite les circuits et chartes propres à la gestion de la Formation continue des personnels de l'ABES

A. Le circuit des demandes de formation et de préparation de concours et examens

L'entretien professionnel est un moment privilégié pour le recueil des besoins en formation des agents. Chacun peut cependant les exprimer à tout moment auprès de son supérieur hiérarchique et éventuellement son coordinateur de pôle.

Le responsable de la gestion Formation collecte les besoins, met en forme le Plan annuel de formation, puis met en œuvre les diverses actions en fonction des priorités définies. C'est lui qui vérifie auprès du prestataire la disponibilité de places, qui crée l’événement dans les outils de gestion (PRADA, SyRHA).

L’intéressé passe par PRADA, Circuits administratifs, S’inscrire à une formation, coche l’action concernée pour émettre sa demande.

Le supérieur hiérarchique (responsable de département ou Directeur) du candidat valide ou non la demande d’inscription.

Le responsable Formation ou coordinateur du pôle GAPP valide ou non la demande d’inscription.

Le responsable Formation finalise l’inscription auprès du prestataire.

La convocation peut être émise par la cellule formation ou par le prestataire.

S’il y a nécessité de déplacement, l'agent passe par PRADA, Circuits administratifs, Rédiger un ordre de mission.

A l’issue de sa formation, il

B. La charte de formation

Assiduité

Le stagiaire s’engage à suivre avec assiduité l'action de formation pour lequel il a obtenu une inscription

Avertir par écrit (courriel) le GAPP et son responsable hiérarchique en cas d’absence prévisible à tout ou partie de la formation, quelles qu'en soient les raisons.

D'une part, cette information peut permettre aux animateurs d'ajuster leur intervention et au responsable Formation de convier d’autres personnels en liste d’attente pour la formation concernée. D'autre part, le coût des actions de formation étant lié au nombre de participants, l’absence d’un ou plusieurs collègues peut avoir une influence sur la somme à régler par l’ABES à l’organisme prestataire.

Justifier dûment tout abandon de formation par courrier visé par le chef de service et adressé au responsable Formation. Cette décision a aussi des conséquences sur l'organisation de la session et sur le budget formation.

En cas d’absences répétées, le GAPP fera le point avec l'agent et pourra, en concertation avec le responsable hiérarchique, proposer de mettre un terme à l'action entreprise pour cet agent.

Évaluation

Les actions de formation suivies doivent répondre à des objectifs clairement identifiés.

Elles font l'objet :

D'une évaluation à chaud portant sur le degré de satisfaction des stagiaires.

D'un compte rendu de la formation rédigé par le formateur.

D'une évaluation à froid, entre 2 et 6 mois après la formation, portant sur les acquisitions de compétences et sur le transfert de ces acquis en situation de travail. Elle sera abordée avec le supérieur hiérarchique au cours de l’entretien professionnel / de formation annuel.

L’ensemble de ces évaluations alimente, chaque année, le bilan qualitatif et quantitatif de l’activité de formation continue des personnels.

Partage

A son retour de formation, en relation avec le responsable Formation, le stagiaire est tenu de transférer en interne ses acquis sous la forme jugée la plus adaptée :

Bilan individuel

- Le responsable Formation assure la mise à jour d’une fiche individuelle recensant pour chaque année toutes les formations suivies ou dispensées par chaque agent ainsi que l'utilisation de son crédit d'heures DIF. Cette fiche peut être transmise à chaque agent sur simple demande adressée au GAPP.

- Une fois par an, elle est systématiquement mise à disposition de l’agent et de son supérieur hiérarchique en amont de l’entretien professionnel et de formation.

C. Charte de la préparation aux concours et examens professionnels

Les demandes des agents doivent être validées par le supérieur hiérarchique.

En fonction des besoins exprimés par le candidat, l’ABES lui propose une préparation aux concours qui, selon le calendrier des concours et les impératifs de son service, peuvent être des formations à distance ou en présentiel, à hauteur de 5 jours d’autorisation d’absence par an, et de 8 jours pour une 1^ère préparation.

Formations en présentiel

L’ABES prend en charge les frais d’inscription aux préparations de concours, ainsi que les frais de déplacement éventuels.

Pour accompagner le candidat dans sa démarche de préparation aux concours, l’ABES s’engage à lui proposer un suivi :

- attribution au candidat d’un tuteur ABES qui l’accompagne dans sa démarche de préparation,

- éventuelles sessions d’épreuves blanches balisées sur le temps de travail de l’agent

L'agent s'engage aux mêmes conditions d'assiduité que pour les autres formations.

Formations à distance

Le candidat s’engage à respecter le calendrier des séances de travail et à maintenir un échange régulier avec son organisme de formation (exercices à rendre pour correction). L’ABES se réserve un droit de regard sur ces échanges, et un point régulier sur l’avancée de la préparation aura lieu entre le candidat et son tuteur ou à défaut le responsable Formation. L’agent qui n’aura pas été admis, suite à la participation au concours pour lequel il aura suivi une préparation, pourra bénéficier une seconde fois d’autorisations d’absence pour suivre la même préparation.

Participation aux épreuves

L'agent doit créer la demande via PRADA, Circuits administratifs, Demander une autorisation spéciale d'absence.

A son retour, il doit transmettre au GAPP l’attestation de présence qui lui aura été remise à l’issue des épreuves.

D. Le circuit des demandes de participation à une manifestation professionnelle

Etant donné le contexte de l’ABES, les diverses manifestations professionnelles de son champ d’activité constituent une source précieuse de connaissances et d’expériences. Les demandes pour y participer sont donc gérées de manière analogue à celles des autres actions de formation et comptent au même titre dans le bilan des activités formation menées et suivies.

Identification d’un événement de type séminaire, congrès, colloque, journée d’étude

Le responsable Formation constitue une liste de manifestations professionnelles pour les mois à venir, la soumet à la validation du Comité de direction, qui décide de combien d’agents il souhaite missionner sur chaque manifestation.

Le responsable Formation vérifie la disponibilité du nombre de places envisagé, crée l’événement via l'Intranet dans l’agenda PRADA, sous le statut Séminaire/salon/congrès/conférence, indique dans l’onglet Description le nombre de places décidé par le Directeur et la date limite de dépôt des candidatures

Il adresse un mail à la liste «  tous  », en indiquant le nombre de places ouvertes aux agents de l’ABES et la date limite de dépôt des candidatures.

Participation

L’agent intéressé demande son inscription via PRADA, Circuits administratifs, S'inscrire à une formation.

Cette demande est soumise à la "validation 1" de son responsable.

Le responsable Formation comptabilise le nombre d’agents pour lesquels la demande a été validée par le N+1, il l’indique au Directeur qui effectue un choix parmi les candidats déclarés.

Le responsable Formation, disposant de la liste des agents ayant obtenu l'accord du Directeur, valide définitivement l’inscription ("validation 2"), effectue l’inscription auprès de l’organisateur de l’événement, transmet les convocations et informations utiles, invite les participants via l’intranet.

Chaque agent établit l’ordre de mission correspondant via PRADA, Circuits administratifs, Rédiger un ordre de mission.

A son retour, le participant :

Partage

En relation avec le responsable Formation, le participant est tenu de transférer en interne les informations acquises sous la forme jugée la plus adaptée.

E. Le point sur le Droit Individuel à la Formation (DIF)

Le Droit Individuel à la Formation est un crédit d’heures qui concerne tous les agents, titulaires comme contractuels, si ces derniers ont à leur actif 1 an au moins de services effectifs au sein de l’établissement au 1^er janvier de l’année considérée.

Il peut être mobilisé à la demande de l’agent, avec l’accord de l’administration.

Pour quoi faire ?

Le DIF peut être mobilisé :

pour suivre des actions de formation inscrites au Plan de formation de l'ABES, pour contribuer à l’acquisition de nouvelles compétences.

dans le cadre d’une période de professionnalisation

en complément de certains droits à congés

pour préparer un concours ou un examen (art. 11 et 21)

pour réaliser un bilan de compétences (art. 11 et 22)

pour réaliser une VAE, si l’action est incluse dans le plan de formation et avec l’accord de l’administration. (art. 11 et 23)

Comment le mobiliser ?

Remplir le formulaire spécifique de demande de DIF (voir avec le responsable Formation).

L’administration dispose d’un délai de 2 mois pour notifier sa réponse ; l’absence de notification vaut approbation. Le refus d’une seconde demande sur le même objet ne peut être prononcé qu’après avis de la CPL. L’agent bénéficie alors d’une priorité d’accès au congé de formation professionnelle (art. 11).

Une action de formation sollicitant le DIF peut se dérouler hors temps de service avec accord écrit entre l’agent et l’administration.

A partir du moment où la demande est validée par l’administration, celle-ci s’engage à prendre en charge les frais correspondants.

Calcul du droit à DIF (obligation légale d’informer les agents = droit permanent)

20h / année civile (soit environ 3 jours) pour un temps complet ou un temps partiel de droit. Pour les temps partiels qui ne sont pas de droit et les contractuels présents depuis moins d’1 an dans l’établissement, le calcul s’établit au prorata du temps de travail. Les périodes de détachement, mise à disposition, congé parental, sont incluses dans le calcul des droits.

Consommable par anticipation sous restrictions.

La capitalisation effectuée sur l’année n est créditée en n+1. Les droits non utilisés sont capitalisables durant 6 ans, avec un plafond de 120h.

Transférable.

Peut être pris sur ou hors temps de travail.

Illustration :

1^er janvier 2008 = 10h/agent

1^er janvier 2011 = 70h / agent (10h au titre de 2007 + 20h au titre de 2008 + 20h au titre de 2009 + 20h au titre de 2010)

Possibilité d’utiliser le DIF par anticipation pour un volume égal au montant des droits acquis, dans un plafond de 120h.

Une exception : dans le cadre d’une période de professionnalisation, un "bonus" (et non pas "avance") de 120h vient s’ajouter aux 120h déjà mobilisables.

Sont exclues du périmètre de mobilisation du DIF

les actions de formation statutaire

les actions d’adaptation immédiate au poste de travail (type 1)

le congé de formation