| Travailler à l'Abes |
L’accès à l’ABES (parking et entrée dans le bâtiment) nécessite un badge. Les badges sont obtenus auprès de l’administration de l’Agence. Ils sont nominatifs et d’usage strictement personnel.
L'ouverture de la porte d'entrée de l'ABES se fait par badge magnétique et n'est possible qu'à l'intérieur de la plage horaire unique 7h30 – 19h45 du lundi au vendredi, sauf jours fériés et période estivale où les horaires peuvent être modifiés (fermeture à 18h45 au lieu de 19h45).
Si un agent désire travailler en dehors de ces horaires pour raison de service, il doit le signaler à son responsable de Département et à Nicolas BRANCHARD ou, en son absence, à Martine BRUNET (voir consignes de sécurité).
Attention, l'entrée à l'ABES en dehors des horaires indiqués ci-dessus déclenche une alarme et l'intervention d'une société de gardiennage.
Système de gestion du temps (lecteur de badge BODET)
Référents : Nicolas BRANCHARD et Raphaëlle JULLIARD
La lecture du badge se fait en l'approchant à quelques centimètres du lecteur. Le lecteur de badge est équipé d'un écran qui peut afficher simultanément 2 informations. Au repos, l'heure et la date du jour s'affichent. Lors d'un pointage, l'écran affiche le mouvement (ENTREE ou SORTIE) et l'identité du porteur de badge.
Chaque agent dispose d'un accès personnel intranet au logiciel de gestion du temps .
Par défaut, l'identifiant d'un nouvel utilisateur est son nom (en majuscules ou en minuscules, sans les accents) et le mot de passe son prénom.
Journée normale: Arrivée entre 7h30 et 12h et Sortie entre 15h et 19h45
Le calcul des temps de présence se fait par contact du badge avec le lecteur à chaque prise et fin de service. Le système affecte automatiquement et alternativement l'attribut ENTREE et SORTIE à chaque pointage espacé de plus de 2 minutes. Dans ces conditions, un oubli débouche sur un nombre impair de pointages en fin de journée, donc une anomalie. Régulièrement, le secrétariat édite les anomalies et en informe les personnes par messagerie. Ces anomalies doivent être corrigées via le formulaire en ligne dans l’Intranet PRADA, Circuits administratifs, Ajuster ses horaires.
Le pointage en sortie est obligatoire, y compris à l'heure du repas pour les agents qui mangent à l'extérieur. Il est possible d'avoir 2, 4 ou 6 pointages dans la journée.
Le personnel doit être présent dans l'établissement avant 12h et après 15h. S'il est absent avant 12h pour la matinée ou après 15h pour l’après-midi, il doit fournir une demande de congé d'une demi-journée, même s'il a fait plus de 6 heures dans la journée, par exemple de 13h à 19h15.
Repas : le système est paramétré de sorte qu'une absence de 45 min. minimum, dans la tranche 11h-15h, est déduite du temps de présence. Cette retenue est automatique, que l'on ait ou non passé son badge et même si on l'a passé pour une absence inférieure à 45 min.
Exemple : Un agent arrive le matin à 8h30, mange sur place et sort le soir à 17h. Il a fait 8h30 de présence, le logiciel déduit 45 min pour le repas mais comme il a fait plus de 6h, le logiciel ajoute 20 min, ce qui totalise finalement 8h05 de présence pour BODET.
Conséquences de la retenue automatique entre 11h et 15h :
- si on sort à 14h15 ou avant, aucun débit n'est effectué (45 min entre 14h15 et 15h)
- si on sort à 14h30, débit de 30 min (30 min entre 14h30 et 15h)
- si on sort à 15h ou après, débit de 45 min
45 minutes de travail sont décomptées aux agents présents entre 11h et 15h qui ne sortent pas de l'ABES : c'est le temps légal minimum pour la pause déjeuner. Si un agent sort manger de 12h à 12h35, BODET va lui décompter les 35 minutes de son absence plus 10 minutes forfaitaires pour arriver à 45 minutes.
Si un agent sort faire des courses entre 12h et 12h25, il ne dispose plus que de 20 minutes pour manger puisque BODET considère que les 25 minutes de non présence sont du temps imparti au déjeuner. Le logiciel a déjà décompté les 25 minutes de son absence et va y ajouter 20 minutes pour arriver au forfait de 45.
Si un agent arrive à 11h45, il n'a pas droit à une pause déjeuner sur le temps de travail (il doit dépointer). En effet, BODET considère que le temps pour déjeuner va de 11h à 11h45, puisqu'il n'était pas présent à ce moment, donc aucun forfait n'est retiré.
Si un agent arrive à 11h20, il ne dispose que de 25 minutes pour manger sur place (à moins de dépointer au-delà de 25 minutes).
Enfin si un agent travaille de 10h à 15h et sort à 15h10 pour manger en dépointant, 45 minutes lui seront décomptées tout de même. S'il est resté de 11h à 15h pour raisons impératives de service (réunion par exemple), il peut demander une récupération des 45 minutes décomptées.
Référent : Le secrétariat est votre interlocuteur pour les questions liées aux missions.
Toute mission doit être autorisée par avance par le supérieur hiérarchique puis par le Directeur sur présentation d'une convocation. Le mode de transport peut être déterminé par la direction en fonction des circonstances particulières à la mission.
Tout agent se déplaçant dans l’exercice de ses fonctions doit être en possession d’un ordre de mission signé par le Directeur. Les temps de déplacement nécessités par l'accomplissement de la mission sont considérés comme du temps de travail. Le temps de transport est augmenté d'une heure aller-retour (2 heures pour l'avion). Une absence pour mission est générée dans BODET à partir de l’ordre de mission.
Quand la mission a lieu hors de l'Hérault, au nombre d’heures calculé en fonction du temps officiel de déplacement nécessité par la mission, s’ajoute le temps prévu pour le déplacement, augmenté d’1 heure (2 heures pour l’avion). Ces heures sont calculées et rentrées manuellement par le secrétariat au moment où la comptabilité émet le mandat pour le remboursement des frais de mission. Le logiciel ajoute instantanément ces heures comme temps de travail à la balance.
Si la mission est de moins d'½ journée, il faut prévenir le secrétariat au moment du départ puis régulariser avec une fiche de demande d'ajustement d'horaires.
Si la mission dure plus d’une ½ journée, y compris à Montpellier, il faut rédiger un ordre de mission.
Une procédure spécifique est communiquée à tous les agents qui s’absentent pour participer aux journées ABES ou aux séminaires.
Exemple : un agent a une réunion à Montpellier de 14h à 17h. Il vient le matin, pointe ENTREE à 8h et SORTIE à 12h30. Le lendemain, il fournit une demande d'ajustement d'horaires (formulaire en ligne dans l’Intranet PRADA, Circuits administratifs, Ajuster ses horaires) sur laquelle il indique la durée effective de sa mission (ici de 14h à 17h). 7h30 seront comptabilisées pour la journée.
Réunion au CINES : par souci de commodité, l'agent ne pointe pas en SORTIE pour aller en réunion au CINES et revenir ensuite à l'ABES. Dans ce cas, il est indispensable de prévenir le secrétariat. Si l'agent ne revient pas à l'ABES, il doit passer au préalable son badge en SORTIE et fournir le lendemain une demande d'ajustement d'horaires avec la durée de la réunion.
Comment remplir votre Ordre de mission ?
Le formulaire Ordre de mission est à compléter via l’Intranet, Circuits administratifs, Rédiger un ordre de mission. Il est ensuite validé électroniquement par votre supérieur hiérarchique (statut "validé 1") avant d'être imprimé par le secrétariat qui le propose ensuite au visa de la Direction (statut "validé 2").
Pour faciliter la commande des billets et vous permettre de mieux anticiper sur votre agenda, il est recommandé d’effectuer votre demande dès que vous avez connaissance de la mission à effectuer, au moins une semaine avant la mission.
Une fois l'ordre de mission signé par la Direction, le formulaire vous est remis sous forme papier. Dans tous les cas, votre ordre de mission doit être signé par la Direction avant votre départ. L'ordre de mission est une autorisation d'absence par le Directeur, un accord préalable de prise en charge financière, et garantit au missionnaire la couverture des accidents du travail éventuels.
Le billet de transport est fourni par messagerie sous forme électronique ou, sur demande expresse, en version imprimée.
Votre absence prévue pour mission est saisie dans BODET suite au visa de la Direction (statut "Demande saisie dans BODET") et visible sur l’agenda partagé.
Sur l'ordre de mission, dans la rubrique "Informations administratives" / "Nomenclature analytique", sélectionner obligatoirement dans le menu déroulant l'application ou la fonction liée à votre mission. Si votre déplacement concerne plusieurs missions, choisir la Nomenclature analytique de la mission la plus longue.
Très important : Joindre obligatoirement la convocation correspondant à votre mission ou tout document concernant cette mission en fichier attaché, si nécessaire en la numérisant.
Rubrique "Observations et demandes particulières" : indiquer les demandes d'autorisation particulières (ex : utilisation du taxi, départ anticipé ou retour retardé pour raisons personnelles...) ou la demande de fourniture de billets sous forme papier.
Si votre mission se déroule à l'étranger, des formalités supplémentaires peuvent être nécessaires, il faut donc en faire la demande suffisamment à l’avance (au moins 1 mois avant).
Comment se faire rembourser les frais de mission ?
Pour les demandes de remboursement et la mise à niveau de votre compte horaire dans le logiciel BODET, vous devez utiliser exclusivement le formulaire accessible à partir de l’Intranet PRADA, Circuits administratifs, Saisir votre retour de mission (horaires & frais). Il s’agit d’un document Excel comportant des formules de calcul automatique (pages 3 et 4 de l’ordre de mission). Une fois remplies, ces deux pages sont à imprimer, à signer et à remettre au secrétariat.
Au retour de mission, remettre au secrétariat :
l’ordre de mission signé (pages 1 et 2)
la convocation (obligatoire)
l’état de frais complété et signé (pages 3 et 4)
les billets de transport
les justificatifs éventuels (facture d'hôtel, tickets RATP, péage, parking, taxi...)
Si votre véhicule personnel a été utilisé pour se rendre sur les lieux de la mission, la photocopie de votre carte grise et police d’assurance
Le secrétariat vérifie le calcul des frais et la présence des justificatifs. En cas de problème, vous êtes informé directement ou par messagerie, ce qui diffère de 24 h la transmission au pôle Finances Achats. Une fois le dossier transmis, le virement intervient sous 8 à 10 jours environ.
Parallèlement, vous êtes informé du nombre d’heures de récupération éventuelle qui sont ensuite créditées sur votre compte dans le logiciel BODET.
Attention, seuls les frais justifiés seront pris en compte.
Transports publics
Indiquer dans le tableau les dates et heures réelles de trajet (telles qu'elles sont portées sur les billets). La mission commence à l'heure de départ de la résidence administrative (domicile ou ABES) et se termine à l'heure de retour à cette même résidence. Un délai forfaitaire d'une demi-heure est donc pris en compte avant l'heure de départ et après l'heure de retour. Ce délai est porté à une heure en cas d'utilisation de l'avion.
Il est impératif de bien indiquer la date et l’heure de début de mission et la date et l’heure de fin de mission sous le tableau. Ces informations permettent ensuite de déterminer le nombre d’indemnités de restauration auxquels vous avez droit en fonction de ces horaires.
Exemple d’une mission à Paris d’une journée:
Votre départ de Montpellier est le 15/01 à 6h23 (TGV)
Votre retour à Montpellier est le 15/01 à 20h46 (TGV)
La date et l’heure de début de mission : 15/01 à 5h53 (= 6h23 – 30 mn).
La date et l’heure de fin de mission : 15/01 à 21h16. (=20h46 + 30 mn)
Ceci vous donnera droit au remboursement du repas dU midi et du soir.
Si les heures de réunion ne figurent pas clairement sur la convocation, il faut les indiquer sur cette page avant les observations.
Cas particulier :
Si vous avez voyagé à d’autres dates ou heures que celles indiquées sur le billet, le signaler avec le motif dans la rubrique "Observations" dans laquelle vous ferez également mention de tout fait permettant de comprendre vos demandes de remboursement.
Ex : en cas de grève des transports pendant votre mission, vous pouvez prendre un billet de train et demander son remboursement. En cas de retard des transports, vous pouvez déclarer une heure d'arrivée plus tardive que le cadre de la mission : il faut alors l'indiquer de manière explicite.
Vous avez droit au remboursement des frais de transport durant votre mission. Indiquez les frais de taxi (avec autorisation préalable), RATP, péage, parking, ou utilisation de votre voiture personnelle. Joignez impérativement les tickets accompagnés des reçus (sauf si le tarif est inscrit sur le billet ou de notoriété publique tel que celui du métro).
Cas particuliers :
En cas d'utilisation de votre voiture personnelle : une autorisation préalable est nécessaire, ainsi qu’une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée la responsabilité personnelle ainsi que la responsabilité de l’Etat. Indiquer le nombre de kilomètres parcourus et se référer au taux des indemnités, joindre une photocopie de la carte grise et de la police d’assurance.
Une autorisation préalable est également nécessaire pour l’usage du taxi. Des coupons de taxi sont disponibles au secrétariat.
Indemnités forfaitaires(France)
Mode de calcul pour le nombre de repas et de nuitées :
indemnité pour le repas de midi : vous devez être en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures (forfait : 15,25 € au 1/06/02).
indemnité pour le repas du soir : vous devez être en mission pendant la totalité de la période comprise entre 18 heures et 21 heures pour le (forfait: 15,25 € au 1/06/02).
Pour un repas pris dans un repas administratif, forfait est de 7,62 €.
indemnité de nuitée : vous devez être en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures. Les remboursements ne sont pas forfaitaires, ils correspondent au montant réel dépensé dans la limite de plafonds qui s’élèvent à 100€ pour Paris et à 80€ pour la Province (au 01/01/2010). Fournir obligatoirement avec l’état de frais la facture de l'hôtel comprenant le cas échéant le petit déjeuner.
Lorsque le repas est compris dans la prestation (formation, congrès…) il faut le préciser sur le formulaire de gestion « retour de mission ».
Pour avoir droit au remboursement d’un repas de midi, il faut être en mission entre 11h et 14h (au diner entre 18h et 21h). Ce qui veut dire que si vous partez par un train à 11h45 de Montpellier, vous n’avez pas droit au remboursement du repas du midi. L’heure de début de la mission étant 11h15.
Indemnités forfaitaires (Etranger)
Il s'agit d'un forfait journalier dont le montant est variable selon le pays. Le service administratif complétera les états de frais dans ce cas précis.
Précisions : une journée s'entend comme la tranche horaire allant de 5 h. à 0 h.
Lors d'une mission à l'étranger, le calcul du nombre d'indemnités journalières débute à la date et heure d'arrivée dans l'aéroport de débarquement permettant d'accéder à la ville de mission et s'arrête à la date et heure de départ de l'aéroport desservant la ville de mission. En revanche, vous pouvez demander un remboursement pour le trajet de Montpellier à l'aéroport desservant la ville de mission.
Ex : un agent part en mission à Montréal. Il prend l'avion à 17 h pour Paris où il doit passer la nuit avant de prendre l'avion le matin pour Montréal. Cet agent a droit à une indemnité de repas et de nuitée en France plus des indemnités journalières au Canada, puis de nouveau des indemnités repas et nuitée en France s'il y a un deuxième transit obligatoire à Paris. Si le trajet est direct entre Montpellier et Montréal, aucune indemnité n'est versée puisque la restauration est assurée dans l'avion.
En cas de déplacement long ou coûteux, notamment à l’étranger, il est possible de demander une avance. Vous devez utiliser exclusivement le formulaire accessible à partir de l’Intranet, Circuits administratifs, Saisir votre demande d’avance sur frais mission. Après l’avoir imprimé et signé, vous le remettez au secrétariat qui le joindra à l’ordre de mission correspondant à signer par la Direction.