Date de création du document : 2012-06-04
Date de dernière mise à jour du document : 2022-10-14
Un fichier d'autorités décrit des entités bibliographiques. Les données d'autorités gérées dans un catalogue visent notamment à expliquer ou justifier des choix, par exemple la forme préférée d'un nom d'auteur, ou à lever des homonymies effectives ou potentielles, pour apparier correctement les ressources. Pour ce faire, elles en appellent à des données qui dans d'autres contextes, sont considérées comme des "données personnelles".
Une "donnée personnelle" recouvre toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, que ce soit directement (nom, prénom, sexe, photo) ou indirectement (numéro de sécurité sociale, lieu et date de naissance, ...). La notion est donc très large.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne depuis 2016. Ce règlement européen s’inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et renforce le contrôle par les citoyens de l’utilisation qui peut être faite des données les concernant. L'Abes doit s'y conformer. Responsable du traitement de données personnelles, l'Abes déclare leurs finalités dans le registre ad hoc, et dispose d’un délégué à la protection des données.
 Toute donnée personnelle enregistrée dans une notice d'autorité :
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Les principales données personnelles qui peuvent figurer dans une notice d'autorité sont :
Elles sont présentes dans les notices notamment du fait de l'application du code de catalogage RDA-FR lorsque certains éléments sont considérés comme fondamentaux.
On exprime la langue associée à la personne sous la forme d'un code langue dans la zone 101.
Cette donnée explicite la ou les langues dans lesquelles l'auteur a effectivement publié, indépendamment de sa langue maternelle ou de celle dans laquelle il s'exprime quotidiennement.
Une personne qui n'a dans le catalogue que des responsabilités bibliographiques qui ne s'expriment pas par une langue (par exemple : un musicien, un compositeur, un illustrateur) ne reçoit pas de code de langue.
On exprime le nom de pays associé à la personne sous la forme d'un code pays dans la zone 102.
Conformément à RDA-FR, § 9.10.1 (Instructions de base sur l’enregistrement du pays associé à la personne), on indique en priorité le pays dont la personne possède la nationalité. A défaut, trois autres possibilités sont à étudier successivement pour la renseigner :
Si on ne dispose d’aucune de ces informations : choisir la valeur « Pays inconnu » code XX.
On exprime les dates à la fois en zone de données codées 103 et dans le point d'accès en 200 $f.
L'Abes préconise de renseigner cette information de manière systématique afin de mieux identifier les homonymes. En outre, la date de naissance et la date de décès sont considérées comme des éléments fondamentaux par RDA-FR.
On cite les dates certaines quand on en dispose, à défaut on indique le siècle.
On exprime le sexe en zone de données codées 120 à l'aide de 3 valeurs possibles : a pour féminin, b pour masculin et u pour indéterminé.
Cette donnée est facultative. L'information peut permettre de distinguer des homonymes au sein du catalogue : elle est donc très utile pour les auteurs dont le prénom est mixte (exemples : Claude, Dominique) ou lorsque l'information s'applique à un nom qui est extérieur à la sphère culturelle du catalogueur.
Les informations saisies en tant que notes biographiques dans la zone 340 doivent porter sur des informations de nature bibliographique : le rôle par rapport aux ressources décrites publiés (par exemple : auteur ; illustrateur ; traducteur ; interprète ; réalisateur ...), la discipline dans laquelle l'auteur publie, etc.
Elles n'ont pas de vocation encyclopédique et ne constituent pas le CV de la personne décrite.
La notice d'autorité sera enrichie si nécessaire par les catalogueurs successifs au fil des ressources associées.
Les données sensibles telles que définies par le RGPD forment une catégorie particulière des données personnelles : ce sont des informations qui révèlent la prétendue origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.
Elles n'ont pas vocation à figurer dans des notices d'autorité.
Le règlement européen interdit de recueillir ou d’utiliser ces données, avec quelques exceptions :
On ne mentionne pas non plus les coordonnées personnelles ou professionnelles (adresse postale, électronique, numéro de téléphone, etc.) ni les liens familiaux (fils de ... ; marié à ... ; etc.).
Chaque information saisie dans le corps de la notice d'autorité doit être justifiée explicitement par la citation d'une source au moins et de son contenu (zone 810 $a et/ou $b).
Les demandes sont reçues et traitées soit directement par l'Abes, soit par les correspondants autorités, notamment via l'assistance déportée.
Voici la procédure à suivre :
Il n'y a pas lieu de modifier les notices bibliographiques liées.
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