Les identifiants⚓
Les identifiants, attribués par Calames, constituent une donnée essentielle pour assurer la cohérence de la base de données et assigner des URL publiques et, dans la mesure du possible, pérennes, aux différents niveaux descriptifs.
Ces identifiants doivent donc être uniques et stables.
Conseil : L'identifiant : un repère pratique⚓
Les identifiants sont un outil privilégié d'identification des documents ou composants EAD dans les échanges avec l'équipe Calames de l'Abes
Attention : Veillez à bien distinguer⚓
- le numéro de fichier ou clé des documents EAD, qui est une propriété définie hors EAD,
- les identifiants de composants, qui sont une valeur de l'attribut ID de l'élément <c> définie par la DTD EAD
La clé de fichier⚓
Lors de la création d'un nouveau document EAD dans Calames, le système attribue automatiquement une clé. C'est un numéro d'ordre, qui s'incrémente automatiquement indépendamment du RCR Calames créateur du fichier. La clé apparaît :
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Attention :
Il est interdit de la modifier !
Une fois le document EAD publié pour la première fois, l'URL publique d'accès direct à ce document EAD précis est construite avec cet identifiant précédé du préfixe « FileId- »
L'url commune est ainsi construite : https://calames.abes.fr/pub/#details?id=FileId-307.
L'url stable correspondante est : https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId-307
L'url est indépendante des identifiants des fichiers parent et maîtres (inclusion) : elle est donc maintenue, même en cas de déplacement du fichier dans l'arborescence.
L'attribut ID de composant <c>⚓
La structure de l'identifiant⚓
Chaque composant possède un identifiant, l'attributID du <c>.
Lors de la création d'un nouveau <c> dans Calames, le système attribue automatiquement un identifiant (ID) dès le premier enregistrement.
Il se compose :
du préfixe "Calames-"
d'un horodatage AAAAMMJJHHMMSS
Attention : avant mars 2022 les mois et jours étaient codés chacun sur 1 caractère pour les 9 premiers mois de l'année et les 9 premiers jours de chaque mois, puis sur 2 caractères
Exemple : 202112 pouvait signifier décembre 2021 ou le 2 janvier 2021
d'un numéro incrémentiel
Remarque : Utilisation pour les statistiques⚓
En raison de sa structure, le début de l'identifiant attribué par Calames au composant sert de référence de date de création dans la production des statistiques produite par l'Abes ou par Visio_controle.
Une fois le document publié pour la première fois, l'URL publique d'accès direct à ce niveau descriptif précis est construite avec cet identifiant.
L'url est indépendante des identifiants des composants parents ou de la clé du document EAD parent : elle est donc maintenue, même en cas de déplacement du composant dans l'arborescence.
Attention :
Evitez de générer de nouveaux identifiants pour des composants déjà publiés et simplement déplacés dans l'arborescence, de manière à maintenir les urls qui les identifient déjà sur le web.
Les conséquences sur les identifiants lors de la manipulation des composants⚓
En cas de manipulation au sein de Calames⚓
Lors des opérations sur les <c> qui peuvent supprimer des <c> ou en dupliquer, le système introduit des mécanismes de sécurité :
- Tout copier-coller d'un <c> réalisé à partir de l'arbre (volet de gauche) supprime les ID ; au moment du coller, un nouvel ID est attribué au <c>.
- Tout couper-coller (à partir de l'arbre ou directement dans le volet central d'édition XML) laisse les ID en l'état.
Attention : Vigilance sur les copier-coller dans l'éditeur XMetal⚓
Vous devez être particulièrement vigilant en cas de copier-coller (CTRL+C / CTRL+V) au sein du volet central de l'éditeur XMetal, afin de ne créer aucun potentiels doublons d'ID.
En effet si vous copiez depuis le pavé central un <c> déjà publié que vous le collez avant dans l’arborescence du même fichier, le système lors de l’enregistrement modifie le second ID rencontré donc l’ID du <c> copié déjà publié.
Si vous les détectez lors de la vérification des doublons, veillez à bien provoquer la création de nouveaux ID pour les composants nouveaux et non pour les composants copiés déjà publiés.
En cas d'identifiants extérieurs préexistants⚓
En cas d'import ou de copier/coller depuis une source extérieure, le système ne vérifie pas l'unicité des ID présents dans des fichiers ou fragments importés : Calames les enregistre sans les modifier.
Si les composants importés n'ont pas de valeur d'attribut ID du <c>, Calames leur attribue un identifiant automatiquement.
C'est la raison pour laquelle les ID attribués dans le CGM (exemple MAZA10002) ou dans PALME sont encore présents dans Calames.
Attention : Si les identifiants préexistent, s'assurer qu'ils sont uniques à l'échelle du réseau Calames voire plus largement.⚓
La composition des ID exogènes ne doit employer que les caractères qui permettent la génération sans problème de permaliens : lettres, chiffres et tirets.
Afin que les identifiants des composants soient suffisamment longs et discriminants, il est conseillé de supprimer les identifiants courts et sans valeur de gestion des fichiers importés. Pour provoquer l'attribution d'identifiants Calames, à un document EAD importé, il faut utiliser l'export Kill-id puis le réimport.