Concevoir son arborescence⚓
1_ L'arborescence globale de l'ensemble des fonds d'un établissement (tous les fichiers EAD)⚓
La conception de l'arborescence d'un établissement dans Calames consiste principalement à définir une logique d'organisation entre le fichier maître, unique, qui est la porte d'entrée de la navigation depuis la page d'accueil de l'interface publique dans l'ensemble des collections de l'établissement et les instruments de recherche (fichiers) EAD décrivant les fonds eux-mêmes, et la mettre en œuvre par le jeu des fichiers sous-maîtres et des inclusions entre fichiers EAD. (cf. les différents types de fichier EAD dans le manuel de catalogage)
Viser un équilibre entre la fidélité à la nature des fonds et la lisibilité pour le lecteur
Trouver une logique que le lecteur peut déduire
Anticiper l'élargissement de la couverture du signalement (nouveau type de support, nouvelles bibliothèques, nouveau partenaire, nouvelles sources) et l'enrichissement des fonds
Exemple : Quelques logiques types d'organisations (générales ou partielles)⚓
Par producteur : exemples Sciences po, MNHN
Typologique : exemples Musée Curie, MNHN
Thématique : exemples Château de Chantilly, MNHN
Topographique (ordre des cotes) : exemples Sainte-Geneviève, MNHN
Alphabétique : exemples Autographes de la Collection Moulin - Académie française (Paris Académie Française), MNHN
Chronologique : exemples Affiches (La contemporaine), Fonds photo du musée Curie
Dans l'interface publique : le nombre fichiers inclus dans un fichier parents est mentionné sous la forme « x composants »
Procédure : Etape dans la conception⚓
2_ Quand créer un nouveau document EAD⚓
Les principes qui président à la décision de créer un nouveau fichier EAD sont énoncés dans les règles de catalogage
3_ L'arborescence EAD interne au document EAD⚓
Conformément au principe archivistique de respect l'intégrité du fonds, l'organisation du <archdesc> et des <composants <c> reproduit l'organisation intrinsèque conçue ou utilisée par le producteur ; les valeurs d'attribut LEVEL et OTHERLEVEL explicite la niveau dans la hiérarchique
Dans le cas des regroupements artificiels (collections) l'organisation doit respecter un classement explicite et utilisable par le lecteur : ainsi un classement par cote présuppose que le lecteur connaît la cote pour retrouver le composant de l'unité documentaire lors d'une recherche par navigation.
Dans le cas de collection de documents isolés, formant collection (exemple collection de manuscrits), pour faciliter la consultation du catalogue, éviter l' « effet râteau » des rétroconversions CGM : avoir plus de 3000 composants de même niveau dans la hiérarchie rend la navigation par l'interface publique peu commode (affichage par pages web de 50 composants enfants maximum). Il peut alors être pertinent de trouver un ou des critères de création de sous ensemble moins volumineux donc plus facilement appréhendables dans l'interface publique.
Exemple l'organisation du signalement par langue des manuscrits la BNU Strasbourg
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Les intitulés doivent être explicites : ils seront à saisir dans les <unittitle> des <archdesc> des différent fichiers
Au sein d'une fratrie, ils doivent obéir à la même structure et logique de précision : si pour une première branche précise le ou les types de document et le lieux de conservation, la même structure doit a priori être conservée pour les autres branche de même niveau.
Voir manuel de catalogage sur le contenu du fichier maître
Voir manuel de catalogage sur le contenu des fichiers sous-maître
Voir le manuel de l'outil sur la définition d'inclusion.