Quand créer un nouvel instrument de recherche EAD ?⚓

La description d'un fonds, ensemble identifié et organisé, donne lieu à la création d'un nouvel instrument de recherche (soit un fichier) EAD.

Dans un contexte de développement des échanges de données (exports, moissonnages plus ou moins ciblés, etc.) il est recommandé de créer un nouvel instrument de recherche EAD spécifique même pour les fonds de faible importance.

Un manuscrit isolé ne doit pas faire l'objet d'un nouveau fichier EAD spécifique.

On considère le document isolé comme faisant partie d'une collection de l'institution concernée, et c'est cette collection ou sous-collection dans son ensemble que décrit l'instrument de recherche EAD.

L'organisation du signalement des « collections » au sens de réunion « artificielle » d'unités documentaires sur un critère commun (par opposition à « fonds d'archives »), qui ne sont pas soumises au principe archivistique de respect des fonds, doit être la plus lisible possible pour le lecteur.

Elle peut légitimement évoluer et amener la création ou la réorganisation interne d'un instrument de recherche existant, y compris s'il est issu de la rétroconversion (CGM ou PALME).

La décision de réorganisation doit cependant être pesée afin

• d'évaluer l'amélioration pour le public au regard de la somme de travail nécessaire,

• de garantir la pérennité de l'organisation visée et sa capacité à intégrer, sans nouveau bouleversement, les évolutions probables du fonds, et éviter ainsi des changements continus de structure.

Un instrument de recherche EAD spécifique peut et doit être créé lorsque l'imposent des circonstances telles que :

• l'architecture générale des catalogues de l'établissement (exemple : cotations particulières dans le cas de classement topographique), en cohérence avec l'arborescence globale

• et / ou la nécessité d'informations de haut niveau spécifiques (<author>, etc.).

En raison d'une contrainte technique qui limite le poids maximal possible pour un fichier EAD dans Calames (3,5 Mo), on peut être obligé de créer un nouveau fichier EAD sans logique imposée par le contenu. Le nouveau fichier EAD, reproduit intégralement le <archdesc> du fichier initial trop lourd et le fichier nouvellement créé doit être lié au fichier initial qui devient ainsi « tête de liaison ».

Pour les fichiers EAD sans unité documentaire, qui ne sont pas à proprement parler des "instruments de recherche' car ayant pour seule fin de structurer l'arborescence globale du catalogue de l'établissement, voir le chapitre dédié du manuel du correspondant.