Hiérarchie des fichiers EAD dans Calames⚓

Sommaire
  1. La typologie des fichiers

La spécificité propre à Calames que sont les relations entre fichiers EAD implique d'abord de concevoir son arborescence globale et modéliser la hiérarchie de ses fonds, pour pouvoir déterminer :

La typologie des fichiers⚓

Le fichier maître et les fichiers sous-maîtres, spécificité Calames⚓

Le fichier maître, comme les éventuels fichiers sous-maîtres, est un fichier EAD qui ne contient que des éléments de haut niveau, sans composants <c> (le <dsc> est absent ou vide).

Ce types de fichier, maître et sous-maîtres, peuvent se réduire au minimum :

  • un élément <eadheader>.

  • Dans l'élément <did> de l'élément <archdesc>,

    • un élément <unittitle> correspondant à l'ensemble des fonds de l'établissement

    • un élément <repository> contenant lui-même un élément <corpname> avec le nom de l'établissement et, en attribut AUTHFILENUMBER, son numéro RCR Calames.

      Ce RCR doit être le même que celui de tous les fichiers qui appartiennent à la même arborescence. (Voir le rôle du RCR dans Calames)

Le fichier [sous-]maître peut également contenir toute information nécessaire à l'affichage au plus haut niveau pour une bibliothèque. Voir le chapitre sur les différents <archdesc>.

Attention

Indexation : il n'y a pas d'héritage possible ENTRE fichiers EAD. Il est donc inutile de développer des fichiers sous-maîtres au-delà du strict nécessaire à la navigation dans les fichiers maître et sous-maître qui forment le haut de l'arborescence globale.

Il n'y a pas de limite technique connue au nombre d'inclusions de fichiers possible dans Calames.

Les fichiers EAD correspondant à un fonds⚓

Ce sont ces fichiers qui répondent aux principes de création d'un nouvel instrument de recherche.

Selon l'histoire de l'établissement, les besoins de son public, les volumes à signaler et les moyens disponibles, deux logiques de signalement sont acceptés et donc deux types de fichiers EAD.

  • Soit un signalement synthétique : des fichiers sans composants (ou avec très peu de composants) mais qui présentent un haut niveau <archdesc> développé et complet offrant un signalement synthétique mais exhaustif de l'ensemble d'un fonds d'archives  ; ce cas est indépendant de la taille réelle du fonds.

    Exemple :

    Fonds de la Fédération CGT des Métaux (FileId-3031), qui ne comprend que 3 composants <c> de même niveau sous un <archdesc> complet (dans l'interface publique)

    Fonds Marcel Bataillon (Calames-2020115101481902) sans composant sous un <archdesc> complet (dans l'interface publique)

Conseil

Pour un même niveau de précision, il est toujours préférable de faire une série de composants de 1er niveau, même succincts, qu'un <scopecontent> par définition non structuré.

  • Soit un signalement analytique approfondie : des fichiers qui tendent vers le signalement de chaque item constitutif dans la description du fonds et peuvent cumuler plusieurs niveaux de composants.

    Exemple : FileId-3505, Fonds Bourdieu qui comprend sous le <archdesc> une hiérarchie de 8 niveaux de <c> ainsi répartis :8-58-307-204-355-417-198-48-0-0-0-0, 8 composants de 1er niveau, 58 de 2e niveau, 307 de 3e niveau, etc. soit 1 172 composants au total

    La création d'un niveau « enfant », exprimée sous la forme d'un élément Composant <c>, doit correspondre à une réalité intellectuelle ou matérielle de l'ensemble ou du document considéré.

    Le niveau le plus général est celui de la description du fonds ou de la collection et le niveau le plus fin possible, celui de la plus petite division intellectuelle au sein d'une unité matérielle. Entre ces deux extrêmes, l'unité de communication constitue un niveau de description pertinent qu'il est souhaitable d'atteindre dans un signalement analytique.

ConseilOù s'arrête la profondeur de description : niveau de description le plus fin⚓

La souplesse de l'EAD permet de choisir la profondeur donnée à la description.

L'établissement peut privilégier dans un premier temps une description synthétique de haut niveau, puis, selon ses priorités documentaires et sa politique de numérisation qui amène à descendre jusqu'à la pièce numérisée, développer progressivement une description plus précise au fur et à mesure du traitement.

Le système Calames et la DTD permettent jusqu'à 12 niveaux de composants sous un <archdesc>.

Cas particulier : le fichier de travail dit "fichier Modèle"⚓

Par défaut, l'Abes crée un fichier MODELE pour tout établissement qui se déploie dans Calames : seul le RCR Calames dans l'attribut AUTHFILNUMBER du <corpname> du <repository> correspond à celui de l'établissement. L'ensemble des autres éléments est à personnaliser par le correspondant.

Le rôle de ce fichier MODELE est de servir de matrice, par export Natif puis import,à la création de tous les fichiers de l'établissement ; il doit donc être adapté par le correspondant et contenir ce qui est indispensable et récurent.

Si l'établissement a recours à plusieurs modèles-types, le correspondant en crée autant que de besoin en veillant à mentionner MODELE dans leur intitulé (cf. le mémo de nommage).

  • Il ne doit donc pas systématiquement détailler ce qui n'a pas besoin de figurer que dans des fichiers maîtres ou sous-maîtres

Exemple. Si l'arborescence couvre plusieurs lieux de conservation, il est pertinent de maintenir la précision de l'adresse de <repository><address> dans le fichier MODELE, car elle devra être précisée pour chaque fonds. cf. cas du MNHN.

En revanche si tous les fonds sont conservés au même endroit, la mention de l'adresse postale dans le <repository><address> du fichier maître suffit, sans qu'elle ait besoin de figurer dans le fichier MODELE.

  • Le fichier modèle destiné a servir de matrice au fichier avec unités documentaires doit contenir ce qui doit être systématiquement hérité de tous les composants.

    Ainsi, si on veut que la boîte à outils offre systématiquement la fonction « contacter l'établissement », doit systématiquement y figurer une adresse de messagerie électronique (présence d'un @) : <repositoy><address><addressline>messagerie@xxx.fr</addressline></address></repository>