Histoire de l'unité documentaire⚓

La partie consacrée à la première étape de production du fonds à été traitée précédemment : <origination>, <bioghist>, <scopecontent>

Ce chapitre s'attache à la suite du cycle de vie.

Avant l'entrée dans l'établissement⚓

Historique de la garde des documents - <custodhist>⚓

Les informations relatives aux transferts successifs de propriété ou à tout autre événement (perte ou destruction partielles, dépôt,...) concernant la garde des documents décrits après leur création et avant leur entrée dans l'institution de conservation sont saisies dans l'élément Historique de la conservation <custodhist>.

A l'intérieur de cet élément <custodhist>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments <p>. A l'intérieur de ces éléments <p> on doit utiliser des éléments d'indexation appropriés (cf chapitre sur les points d'accès).

On indique dans <custodhist> l'existence de cotes antérieures à l'entrée de l'unité documentaire dans l'institution de conservation. Si ces cotes sont significatives pour la recherche, elles peuvent aussi être données avec les informations d'identification contenues dans l'élément <did>, sous la forme <unitid type="ancienne_cote">.

Attention

Les informations relatives à la production matérielle de l'unité documentaire décrite doivent être données dans les éléments Description physique <physdesc> et Présentation du contenu <scopecontent> (cf. supra).

Les informations relatives à l'entrée de l'unité documentaire décrite dans l'institution de conservation doivent être données dans l'élément Informations sur les modalités d'entrée <acqinfo> (cf. Infra).

Exemple

Exemple 1 :

1
<custodhist>
2
  <p>Ce manuscrit a appartenu à <persname normal="Parran, A."
3
role="Ancien possesseur">A. Parran</persname> (cf. Bulletin Morgand, n° 41741), à <persname normal="Vrainville, H de."
4
role="Ancien possesseur">H. de Vrainville</persname> (Vente 1926, n° 125) et au <persname normal="Millot, Jacques (1897-1980)"
5
role="Ancien possesseur">Pr. Millot</persname> (Ex-libris, vente 1975 n° 19).</p>
6
</custodhist>
7
<custodhist>
8
  <p>Après avoir été reçu en don, le manuscrit a été conservé dans les collections de <corpname normal="Abbaye de Saint-Germain-desPrés (Paris)" role="Ancien possesseur">l'Abbaye de Saint-Germain-desPrés</corpname> jusqu'à la Révolution.</p>
9
</custodhist>>
10
<custodhist>
11
  <p>Les archives des sections et fédérations nationales et de province de la Ligue des droits de l'homme auraient été saisies en juin et novembre 1940 par la Gestapo. En 1941, elles auraient été envoyées à Berlin avant d'être transférées à Prague, à cause des bombardements. À la fin de la guerre, en 1945, ces archives sont retrouvées par un service de contre-espionnage de l'Armée Rouge. A l'été 1945, elles sont ensuite acheminées à Moscou, où en 1946, a été décidée la création des « Archives spéciales » pour les conserver sous la cote F LDH 14/40. Ces archives ont été restituées à la France en 2000 après la signature d'un accord diplomatique.</p>
12
</custodhist>

Exemple

Exemple 2 : Collection dispersée : le collectionneur est alors mentionné dans <custodhist> plutôt que dans <origination>.

1
<custodhist>
2
  <p>Au f. 1, mention ms. du XVI<emph>e</emph> siècle : "Questo libro francesce lo possiede Jacobo et Francesco fratelli di Cribelli, figliouoli dil condamn Mgr Antonio et Bianca Cribelli" avec armoiries à la plume. Acheté par sir <persname normal="Phillipps, Thomas (1792-1872)" role="390">Thomas Phillipps</persname> au libraire <persname role="390">Thorpe</persname> (ancienne collection Philipps 4314).</p>
3
</custodhist>

Exemple

Exemple 3 :

1
<custodhist>
2
  <p>Ex-libris de <persname role="390" normal="Larrey, Dominique-Jean (1766-1842)">Larrey</persname></p>
3
</custodhist>
4
[...]
5
<acqinfo>
6
  <p>Don de <persname role="390" normal="Dodu, Juliette">Mlle "Juliette Dodu″</persname></p>
7
</acqinfo>

Exemple

Exemple 4 :

1
<custodhist>
2
  <p>« Provient de la vente d'un jeune Russe, 1820; vente Coquebert de Montbret, 1837 »</p>
3
</custodhist>
4
[...]
5
<acqinfo>
6
  <p>Legs Delessert</p>
7
</acqinfo>

Entrée dans l'établissement⚓

Informations sur les modalités d'entrée - <acqinfo>⚓

Les informations relatives à la source immédiate d'acquisition des unités documentaires par l'institution de conservation, ainsi que les dates, les modalités d'acquisition et toute autre information importante sont données dans l'élément Informations sur les modalités d'entrée <acqinfo>.

Ces informations peuvent comprendre les numéros d'entrée ou d'inventaire qui ont été attribués à l'unité documentaire lors de son entrée dans l'institution de conservation.

A l'intérieur de cet élément <acqinfo>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments <p>.A l'intérieur de ces éléments <p> on doit utiliser des éléments d'indexation appropriés (cf chapitre sur les points d'accès).

Conseil

Bonne pratique

L'élément <acqinfo> ne doit pas être inclus dans un élément <custodhist>, bien que la DTD le permette, afin d'être en conformité avec la définition de ces deux éléments.

Exemple

Exemple 1 :

1
<acqinfo>
2
  <p>Don <persname role="390" normal="Egger, Victor (18481909)">Egger</persname>.</p>
3
</acqinfo>

Exemple

Exemple 2 :

1
<acqinfo>
2
  <p>Achat lors de la vente de la bibliothèque de la famille
3
<famname normal="Jussieu (famille)" role="Ancien possesseur">Jussieu</famname> en 1857 (n°3850 du catalogue)</p>
4
</acqinfo>

Exemple

Exemple 3 :

1
<acqinfo>
2
  <p>Les archives de Moscou de la Ligue des droits de l'homme ont été déposées à la BDIC en 2000  et inscrites dans le registre des entrées sous le n°350.</p>
3
</acqinfo>

Exemple

Exemple 4 :

1
<acqinfo>
2
  <p>Legs de l'auteur.</p>
3
</acqinfo>

Exemple

Exemple 5 :

1
<acqinfo>
2
  <p>Dépôt de la <corpname role="390" normal="Académie de Stanislas (Nancy)">Société royale des sciences de Nancy</corpname> en 1824.</p>
3
</acqinfo>

Attention

Ne pas confondre avec l'élément Historique de la garde des documents <custodhist> qui contient les informations sur la propriété des documents avant leur entrée dans la collection.

Évaluation et tri⚓

Informations sur l'évaluation - <appraisal>⚓

Les informations relatives aux tris et éliminations éventuels effectués par l'institution de conservation sont données dans l'élément Informations sur l'évaluation <appraisal>.

À l'intérieur de l'élément <appraisal>, on utilise un ou plusieurs éléments <p>.

Exemple

Exemple 1 :

1
<appraisal>
2
  <p>Ont été éliminés les doubles de certains prospectus, cartons d'invitation, documents imprimés ou dactylographiés divers (programmes de colloques,...) conservés dans le fonds en
3
  un grand nombre d'exemplaires.</p>
4
</appraisal>

Exemple

Exemple 2 :

1
<appraisal>
2
  <p>Conformément aux dispositions mentionnées dans l'acte de don, les documents originaux du XIXe siècle trouvés lors du classement du fonds ont été restitués à la famille de Georges Lubin.</p> </appraisal>

Exemple

Exemple 3 :

1
<appraisal>
2
  <p>Après reproduction numérique des dossiers documentaires, les coupures de presse, dont l'état de dégradation matérielle était irréversible, ont été détruites le 14 avril 2008.</p> </appraisal>

Après entrée dans l'établissement⚓

Information sur le traitement - <processinfo>⚓

Pour rendre accessibles au public des informations sur le traitement des unités documentaires (depuis leur entrée dans l'établissement) et sur le contrôle de la description, on utilise l'élément Informations sur le traitement <processinfo>.

Ces informations peuvent être relatives :

  • aux traitements de conservation effectués (désinfection, nettoyage, dépoussiérage). Si l'état du traitement d'un fonds ou d'une collection affecte sa communication, on utilise l'élément <processinfo> en combinaison avec l'élément Conditions d'accès <accessrestrict>.

  • à la gestion des entrées et à la cotation des documents

  • au contrôle de la description (création ou révision)

  • aux mises à jour du format de documents numériques pour garantir leur communicabilité ; les indications relatives aux spécifications du document numérique original sont données dans l'élément Caractéristiques matérielles et contraintes techniques <phystech>.

A l'intérieur de l'élément <processinfo>, les informations sont saisies dans un ou plusieurs éléments <p>.

Exemple

Exemple 1 : Cas d'un document ayant subi un traitement de conservation

1
<processinfo>
2
  <p>Réparations postérieures du cuir de couvrure et remplacement des feuillets gardes (XIXe s.).</p>
3
  <p>Restauration en 2008 (ateliers Saint-Martin).</p>
4
</processinfo>

Exemple

Exemple 1 : Cas d'un document ayant subi un traitement de conservation

1
<processinfo>
2
  <p>Réparations postérieures du cuir de couvrure et remplacement des feuillets gardes (XIXe s.).</p>
3
  <p>Restauration en 2008 (ateliers Saint-Martin).</p>
4
</processinfo>

Exemple

Exemple1 : document ayant subi un traitement de conservation

1
<processinfo>
2
  <p>Désinfecté en 1978.</p>
3
</processinfo>

Exemple

Exemple 2 : document numérique dont le format a été réactualisé

1
 <processinfo>
2
  <p>Afin de conserver la lisibilité des données, les fichiers ont été convertis par les Archives du Canada du format du logiciel MICOM au format Wordperfect 4.2. Les spécifications de la
3
migration sont classées avec la documentation imprimée.</p>
4
  </processinfo>

Exemple

Exemple 3 : informations relatives à la gestion de l'entrée et la cotation

1
<processinfo>
2
  <p>Le Fonds Hoppenot est entré en plusieurs étapes et s'est vu attribuer ainsi, eu égard au système d'alors qui assimilait numéro d'inventaire et cote, une cotation discontinue. Les cotes extrêmes mentionnées plus haut doivent être détaillées ainsi : Alpha Ms 11317Alpha Ms 11360 ; Ms Ms 11544-Ms Ms 11680 ; Ms Ms 11735-Ms Ms 11894 ; Ms Ms 12625-Ms Ms 12628 ; Alpha Ms 13356-Alpha Ms 14228 ; Ms Ms 19660-Ms Ms 20034 ; Ms Ms 20078-Ms Ms 20459 ; Alpha Ms 22497-Alpha Ms 22586.</p>
3
</processinfo>

Exemple

Exemple 4

1
<c>
2
   <did>
3
       <unitid type="cote">Ms 6615</unitid>
4
       <unitid type="ancienne_cote">4° DM 133</unitid>
5
       <unittitle><persname role="070" normal="Dombey, Joseph (1742-1794)" source="Sudoc"
6
       authfilenumber="077806654">Joseph Dombey</persname>. « Descriptions de plantes nouvelles de l'Amérique espagnole »</unittitle>
7
   </did>
8
   <processinfo><p>Document ayant été coté avec les ouvrages imprimés de la collection Delessert, à l'arrivée de la collection vers 1900 ; recoté en manuscrit vers 1965.</p></processinfo>
9
</c>

Exemple

Exemple 5 : Contrôle de la description

1
<processinfo>
2
  <p>Notice complétée en 2008 grâce aux indications de Grégory Mikaelian (CNRS).</p>
3
</processinfo>

Remarque

Les informations sur la date de création et éventuellement le nom de la personne qui a créé une description correspondant à un fichier EAD entier sont données dans les métadonnées du fichier : voir Métadonnées de l'instrument de recherche - <eadhaeder><profildesc><creation>

Les informations sur la révision d'une description correspondant à un fichier EAD entier (date et éventuellement nom de l'auteur de la révision) sont données dans les métadonnées du fichier : voir Métadonnées de l'instrument de recherche - <eadheader><revisiondesc>.

Accroissement⚓

<accruals>⚓

Les informations relatives aux enrichissements prévus de l'unité documentaire sont données dans l'élément Accroissements <accruals>.

À l'intérieur de l'élément <accruals>, on utilise un ou plusieurs éléments <p>.

Exemple

Exemple :

1
<accruals>
2
  <p>Les archives de la société d'anthropologie de Paris s'enrichissent régulièrement par versements.</p>
3
</accruals>