Annexe : Que peut-on faire avec les fichiers issus des rétroconversions CGM ou PALME ?⚓

Sommaire
  1. Obligations d'accès public au signalement
  2. Obligations en cas de modification

Obligations d'accès public au signalement⚓

  • L'Abes a l'obligation de maintenir l'accès public aux fichiers issus de la rétroconversion d'établissements de l'ESR non déployés dans Calames.

  • Les établissements déployés dans Calames sont seuls décisionnaires du maintien en l'état des fichiers issus de la rétroconversion CGM ou PALME, de leur publication ou dé-publication pour reprise ou mise à jour, ou de leur éclatement et réorganisation.

Le catalogue général des manuscrits (CGM) papier demeure la référence pour connaître le contenu du signalement tel qu'il a été rétroconverti. Les fichiers EAD issus de cette rétroconversion ont vocation à être mis à jour en fonction des évolutions des fonds, des normes et des besoins de signalement de l'établissement concerné.

Obligations en cas de modification⚓

Dans tous les cas⚓

  • Les identifiants ID de composants <c> attribués lors de la rétroconversion doivent être conservés si l'unité documentaire est la même.

En cas de division d'un fichier CGM ou PALME en plusieurs fichiers EAD Calames liés entre eux⚓

  • Conserver sans modification l'identifiant attribué par la rétroconversion au fichier initial (qui devient tête de liaison) qui figure dans l'attribut IDENTIFIER et dans les données textuelles (PCData) de l'élément <eadid>

    1
    CGM : <eadid countrycode="fr" mainagencycode="341720001" identifier="FRCGMBPF-774682303-01a" encodinganalog="identifier">FRCGMBPF-774682303-01a.xml</eadid>
    2
    3
    PALME : <eadid countrycode="FR" mainagencycode="751131002" identifier="FRPALME0000000000334">FRPALME0000000000334</eadid>
  • Dans l'<eadheader> du fichier devenu tête de liaison ajouter un <revisiondesc><change> mentionnant l'opération, sa date et la clé (FileId-XXXX) du (ou des) nouveau(x) fichier(s) EAD Calames créé(s)
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change> 
    3
          <date era="ce" calendar="gregorian" normal="AAAA-MM-JJ" type="modification de l'IR">Date</date>
    4
          <item> Scindé en deux pour créer le FileId-XXXX</item>
    5
       </change>
    6
    </revisiondesc>
  • Dans le ou les fichiers issus de la scission préciser le <profiledesc> avec la clé (FileId-XXXX) du fichier Calames initial
    1
    <profiledesc>
    2
       <creation>Créé en <date era="ce" calendar="gregorian" normal="AAAA">Date</date>, selon la DTD EAD 2002 par scission du FileId-XXXX  </creation>
    3
    </profiledesc>
Voir le chapitre sur la liaison entre fichiers dans le Manuel de l'outil Calames
Dans le cas d'un fichier EAD issu de la rétroconversion réorganisé en son sein⚓
Cas où des composants existants peuvent être substantiellement mis à jour ou le fichier enrichi de nouveaux composants, sans qu'il y ait altération substantielle du périmètre couvert par l'instrument de recherche EAD, ni création d'un nouveau fichier :
  • Conserver sans modification l'identifiant attribué par la rétroconversion au fichier initial qui devient tête de liaison et qui figure dans l'attribut IDENTIFIER et dans les données textuelles (PCData) de l'élément <eadid>
  • Ajouter dans <eadheader> un <revisiondesc><change> mentionnant la nature des modifications apportées.
Dans le cas d'un fichier EAD issu de la rétroconversion qui voit son périmètre bouleversé dans le cadre d'une redistribution des contenus sur de nouveaux instruments de recherche EAD⚓
Si le contenu du fichier initial peut encore être reconnu dans un des fichiers issus de la réorganisation :
  • Conserver sans modification l'identifiant attribué par la rétroconversion au fichier initial (qui devient tête de liaison) qui figure dans l'attribut IDENTIFIER et dans les données textuelle (PCData) de l'élément <eadid>
  • Ajouter dans <eadheader> de ce fichier un <revisiondesc><change> mentionnant la nature des modifications apportées.
    Exemple :
1
<revisiondesc>
2
   <change> 
3
      <date era="ce" calendar="gregorian" normal="AAAA-MM-JJ" type="modification de l'IR">Date</date>
4
      <item>L'ensemble des composants concernant des manuscrits de la bibliothèque Victor Cousin ont été retiré du fichier issu de la rétro CGM pour alimenter un nouvel instrument de recherche FileId-xxxx</item>
5
   </change>
6
</revisiondesc>
7
Si la réorganisation est telle que plus aucun fichier ne peut être assimilé au fichier initial issu de la rétroconversion :
  • Mentionner, en <profiledesc><creation> la clé (FileId-XXXX) du fichier EAD Calames et, dans un élément <num type="identifier_CGM">, la valeur de l'attribut IDENTIFIER de l'<eadid> attribué par la rétroconversion mentionné sous la forme FRCGMBPF-<RCR>-<n° d'ordre> dans les différents <eadheader> des fichiers alimentés par les composants issus de la rétroconversion CGM
    Exemple :
    1
    <profiledesc>
    2
       <creation>Créé en <date era="ce" calendar="gregorian" normal="AAAA">Date</date>, selon la DTD EAD 2002 par à partir de composants initialement rétronconvertis du CGM dans le fichier FileID-XXXX <num type="identifier_CGM">FRCGMBPF-751052116-01a</creation>
    3
    </profiledesc>
    4