Les notices d'acquisition

En cours d'acquisition d'un document, l'acquéreur peut trouver une notice correspondant à son document dans le Sudoc :

• la notice est déjà localisée : la notice est complète (en statut « x », éventuellement "v"), le document a déjà été acquis et dûment catalogué par un autre établissement. Dans ce cas, le catalogueur ne modifie pas la notice existante, ne modifie pas le statut en 008 et crée seulement une notice "d'exemplaire" (voir chapitre suivant) ;

• la notice est sans aucune localisation. Le catalogueur peut se l'approprier pour en faire « sa » notice d'acquisition. Dans ce cas, il peut modifier la notice à partir des éléments qu'il possède, attribuer en 008 le statut « a » et ajouter sa notice "d'exemplaire".

Si l'acquéreur ne trouve pas de notice correspondant à son document, lui-même ou un catalogueur devra créer une notice, qui comportera, au minimum :

• le code « a » en 3ème position de la zone 008$a. Une notice en statut « a », même localisée, n'est pas visible dans le catalogue Sudoc

• les données codées générales en zone 100

• les données codées de langue en zone 101

• la zone 200

• toute information propre à l'identification (ISBN, collection, éditeur, lieu d'édition, mention d'édition...).

Si la création de cette notice a été effectuée par dérivation d'une base externe, le catalogueur veillera à supprimer les zones sources, puisque rien ne permet de déterminer avec certitude que la notice dans son état final justifiera encore d'avoir ces références.

A ce stade-là, il n'est pas obligatoire de créer les liens. Mais dès que le document sera arrivé, et que le catalogueur reprendra cette notice « livre en main » :

• il basculera le statut « a » en statut « x » (ou autre)

• il créera obligatoirement les liens.