Date de création du document : 2022-10-20
Date de dernière mise à jour du document : 2022-10-20

Catalogage des bases de données


Définitions

Qu'est-ce qui différencie une collection éditoriale d'une base de données ?

1 - Principes généraux de catalogage concernant les bases de données
  135 – Zone de données codées : ressources électroniques
  338 – Note sur le financement de la ressource
  371 - Note sur les droits d'accès et d'utilisation
  463 – Unité matérielle
  608 - Indexation de forme
  7XX $4 – Points d'accès aux agents responsables de la ressource
  856 – adresse électronique
  Lien dans une notice de monographie vers la notice de base de données

2 - Spécificités du catalogage des bases de données intégratrices (Ob*)
  110 – Type de publication et périodicité
  326 – Note sur la périodicité
  Les liens entre notices bibliographiques

3 - Spécificités sur le catalogage des bases de données non intégratrices (Od*)
  301 – Note sur les identifiants

4. Récapitulatif

5. Maquettes de notices et exemples
  Maquettes
  Exemples

 

Définitions

Une base de données est un ensemble structuré et organisé de données interrogeable par des utilisateurs ou par des programmes informatiques. Il existe deux types de bases de données :

dans le Sudoc les notices signalées Od en 008 peuvent décrire à la fois des collections éditoriales et des bases de données non intégratrices, leur traitement diffère sur plusieurs points. Voir les Règles pour cataloguer les collections éditoriales.

 

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Qu'est-ce qui différencie une collection éditoriale d'une base de données ?

À la différence des collections dites « éditoriales » dont le plan de publication est assuré par un comité scientifique ou un directeur de publication, la conception des bases de données est définie par des agrégateurs ou des éditeurs (commerciaux le plus souvent) jouant le rôle de diffuseurs. A ce titre on peut considérer qu'il s'agit de collections commerciales.

Exemple : la base de données Bibliothèque médicale française est une base de données (ou collection commerciale) ; la Bibliothèque de la Pléïade est une collection éditoriale.

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1 - Principes généraux de catalogage concernant les bases de données

135 – Zone de données codées : ressources électroniques

Zone obligatoire dans le cas de ressources électroniques, et répétable.

La sous-zone $a renvoie au type de fichier électronique de la ressource, la sous-zone $b au type de support utilisé. Aucune de ces sous-zones n'est répétable mais la zone 135 est répétable. Ainsi, dans le cas où la base de données contient des fichiers électroniques de différente nature, la zone doit être répétée autant de fois que nécessaire.

135 ##$aa [la base de données contient des données numériques]
135 ##$ac [la base de données contient des illustrations]

La sous-zone $b (type de support) peut notamment recevoir les valeurs :

Exemple : 003 http://www.sudoc.fr/040654117
  011 ##$a1284-1706$f1284-1706
  110 ##‎$aa‎$bj‎$ca‎$em‎$gu‎$hu
  135 ##‎$ad‎$bj
  200 1#‎$a@BT SOFT, textes réglementaires et législatifs du bâtiment
Commentaire : Ensemble de textes réglementaires et législatifs, édités sous forme de disquette publiée de manière semestrielle jusqu'à son remplacement sur CD-Rom.
   
Exemple : 003 http://www.sudoc.fr/179288040
  135 ##‎$av‎$br
  200 1#‎$a@Numérique premium

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338 – Note sur le financement de la ressource

Zone répétable, facultative.

Il arrive que des bases de données soient produites dans le cas d'un projet de recherche subventionné. Les informations relatives à ce financement doivent être enregistrées dans la zone 338 réservée à cet usage.

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371 - Note sur les droits d'accès et d'utilisation

Zone répétable, facultative.

Les informations concernant les droits d'accès, d'usage et de reproduction doivent être enregistrées dans la zone 371, répétable autant que nécessaire. Les deux valeurs autorisées de l'indicateur 1 (0 ou 1) permettent de préciser la nature de la note (droits d'accès ou droits d'utilisation).

Si ces informations ne concernent qu'une partie de la ressource, cette partie doit être précisée avec l'utilisation du $8. Se reporter à la zone 371 pour plus de précisions.

Exemples :
371 0#‎$aAccès en ligne sur authentification
371 1#$8Correspondance privée$aReproduction interdite$dautorisée seulement aux membres du CNRS

Les précisions sur les conditions d'accès et de réutilisations propres à un établissement en particulier sont à enregistrer dans les données d'exemplaires, en E319.

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463 – Unité matérielle

En raison de la volumétrie trop importante (une base de données peut contenir plusieurs milliers de titres), il n'est pas demandé aux catalogueurs d'enregistrer en 463 les points d'accès (et liens) aux titres contenus dans la base de données.

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608 - Indexation de forme

On doit enregistrer l'autorité de Forme (Tf) « base de données » (PPN 027220842).

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7XX $4 – Points d'accès aux agents responsables de la ressource

Toute responsabilité intellectuelle ou artistique associée à la création de la base de données doit être enregistrée en 710/711, avec les codes de fonction appropriés (dont 475 : pour mentionner le rôle de la collectivité éditrice).

La responsabilité d'un éditeur commercial peut faire l'objet d'un point d'accès au niveau manifestation/item (702/712), avec le code de fonction 650.

Le diffuseur ou distributeur de la ressource peut également être signalé, toujours au niveau manifestation/item (702 / 712), avec un code de fonction 310 et seulement si la ressource ne signale aucune autre responsabilité.

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856 – adresse électronique

La zone 856 permet de renseigner une URL donnant un accès direct et public à la ressource.

La sous-zone 856 $z ne doit être enregistrée que si son contenu apporte d'autres informations que celles sur les conditions d'accès et d'utilisation présentées en zone 371.

Exemples :
003 http://www.sudoc.fr/229631576
200 1#‎$a@IsisCB Explore
856 4#$uhttps://data.isiscb.org

Lorsque la ressource décrite est en accès réservé avec une url propre à l'établissement, il faut utiliser la zone d'exemplaire E319.

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Lien dans une notice de monographie vers la notice de base de données

À la différence des notices de collections éditoriales, le lien entre une notice de monographie et celle de la base de données qui contient ce titre doit être enregistré dans la zone 461 $0. Cette zone ne doit pas être précédée d'une zone de transcription 225 $a, zone réservée au signalement des collections éditoriales.

Exemple :
200 1#‎$aTrinity and society‎$fLeonardo Boff ; translated from the Portuguese by Paul Burns
214 #0$aAlexandria, VA ‎$cAlexander Street Press‎$d2013
225 0#$a@Theology and liberation series
410 ##$a@Theology and liberation series
461 ##‎$0‎199325758@Twentieth Century Religious Thought. volume I, Christianity ; Alexandria (VA) : Alexander Street Press, 2013
 
Commentaire :
La monographie appartient à la collection éditoriale « Theology and liberation series », elle-même intégrée à la base de données commerciale Twentieth Century Religious Thought.

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2 - Spécificités du catalogage des bases de données intégratrices (Ob*)

Les bases de données intégratrices sont des ensembles de ressources électroniques dont le contenu est périodiquement mis à jour et dont les augmentations ou modifications ne restent pas distinctes mais sont intégrées à l'ensemble de la ressource. La périodicité des mises à jour peut ne pas être connue. Ces bases de données sont à traiter comme des ressources continues électroniques intégratrices. Les ressources intégratrices permanentes n'ont pas de fin prédéterminée mais leur enrichissement peut s'arrêter et entraîner une date de clôture à enregistrer en catalogage.

La catégorie des ressources intégratrices comprend également les publications à feuillets mobiles et les sites web à mises à jour. (Pour de plus amples informations sur le catalogage des publications à feuillets mobiles, voir Catalogage des publications à feuilles mobiles à mise à jour (PFM)).

En complément des zones signalées ci-dessus, sont listées ici les zones intéressant spécifiquement le catalogage des bases de données à mise à jour.

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110 – Type de publication et périodicité

La valeur de cette sous-zone doit être en cohérence avec la valeur de la position 2 de la zone 008. La valeur retenue en 110$a est « f » qui désigne dans le référentiel Unimarc une « base de données à mise à jour ».

Cette valeur permet, à l'export des notices en Unimarc standard, d'indiquer le type de la ressource dans le label de notice, en générant en position 7 la valeur « i » signifiant « ressource intégratrice ».


Cette sous-zone renseigne sur la périodicité d'origine de la base de données, c'est-à-dire sur la fréquence de ses mises à jour. Les valeurs existantes sont les suivantes :

a : quotidienne ; c : hebdomadaire ; f : mensuelle ; h : trimestrielle ; j : semestrielle ; k : annuelle ; p : en continu ; u : inconnue

Si la base de données change de périodicité au fil des ans, il faut alors créer une ou plusieurs note(s) 326 (« note sur la périodicité »). Une note 326 ne doit être enregistrée que si elle apporte des précisions ou des modifications par rapport aux données codées enregistrées en 110 $b.

Exemple : 003 http://www.sudoc.fr/15800292X
  110 ##‎$af‎$bi‎$cu‎$da‎$ea‎$gu‎$hu
  200 1#‎$aThe @Bibliography of British and Irish history‎$f[edited by the Institute of Historical Research and the Royal Historical Society]
Commentaire : la zone 110 indique une mise à jour 3 fois par an
   
Exemple : 003 http://www.sudoc.fr/139003355
  110 ##‎$af‎$bf‎$ca‎$da‎$ea‎‎$gx‎$hx‎$i0
  200 0#‎$a@Anthropology Plus
  326 ##‎$aMise à jour mensuelle (RAI) et trimestrielle (Harvard)
Commentaire : la zone 110 indique une périodicité mensuelle mais la note 326 en précise les modalités selon les éditeurs (Anthropology Plus regroupe les bases de données bibliographiques Anthropological Literature de l'université d'Harvard et Anthropological Index du Royal Anthropological Institute/RAI).
   

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326 – Note sur la périodicité

Si la ressource change de périodicité au cours de son existence, il faut créer au moins une note 326.

Une note ne doit être enregistrée en 326 que si elle apporte des précisions ou des modifications par rapport aux données codées enregistrées en 110 $b.

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Les liens entre notices bibliographiques

S'il survient au cours de l'histoire bibliographique d'une base de données intégratrice une évolution suffisamment importante pour nécessiter l'attribution d'un nouvel ISSN, il sera possible de lier les deux notices par le lien 424/425 : « est mis à jour par » / « met à jour ». Ces deux zones ne sont en effet pas sous autorité ISSN. En revanche, elles ne doivent pas être utilisées pour des notices n'ayant pas encore d'ISSN.

Exemples :
003 http://www.sudoc.fr/127371222
200 0#‎$a@Zentralblatt MATH
488 ##‎$0038820862@Zentralblatt für Mathematik und ihre Grenzgebiete, ISSN 0044-4235
 
003 http://www.sudoc.fr/155000322
200 1#$a@ProQuest Dissertations & Theses‎$iThe Humanities and Social Sciences Collection
452 ##$0‎039604578@Dissertation abstracts international. A. The humanities and social sciences, ISSN 0419-4209
452 ##$0‎036649775@Dissertation abstracts. A. The humanities and social sciences, ISSN 0095-9154

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3 - Spécificités sur le catalogage des bases de données non intégratrices (Od*)

N'ayant pas de mise à jour, les bases de données non intégratrices ne sont pas considérées comme des ressources continues : elles sont à ce titre exclues du champ d'application de l'ISSN (donc pas de zone 011 dans la notice Od*).

Sont indiquées ci-dessous les zones à enregistrer dans les notices Od en complément de celles listées ci-dessus.

301 – Note sur les identifiants

Cette zone est utilisée pour signaler qu'il s'agit d'une notice de gestion, et que ce titre n'a donc pas fait l'objet d'une demande de numérotation ISSN.

Exemples :
301 ##$aNotice de gestion (bouquet commercial). Ne doit pas faire l'objet d'une demande de numérotation ISSN

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4. Récapitulatif

Notice de base de données intégratrice / site web Notice de base de données non intégratrice
Type de notice : Ob* Type de notice : Od *
ISSN en 011 Pas d'ISSN
Périodicité : 110 et 326 Pas de périodicité, mais une date de début (zone 100)
  301 – Note pour indiquer qu'il s'agit d'une notice Od sans numérotation ISSN à l'exemple des notices de gestion
Données codées ressources électroniques :
135 $a Type de fichier $b Type de support
338 – Note sur le financement
371 – Note sur les droits d'accès et d'utilisation
463 – Non recommandée
608 ##$0027220842Bases de données$2rameau
7XX $4 – Codes de fonction possibles :
7X0/7X1 $4651 : directeur de publication
7X0/7X1 $4475 : collectivité éditrice
7X2 $4310 : diffuseur / distributeur
7X2 $4650 : éditeur commercial
856 – URL d'accès
Lien dans une notice bibliographique vers la notice de base de données : 461 (sans 225

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5. Maquettes de notices et exemples

Maquettes

Maquette de notice pour une base de données intégratrice (Ob*)

008   $aObx3
011 0# $aISSN$bissn-I
100  # $aAnnée de parution$dAnnée de début (date ouverte)
101  # $aLangue de la ressource
102 ## $aPays de publication
106 ## $az
110 ## $af$bPériodicité$cRégularité
135 ## $aType de fichier$bType de support
181 ## $P01$ctxt
182 ## $P01$cc
183 ## $P01$aceb
200 1# $a@Titre propre$eComplément du Titre$f1re mention de responsabilité$gMention de responsabilité de fonction différente
214 #. $aLieu de publication/diffusio$bAdresse de publication/diffusion$cNom de l'éditeur/du diffuseur$dDate de publication/diffusion
230 ## $aDonnées textuelles/numériques/informatiques…
326 ## $aPériodicité$bDates
330 ## $aRésumé
337 ## $aUn logiciel capable de lire un fichier au format XXX
371 0# $8Partie de la ressource concernée$aConditions d'accès$csource$dutilisateurs non restreints
371 1# $8Partie de la ressource concernée$aConditions d'utilisation et de reproduction$csource$dutilisateurs non restreints
424 ## $t@Titre de la ressource qui met à jour la ressource décrite
425 ## $t@Titre de la ressource qui est mise à jour par la ressource décrite
430 ## $t@Titre Suite de
440 ## $t@Titre Devient
452 ## $t@Titre Autre édition sur un autre support
517 ## $a@Autres variantes du titre
530 .# $a@Titre clé
606 ## $aSujet$xSubdivision de sujet$yGéographique$zChronologique$2rameau
608 ## $33027220842$2rameau
710 02 $a@Collectivité Auteur relative à l'oeuvre ou à l'expression$4651
711 02 $a@Collectivité co-Auteur relative à l'oeuvre ou à l'expression$4350
712 02 $a@Collecteur Auteur relative à la manifestation ou à l'item$4650
856 4# $zPrécisions si nécessaire sur l'accès en complément de la 371$qFormat$uAdresse URL (si l'accès est réservé, créer une E856)

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Maquette de notice pour une base de données électronique close / pour un bouquet

008   $aOdx3
100  # $aAnnée de parution$dAnnée de fin
101  # $aLangue de la ressource
102 ## $aPays de publication
106 ## $az
135 ## $aType de fichier$bType de support
181 ## $P01$ctxt
182 ## $P01$cc
183 ## $P01$aceb
200 1# $a@Titre propre$eComplément du Titre$f1re mention de responsabilité$gMention de responsabilité de fonction différente
214 #0 $aLieu de publication$bAdresse de l'éditeur$cNom de l'éditeur$dDate de publication
214 #0 $aLieu de diffusion$cNom du diffuseur$dDate de diffusion
230 ## $aDonnées textuelles/numériques/informatiques…
301 ## $aNotice de gestion (bouquet commercial). Ne doit pas faire l'objet d'une demande de numérotation ISSN
330 ## $aRésumé
337 ## $aUn logiciel capable de lire un fichier au format XXX
371 0# $8Partie de la ressource concernée$aConditions d'accès$csource$dutilisateurs non restreints
371 1# $8Partie de la ressource concernée$aConditions d'utilisation et de reproduction$csource$dutilisateurs non restreints
606 ## $aSujet$xSubdivision de sujet$yGéographique$zChronologique$2rameau
608 ## $33027220842$2rameau
710 02 $a@Collectivité Auteur relative à l'oeuvre ou à l'expression$4651
711 02 $a@Collectivité co-Auteur relative à l'oeuvre ou à l'expression$4350
712 02 $a@Collecteur Auteur relative à la manifestation ou à l'item$4650
856 4# $zPrécisions si nécessaire sur l'accès en complément de la 371$qFormat$uAdresse URL (si l'accès est réservé, créer une E856)

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Exemples

    Exemple de base de données en ligne intégratrice
     
003   http://www.sudoc.fr/16939185X
008   $aObx3
100 1# $a2004$d2004
101 0# $aeng
102 ## $aZZ
104 ## $ak$bf$cy$dba$e0$ffre
110 ## $af$bp$dg$eg$f0
135 ## $aj$br
181 ## $P01$ctxt
182 ## $P01$cc
183 ## $P01$aceb
200 1# $a@Herbal medicines for human use‎$fEuropean Medicines Agency's Committee on Herbal Medicinal Products
214 #0 $aLondres$cEMA$d[2004?]-
230 ## $aBase de données en ligne sur internet, de type répertoire, avec formulaire d'interrogation
304 ## $aTire d'après l'écran d'accueil
326 ## $aMise à jour en continu
330 ## $aLa base de données Herbal medicines for human use permet de chercher par liste alphabétique du nom latin du genre ou par mots du nom latin du genre ou de l'espèce, par nom latin de la substance ou par nom commun anglais de la substance. Il est aussi possible de chercher par indication (listes). Les informations fournies comprennent les différents noms et la monographie établie par le Comité des médicaments à base de plantes, émanation de l'Agence européenne des médicaments. Cette base de données présente un résumé des caractéristiques du produit (forme, indications, posologie, contre-indications, effets secondaires, propriétés pharmaceutiques). Les différents documents intermédiaires produits par le Comité sur chaque substance sont également disponibles dont une liste de références bibliographiques.
606 ## $3027247317 Plantes médicinales‎$3027260461 Pays de l'Union européenne$2rameau
608 ## $3028662180 Répertoires‎$2rameau
608 ## $3‎027220842 Bases de données$2rameau
710 02 $3169391612@Agence européenne des médicaments. Comité des médicaments à base de plantes‎$4651 (Directeur de publication)
856 4# ‎$uhttp://www.emea.europa.eu/ema/index.jsp?curl=pages/medicines/landing/herbal_search.jsp$4350

 

    Exemple de base de données non intégratrice
     
008   $aOdx3
100 0# $a2013
101 0# $aeng$ager‎$afre‎$aspa
102 ## $aUS‎$aGB‎$aCN
104 ## $ak$bf$cy$dba$e0$ffre
106 ## $az
110 ## $ab$by$cu$ha
135 ## $ad$br$ga
181 ## $P01$ctxt
182 ## $P01$cc
183 ## $P01$aceb
200 1# $a@Twentieth Century Religious Thought‎$hI‎$iChristianity
214 #0 $aAlexandria (VA)‎$aBerkshire‎$aShangai‎$cAlexander Street Press$d2013
230 ## $aDonnées textuelles
301 ## $aNotice conservée dans le Sudoc comme notice de gestion le 2021-11-18 (bouquet commercial). Ne doit pas faire l'objet d'une demande de numérotation ISSN
303 ## $aTwentieth Century Religious Thought: I, Christianity includes the complete 17-volume German edition of Dietrich Bonhoeffer Werke (DBW) and English edition of the Dietrich Bonhoeffer Works Series (DBWE); an international selection of English-language editions of key authors such as Pope Benedict XVI, Hans Urs von Baltasar, Leonardo Boff, Sergius Bulgakov, Rudolf Bultmann, Helder Camara, James Cone, Mary Daly, Ivone Gebara, Gustavo Gutiérrez, Adolf von Harnack, Bernard Lonergan, Henri de Lubac, Mercy Amba Oduyoye, Wolfhart Pannenberg, Rosemary Radford Ruether, Jon Sobrino, Dorothee Sölle, Ernst Troeltsch, and John Howard Yoder; and a selection of the papers of Reinhold Niebuhr. This collection is complete with over 170,000 pages of printed works and primary sources.Twentieth Century Religious Thought Library supports research and teaching in comparative religion, theology, world religion, religion and law, and religion and politics, and serves as an important resource for courses and scholarship in social theory, feminist studies, philosophy, and world history
304 ## $aTitre provenant de l'écran titre de la base de données
336 ## $aFichiers disponibles en PDF, HTML
337 ## $aNavigateur internet, lecteur pdf
371 0# $aAccès en ligne pour les établissements français bénéficiaires des licences nationales
371 0# $aAccès soumis à abonnement pour tout autre établissement
517 ## $a20th Century Religious Thought
600 #1 $3027512738 Niebuhr, Reinhold (1892-1971)$2rameau
606 ## $3027229955 Christianisme‎‎‎‎$3086305646 20e siècle$2rameau
606 ## $3‎027268055 Religions‎$3‎086305646 20e siècle$2rameau
606 ## $3‎027412164 Théologiens‎$3086305646 20e siècle$2rameau
608 ## $3028662180 Archives$2rameau
608 ## $3‎027220842 Bases de données$2rameau
700 #1 $3‎‎027512738 Niebuhr, Reinhold (1892-1971‎)$4070 (Auteur)‎$4340 (Éditeur scientifique)
701 #1 $3‎026737418Bonhoeffer, Dietrich (1906-1945)‎$4070 (Auteur)
712 02 $3@Alexander Street Press‎$4650 (Editeur commercial)‎$4650(Editeur commercial)
859 4# ‎$uhttps://search.alexanderstreet.com/tcrt

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