Accès et usage

La consultation de l'unité documentaire décrite peut dépendre de contraintes juridiques d'une part et matérielles ou techniques d'autre part qui conditionnent, restreignent voire empêchent sa communication.

<accessrestrict> couvre les deux usages distincts concernant les conditions d'accès :

  • Une dimension juridique que précise et développe le sous-élément obligatoire <legalstatus>, qui rend de facto <accessrestrict> obligatoire pour toutes les unités documentaires, soit en propre soit par héritage.

  • Une dimension matérielle, liée à des enjeux de localisation physique, d'état matériel, d'appareils de lecture nécessaires, etc.

<userestrict> détaille ce que l'usager peut ou ne peut pas faire de l'unité documentaire un fois qu'il y a accédé.

<phystech> est spécifique aux caractéristiques matérielles ou techniques qui affectent notamment l'utilisation de l'unité documentaire.

<physloc> précise le lieu où les unités documentaires sont conservées s'il en conditionne l’accès effectif ; seul parmi cette série d'éléments EAD à être dans <did>

<prefercite> ne relève pas de la description d'une contrainte mais au contraire d'une aide à l'utilisateur pour construire ses références bibliographiques

Cadre juridique

L'enjeu de ces informations est à seule vocation juridique, mais dans des optiques différentes :

  • le contenu de Statut juridique <legalstatus> et de son attribut TYPE permet de déterminer le régime de domanialité qui s'applique à l'unité documentaire

  • le propriétaire précis afférent (dans un <persname>, <famname> ou <corpname> avec l'attribut role="920") détermine la structure juridiquement responsable

  • Conditions d'accès <accessrestsrict><p> contient les règles d'accès pour le public dans le respect du code du patrimoine pour les archives publiques ou les archives privées acquises par des établissements publics et des décisions des ayants droits pour les archives privés issues de dons, legs ou en dépôt et de <userestrict> détaillant les conditions d'usage

Bonnes pratiques...

pour Conditions d'accès : <accessrestrict>

pour Statut juridique : <legalstatus>

La liste des valeurs textuelles et celle des valeurs de l'attribut TYPE de <legalstatus> utilisées dans Calames, figurent avec leur définition en annexe 2 du présent manuel.

ConseilSelon les Bonnes pratiques
  • Ne dispense pas de renseigner l'élément Modalités d'entrée <acqinfo>.

  • L'identité du propriétaire actuel doit faire l'objet d'un élément d'indexation (<corpname>, <persname> ou <famname>) avec le rôle correspondant (propriétaire ou déposant).

Nouveauté 2023 : L'élément <legalstatus> est devenu obligatoire pour toute unité documentaire.

pour Conditions d'utilisation : <userestrict>

Spécificités Calames

Liste spécifique de l'attribut TYPE de <legalstatus>

La liste définie dans Calames comporte trois valeurs supplémentaires :

  • "État"

  • "collectivité_territoriale" : commune, intercommunalité, département, ; valeur spécifique afin de rester cohérent avec la valeur existant dans le Sudoc

  • "établissement_public" : pour couvrir les cas d'établissements publics propriétaires de plein droit de leurs fonds qui ne relèvent pas du droit public d’État mais ne peuvent se définir comme "organisme privé"

  • "organisme_privé"

  • "personne_physique"

  • "propriétaire_indéterminé" : à utiliser au terme d'une recherche infructueuse

  • "propriétaire_spolié_à_déterminer" : s'emploie spécifiquement dans le cas de documents issus des bibliothèques spoliées pendant la Seconde Guerre mondiale

  • "à_rechercher" : s'emploie par défaut si le travail de vérification n'a pas été fait

Indexation du propriétaire précis en lien avec <legalstatus>

Le propriétaire actuel est obligatoirement mentionné dans un <corpmane>, <famname> ou <persname> avec la valeur d'attribut ROLE : "920", soit au fil du texte, soit dans un <controlaccess> dédié ;

Il est toujours renseigné au plus précis (Nom de l'établissement), même concernant des fonds d’État.

Le plus souvent il mentionne le même établissement défini en <repository><corpname> mais le rôle est différent et justifie l'accès.

Il doit impérativement être lié à une autorité Sudoc-IdRef (contrairement à la mention de l'établissement dans le <corpname> du <repository>)

Mise en œuvre du caractère obligatoire de <legalstatus>

Indexation 
  • Le couple <legalstatus> / identité du propriétaire fonctionne sur la règle de l'héritage strict : il ne peut pas être déclaré en haut niveau une valeur qui ne concernerait pas strictement la totalité des unités documentaires des composants enfants

  • Il est superflu dans les fichiers maîtres et sous-maîtres car le processus d'héritage d'indexation ne fonctionne qu'au sein d'un même fichier EAD

Publicité des informations
  • le contenu de <legalstatus> ne s'affiche jamais dans l'interface publique de Calames

  • Il cependant recommandé de préciser l'attribut audience="internal" quand le propriétaire est un agent privé qui refuse que sont nom soit public :et ainsi servir d'alerte dans les données exportées ou moissonnées

Usage pour l'absence de restriction

Tant <accessrestrict> que <userestrict> peuvent servir à mentionner l'absence de restrictions de communication ou d'usage, si le catalogueur juge cette précision utile et/ou d'actualité.

Exemple
1
<accessrestrict> 
2
   <legalstatus type="État">Document patrimonial</legalstatus> 
3
   <p>Dossier librement consultable depuis 1998.</p> 
4
</accessrestrict>
5
<userestrict>
6
   <p>Document en ligne et réutilisation non commerciale autorisée</p>
7
</userestrict>
8
<dao href="http://multimedia.mmsh.univ-aix.fr/phonotheque-4761"></dao>

Dans l'interface publique : affichage hérité des conditions d'accès et d'utilisation

Lorsque ni <accessrestrict> ni <userestrict> ne figure au sein d'un niveau descriptif, l'interface publique de Calames affiche en pied de notice le contenu textuel de l'<accessrestrict> et <userestrict> de l'ancêtre le plus proche, précédés de l'intitulé « Rappels sur les conditions d'accès et d'utilisation des documents ».

Cet héritage est spécifique à Calames : il s'applique y compris ENTRE fichiers EAD inclus.

Exemple

Reprise de l'affichage de l'<accessrestrict> et <userestrict> du fichier sous-maître 1268 (voir interface publique) dans l'affichage du fichier inclus 1270 (voir interface publique) et dans ses composants (voir interface publique)

Autres exemples

Conseil

Les exemples suivants présentent à la fois des <accessrestrict><p> et <userestrict>, mais on peut tout à fait utiliser des <userestrict> sans avoir d'<accessrestict><p> et inversement.

ExempleCas d'un leg

1
<accessrestrict>
2
   <p>Réserve de communication numéros 6965-6966 (mémoires) et 6968-6997 (correspondance) jusqu'au <date calendar="gregorian" era="ce" normal="21171117" type="ouverture des droits">17 novembre 2025</date>.</p>
3
   <legalstatus type="État">Document patrimonial</legalstatus>
4
</accessrestrict> 
5
<userestrict>
6
   <p>Une clause du testament interdit en outre toute visite d'agrément ainsi que les prêts aux expositions, car ils risqueraient d'endommager les documents.</p> 
7
</userestrict>
8
<controlaccess>
9
   <corpname source="Sudoc" authfilenumber="129621188" normal="Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (Paris)" role="920">Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (Paris)</corpname>
10
</controlaccess>

ExempleCas d'un fonds patrimonial en dépôt, appartenant à une personne

1
<accessrestrict>     
2
   <p>Non communicable sauf au déposant ou à ses ayants droit.</p> 
3
   <legalstatus type="personne physique">Document non patrimonial</legalstatus>
4
</accessrestrict>
5
<acqinfo><p>Mis en dépot à la bibliothèque par <persname source="Sudoc" authfilenumber="02766368X" normal="Laborit, Henri (1914-1995)" role="920">Laborit, Henri (1914-1995)</persname> en 2020.</p></acqinfo>
6
<userestrict>
7
     <p>La reproduction, la publication ou la citation des documents sont soumises à l'accord préalable des ayants droit par l'intermédiaire de la bibliothèque.</p>
8
</userestrict>
9

ExempleCas d'un fonds privé avec des restrictions définies par les ayants droits

1
<accessrestrict>      
2
   <p>Communicable sur autorisation de l'ayant droit désigné, M. Jean Dupont.</p> 
3
   <legalstatus type="collectivité publique">Document patrimonial</legalstatus>
4
</accessrestrict> 
5
<userestrict>
6
   <p>Les photographies sans flash sont autorisées. Les photocopies sont interdites.</p>
7
</userestrict>
8
<controlaccess>
9
   <persname source="Sudoc" authfilenumber="027663681" normal="Dupont, Martin (1945-2001)" role="390">Dupont, Martin (1945-2001)</persname></controlaccess>
10
<controlaccess>
11
   <coprname source="Sudoc" authfilenumber="026499185" normal="Centre Interrégional de Développement de l'Occitan. Bibliothèque" role="390">Centre Interrégional de Développement de l'Occitan. Bibliothèque</persname>
12
</controlaccess>
1
<accessrestrict>      
2
  <p>Communication réservée jusqu'à la mort de la donatrice.</p> 
3
</accessrestrict> 

ExempleCas où l'<accessrestrict><legalstatus> se trouve dans un plus haut niveau

1
<archdesc level="collection">
2
   <did>
3
      <repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751069804" normal="Bibliothèque Mazarine. Paris">Bibliothèque Mazarine. Paris</corpname></repository>
4
      <unittitle>Fond de manuscrits</unittitle>
5
      [...]
6
   </did>
7
   <accessrestrict><legalstatus type="État">Document patrimonial</legalstatus>
8
   <controlaccess><corpname normal="Bibliothèque nationale et universitaire (Strasbourg)" source="Sudoc" authfilenumber="026361949" role="920">Bibliothèque Nationale et Universitaire (Strasbourg)</corpname></controlaccess>
9
      <c>
10
         <did><unitid type="cote">Ms. 4.9899</unitid></did>
11
         [...]
12
         <accessrestrict>      
13
            <p>A ne communiquer qu'avec l'autorisation du conservateur de la Réserve.</p>
14
         </accessrestrict> 
15
         <userestrict>
16
            <p>Toute publication de documents inédits fait l'objet d'une convention</p>
17
         </userestrict>

ExempleCas d'un document spolié

1
<archdesc level="fonds">
2
   <did>
3
      <repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751069804" normal="Bibliothèque Mazarine. Paris">Bibliothèque Mazarine. Paris</corpname></repository>
4
      [...]
5
   </did>
6
   <c level="item">
7
      <did><unittitile>Manuscrit...</unittitle>
8
      [...]
9
      </did>      
10
      <accessrestrict>
11
         <legalstatus type="propriétaire à déterminer (documents spoliés)">Document patrimonial</legalstatus>
12
      </accessrestrict>
13
      <acqinfo><p>Document spolié pendant la Seconde Guerre mondiale, entré à la Bibliothèque Mazarine en 1950.</p></acqinfo>
14
      <controlaccess><corpname authfilenumber="035107243" source="sudoc" normal="France. Commission de Récupération artistique (1944-1949)" role="390">France. Commission de récupération artistique 1944-1949</corpname></controlaccess>
15
      <controlaccess><corpname authfilenumber="224136550" source="sudoc" normal="France. Commission de choix de la Récupération artistique (1949-1953)" role="390">France. Commission de choix de la Récupération artistique (1949-1953)</corpname></controlaccess>
16
   </c>
17
</archdesc>
18

Contraintes matérielles et techniques

Les Bonnes pratiques....

pour Conditions d'accès : <accessrestrict>

ConseilSelon les Bonnes pratiques

Ne pas confondre

  • avec <phystech>, à utiliser pour des restrictions d'accès en raison de caractéristiques matérielles et contraintes techniques

  • avec <physloc>, (dans <did>) à utiliser pour des restrictions en raison de la localisation spécifique des unités documentaires

  • avec <altformavail>. quand le recours à un document de substitution est privilégié

Voir le fonctionnement de paragraphe <p>

pour Caractéristiques matérielles et spécifications techniques affectant l'utilisation du document : <phystech>

ConseilSelon les Bonnes pratiques
  • Les caractéristiques matérielles qui génèrent ces contraintes sont décrites dans <physfacet type="état">.

  • Les restrictions d'accès découlant de ces caractéristiques ou contraintes sont mentionnées dans <accessrestrict>

  • Les informations sur des traitements ou des mises à jour de format effectués pour garantir la communicabilité de l'unité documentaire sont données dans <processinfo>.

Voir le fonctionnement de paragraphe <p>

Nouveauté 2023 : <phystech> ne peut plus être utilisé pour décrire l'état dégradé d'une unité documentaire : voir le nouveau <physfacet type="état">

Spécificités Calames

Dans l'interface publique : affichage hérité des conditions d'accès et d'utilisation

Lorsque ni <accessrestrict> ni <userestrict> ne figure au sein d'un niveau descriptif, l'interface publique de Calames affiche en pied de notice, les informations contenu de l'<accessrestrict><p> et <userestrict><p> de l'ancêtre le plus proche, précédées de l'intitulé « Rappels sur les conditions d'accès et d'utilisation des documents ».

Cet héritage est spécifique à Calames : il s'applique y compris ENTRE fichiers EAD inclus.

Exemple

<accessrestrict> et <userestrict> du fichier sous-maître 1268

Affichage du fichier inclus 1270

Précisions Calames sur <phystech>

On emploie notamment <phystech> pour signaler l'utilisation d'équipements particuliers pour la consultation.

Est également utilisé pour la configuration matérielle et logicielle de documents électroniques ou les caractéristiques techniques de documents audiovisuels., dans un ou plusieurs paragraphe <p>, si elles ne peuvent se déduire de la description physique de l'unité documentaire dans <physdesc>.

Exemples complémentaires

ExempleCas d'une politique globale de communication pour des enjeux de conservations

1
<archdesc>
2
     <accessrestrict>     
3
          <p>Les documents papier numérisés ne sont plus communiqués sauf sur autorisé par la direction justifié par un besoin spécifique de recherche.</p> 
4
     </accessrestrict>
5
</archdesc>

ExempleCas de contraintes matériels propre à une unité documentaire

1
<phystech><p>Nécessite des lentilles pour anamorphoses.</p></phystech> 
1
<phystech>      
2
   <p>Nécessite d'être lu à l'aide d'un appareil U-Matic (non disponible au sein de l'établissement de conservation).</p> 
3
</phystech> 
4
<accessrestrict>     
5
   <p>Document non communicable sur place, faute de l'appareil de lecture nécessaire.</p> 
6
</accessrestrict>
1
<c id="Calames-202406171441428583">
2
   [...]
3
   <phystech><p>Document radioactif. Incommunicable.</p>   </phystech>
4
   <altformavail><p>Document numérisé. Voir la cote <archref href="https://calames.abes.fr/pub//ms/Calames-202212051547471264">MCP4310</archref></p></altformavail>
5
</c>

Dans ce dernier cas, la version numérique faisant l'objet d'un signalement en propre, il est logique que le lien se fasse non par un <dao> dans le le composant décrivant l'original, mais par un rebond vers le composant décrivant la version numérique

Contraintes liées à la localisation

Bonne pratique pour Localisation physique : <physloc>

ConseilSelon les Bonnes pratiques

  • <physloc> ne peut être utilisé qu'à l'intérieur de <did> et dans <p>

  • Permet d'expliquer une contrainte mentionnée dans <accessrestrict><p>.

  • Dans le cas d'un transfert définitif : voir l'élément Note <note type="absent">.

  • Ne pas confondre avec <repository> qui identifie l'institution responsable de l'accès intellectuel

Spécificités Calames

Précisions Calames

Cet élément n'a de sens que si l'établissement responsable reste propriétaire du fonds.

ExempleSite de conservation excentré
1
<c> 
2
   <did>   [...]   
3
      <physloc>Pièces conservées hors site (annexe de St-Jean)</physloc> 
4
   </did> 
5
   <accessrestrict> 
6
      <p>Un délai de 48 h est nécessaire pour la communication de ces pièces (acheminement depuis l'annexe).</p> 
7
   </accesrestrict>
8
</c> 
ExempleCollection en dépôt dans un autre établissement
1
<c level="fonds">
2
   <did>
3
      <unittitle>Manuscrits autographes de <persname role="070" normal="Mousseron, Jules (1868-1943)" source="Sudoc" authfilenumber="027041301">Jules Mousseron</persname></unittitle></unittitle>
4
      <unitdate normal="1888/1943">1888-1943</unitdate>
5
      <physdesc><extent>42 ml</extent></physdesc>
6
      <physloc>Cette collection est en dépôt à la bibliothèque Municipale depuis 1955></physloc>
7
   </did>
8
   <accessrestrict>Consultable dans les locaux de la <extref href="url du site de la BM concernant les condition d'accès">bibliothèque Municipale</extref> selons ses règles.</accessrestrict>
9
   <otherfindaid><p>La description détaillée du contenu du fonds figure<archref href="url de l'instrument de recherche dans le CCFr">dans la partie CGM des bases de Manuscrits et Archives du CCFr</archref></p></otherfindaid>

Dans l'interface publique : exploitation de l'attribut AUDIENCE

<physloc> est un des rares éléments EAD dont la valeur d'attribut audience="internal" est pris en compte par Calames pour en masquer le contenu à l'affichage public

1
<c> 
2
   <did>   [...]   
3
      <physloc audience="internal">Dans l'armoire 4 du bureau du président</physloc> 
4
   </did> 
5
   <accessrestrict> 
6
      <p>N'est consultable que sur rendez-vous.</p> 
7
   </accesrestrict>
8
</c> 
Attention

Attribut à n'utiliser qu'à titre exceptionnel, d'autant que si l'information est masqué à l'affichage public elle n'est supprimée ni des exports ni de l'exposition OAI

Unité documentaire disparue ou absente

Bonne pratique pour : <note type="absent">

Spécificités Calames

Précisions Calames

Si l'unité documentaire a définitivement disparu (détruite, perdue, ou définitivement transférées à un autre établissement), garder la notice permet de conserver la trace de son existence, ainsi que de signaler d'éventuelles reproductions ou éditions.

  • Mentionner dans <note type="absent"> que le document a disparu, éventuellement avec les circonstances de cette disparition, notamment la <date type="absence">,

  • S'il existe une copie de substitution (photocopie, microfiche, etc...), compléter <altformavail>.

Exemple
1
<note type="absent">
2
    <p>Le manuscrit, disparu en <date calendar="gregorian" era="ce" normal="1940/1944" type="absence">1940-1944</date>, est manquant.</p>
3
</note>
4
<altformavail>
5
    <p>Le manuscrit avait été microfilmé en <date calendar="gregorian" era="ce" normal="1938" type="reproduction">1938</date>. Il est consultable sur demande à la bibliothèque.</p>
6
</altformavail>

Dans l'interface publique :

Les informations saisies dans <note type="absent"> seront affichées en rouge dans un rectangle au début du composant

En saisie, placer cet élément juste après <did>.

Cas des transferts définitifs

Si le fonds ou l'unité documentaire a été transféré dans une autre institution, y compris les Archives nationales ou les Archives départementales, l'institution d'origine peut souhaiter conserver sa description dans son catalogue, par exemple, parce que celle-ci est plus complète que la description par l'institution où les documents ont été transférés, ou pour éviter de perdre le lecteur.

  • Mentionner le transfert dans l'autre institution dans <note type="absent">

  • Faire le lien vers la notice dans le catalogue de l'institution actuelle dans <otherfindaid>.

Exemple
1
<note type="absent"> 
2
   <p>Registre versé aux Archives nationales en <date calendar="gregorian" era="ce" normal="198407" type="absence">juil. 1984</date> (voir sous-série AJ 16).</p> 
3
</note> 
4
<otherfindaid><p><archref linktype="simple" href="href https://www.siv.archives-nationales.culture.gouv.fr/siv/IR/FRAN_IR_000852">Voir la description dans la base des archives nationalers</archref></p></otherfindaid>

Citation des documents

Bonne pratique pour Mention conseillée  : <prefercite>

Spécificité Calames

La bonne manière de citer l'unité documentaire décrite est nécessaire non seulement aux utilsateurs pour leur référencement mais aussi aux professionnels pour préciser la source des documents qui ont permis la rédaction des notices d'autorité.

Actuellement dans IdRef

Calames produit une forme de citation automatique pour l'affichage sous forme de référence des données Calames dans IdRef.

Dans l'affichage sélectif organisé par base source, dans le bloc «  Archives et données de recherche »

Chaque unité documentaire de Calames apparait avec le contenu textuel des éléments propres à l'unité documentaire (pas d'héritage) :

  • <unitid> entre crochet : [cote] (de tout type, y compris ancienne cote)

  • <unittitle>

  • <unitdate> entre parenthèses : (date)

  • / [slash] <extent>

Exemple

Dans l'affichage exhaustif organisé par rôle

Mêmes informations précédées par l'identifiant de l'unité documentaire (ID de <c>) qui permet le rebond vers Calames

Exemple

Réflexion en cours à l'Abes

Vers une normalisation des éléments constitutifs d'une référence archivistique

Proposition validée par le GT Calames

Nom de l’établissement. Intitulé du fonds – Cote : XXX. Producteur [si n’apparaît pas déjà dans l'intitulé du fonds]. Intitulé de la pièce, date(s) de la pièce [en propre au héritée]. Volumétrie. Url dans Calames

ExemplePour un fonds
ExemplePour une pièce
Traduction en xpath pour extraire les données EAD
  • Nom de l’établissement.

    En EAD : //archdesc/did/repository/corpname/@normal

  • Intitulé du fonds – Cote : XXX.

    En EAD, pour l'intitulé du fonds : //archdesc/did//unittitle

    En EAD, pour la cote : //archdesc/did/unitid[@type="cote" or "division"]/text()

  • Producteur. [si n’apparaît pas déjà dans l'intitulé du fonds, pour une pièce n'en ayant pas, remonter au plus proche parent comprenant un élément EAD de ROLE "producteur"]

    En EAD : pour un fonds, //archdesc//*[@role="producteur"]/@normal ;

    pour une pièce : /c//*[@role="producteur"]/@normal | //c[not(//*[@role="producteur"])]//ancestor::c[1]//*[@role="producteur"]/@normal

  • Intitulé de la pièce, date(s) de la pièce [si pas de pièce, dates du fonds ; pour une pièce n'en ayant pas, remonter au plus proche parent comprenant un intitulé ou une date].

    En EAD, pour le titre de la pièce : //c/did//unittitle | //c[not(//unittitle)]//ancestor::c[1]/did//unittitle 

    En EAD, pour la date : pour un fonds, //archdesc/did/unitdate ;

    pour une pièce, //c/unitdate | //c[not(//unitdate)]//ancestor::c[1]//unitdate

  • Volumétrie du fonds ou de la pièce.

    En EAD : pour un fonds, //archdesc/did/physdesc/extent ; pour une pièce, //c/did/physdesc/extent

  • Url dans Calames