L'institution responsable : <repository>⚓

Sommaire
  1. Bonnes pratiques...
  2. Spécificités Calames

« L'institution ou l'organisme responsable des unités documentaires décrites »

Bonnes pratiques...⚓

pour Organisme responsable <repository>⚓

L'institution ou l'organisme responsable des unités documentaires décrites est indiqué(e) dans <archdesc><did><repository>, qui doit toujours contenir un <corpname>

ConseilSelon les Bonnes pratiques⚓

Les attributs de ce <corpname> au sein du <repository> connaissent des règles spécifiques :

  • source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources"

    Attention pour l'attribut à l 'accent, aux majuscules et aux underscores _

  • authfilenumber="[RCR de l'établissement]"

  • Pas d'attribut ROLE

pour Adresse <address> et Ligne d'adresse <addressline>⚓

L’élément <address> structuré en <addressline> n'est à utiliser que dans <repository>

ConseilSelon les Bonnes pratiques⚓

Ne pas confondre les éléments de l'adresse à destination du public : où s'adresser

  • avec les données de localisation à des fins de gestion interne (éventuellement précisée en <physloc> si influe sur l’accessibilité)

Spécificités Calames⚓

Un <repository> obligatoire en <archdesc> et interdit dans les composants⚓

Calames contraint ce qui n'est qu'une recommandation dans les Bonnes pratiques.

Le RCR Calames indispensable dans le <corpname> du <repository>⚓

L'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> doit IMPÉRATIVEMENT être le RCR Calames dans tous les fichiers EAD de l'établissement, en raison du rôle de ce RCR dans l'indexation, la publication et l'organisation de l'affichage et depuis l’interface publique.

Il est donc nécessaire de renseigner cet attribut avec le bon RCR dans le ou les fichier(s) modèle(s) propre(s) à l'établissement.

Les données en PCData du <repository><corpname> qui s'affiche en clair au public peuvent être différentes selon les fichiers pour tenir compte de la réalité de la localisation des collections au sein de l'établissement.

Exemple

<repository><corpname authfilenumber="RCR Calames" source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" normal="Nom de l'institution sous forme normalisée">Nom usuel de l'établissement ou de sa composante à qui s'adresser pour avoir communication du fonds</corpname>

Un <repository><corpname> sans l'attribut ROLE⚓

En conformité avec les Bonnes pratiques et par exception, le <corpname> du <repository> n'a pas de ROLE.

Même si l'outil de catalogage Calames souligne le <corpname> dans l'interface de production, en raison de l'absence de ROLE, la valeur de ROLE doit rester vide.

Des <address> et <addressline> au plus près de la réalité des collections⚓

Indépendamment du RCR Calames identique pour tout le périmètre d'un établissement, l'adresse affichée peut être distincte selon les fichiers au sein de l'arborescence globale d'un établissement pour afficher au public l'adresse effective à laquelle se rendre pour consulter les document décrits.

ExempleExemple de différents fichiers de haut niveau extraits de l'arborescence de l'Université de Montpellier⚓

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DANS LE FICHIER MAITRE
2
3
<repository>
4
   <corpname normal="Bibliothèque interuniversitaire (Montpellier)" source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="341729801">Bibliothèque interuniversitaire (Montpellier)</corpname>
5
   <address>
6
      <addressline>60 rue des Etats Généraux</addressline>
7
      <addressline>Espace Richter</addressline>
8
      <addressline>CS 99018</addressline>
9
      <addressline>34965 MONTPELLIER CEDEX 2</addressline>
10
      <addressline>Tél : 04.67.13.43.50</addressline>
11
      <addressline>biu.secretariat@univ-montp1.fr</addressline>
12
   </address>
13
   <extref href="http://www.biu-montpellier.fr">http://www.biu-montpellier.fr</extref>
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</repository>
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DANS UN DES FICHIER SOUS-MAITRE du meme établissement : meme RCR mais coordonnées  d'adresses différentes
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<repository>
20
   <corpname authfilenumber="341729801" source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" normal="Université de Montpellier (Bibliothèque Universitaire Historique de médecine)">Université de Montpellier (Bibliothèque Universitaire Historique de médecine)</corpname>
21
   <address>
22
      <addressline>2 rue de l'Ecole de Médecine</addressline>
23
      <addressline>34000 Montpellier</addressline>
24
      <addressline>tél. : 04 34 43 35 87</addressline>
25
      <addressline>patrimoine-ecrit@umontpellier.fr</addressline>
26
   </address>
27
   <extref href="https://bibliotheques.edu.umontpellier.fr/patrimoine-documentaire-um"Découvrir le patrimoine de la BU de Médecine</extref>
28
</repository>
 Dans l'interface publique ⚓
  • Chaque <addressline> génère un retour à la ligne dans l'affichage public.
Fichier maître
Fichier sous-maître
Fichier maître
Fichier sous-maître
  • La présence d'un arobase @ dans le contenu texte d'un élément <addressline> du fichier maître génère la fonction "contacter l'établissement"  dans la Boîte à outils en cas d'affichage du <archdesc> du fichier concernés et des fichiers inclus ou de l'un de leurs composants .
Consulter le mémo à l'attention du public
Répéter ou pas <address><addressline> dans les différents fichiers de l'arborescence ?⚓
  • L'adresse complète est obligatoire au plus haut niveau pertinent : le plus souvent dans le fichier maître, éventuellement dans les fichiers sous-maître ou fichier de fonds en cas de localisation différentes
  • L'adresse est obligatoire si elle diffère de l'adresse mentionnée dans un fichier de niveau supérieur dans l'arborescence
  • En cas de nombreux fichiers : plus l'adresse est répétée dans des fichiers différents, plus sa mise à jour est lourde ; pour une adresse unique il peut suffire de la détailler dans le fichier de plus haut niveau pertinent de l'arborescence
  • Cependant, en cas de moissonnage (hors CCFr) ou d'export de fichier complets la relation entre fichiers EAD définie dans Calames pour construire l'arborescence est perdue : cela justifie la répétition d'élément d'adresses dans chaque fichier.
Où mentionner l'url du site de l'établissement ?⚓
Pour que le lien de l'URL soit actif, il doit figurer dans un <extref> qui est interdit dans <address> par les bonnes pratiques
Il faut donc saisir le <extref> directement dans le <repository>, après le bloc <address> : voir l'exemple ci-dessus