Hiérarchie des fichiers EAD dans Calames⚓

Le fichier maître, comme les éventuels fichiers sous-maîtres, est un fichier EAD qui ne contient que des éléments de haut niveau, sans composant <c> (le <dsc> doit être supprimé)

Ce types de fichier, maître et sous-maîtres, peuvent se réduire au minimum :

• un élément <eadheader>.

• Dans l'élément <did> de l'élément <archdesc>,

  • un élément <unittitle> correspondant à l'ensemble des fonds de l'établissement

  • un élément <repository> contenant lui-même un élément <corpname> avec le nom de l'établissement et, en attribut AUTHFILENUMBER, son numéro RCR Calames.

    Ce RCR doit être le même que celui de tous les fichiers qui appartiennent à la même arborescence. (Voir le rôle du RCR dans Calames)

Le fichier [sous-]maître peut également contenir toute information nécessaire à l'affichage au plus haut niveau pour une bibliothèque. Voir le chapitre sur les différents <archdesc>.

Il n'y a pas de limite technique connue au nombre d'inclusions de fichiers possible dans Calames.

Ce sont ces fichiers qui répondent aux principes de création d'un nouvel instrument de recherche.

Selon l'histoire de l'établissement, les besoins de son public, les volumes à signaler et les moyens disponibles, deux logiques de signalement sont acceptés et donc deux types de fichiers EAD.

• Soit un signalement synthétique : des fichiers sans composants (ou avec très peu de composants) mais qui présentent un haut niveau <archdesc> développé et complet offrant un signalement synthétique mais exhaustif de l'ensemble d'un fonds d'archives  ; ce cas est indépendant de la taille réelle du fonds.

• Soit un signalement analytique approfondie : des fichiers qui tendent vers le signalement de chaque item constitutif dans la description du fonds et peuvent cumuler plusieurs niveaux de composants.

  La création d'un niveau « enfant », exprimée sous la forme d'un élément Composant <c>, doit correspondre à une réalité intellectuelle ou matérielle de l'ensemble ou du document considéré.

  Le niveau le plus général est celui de la description du fonds ou de la collection et le niveau le plus fin possible, celui de la plus petite division intellectuelle au sein d'une unité matérielle. Entre ces deux extrêmes, l'unité de communication constitue un niveau de description pertinent qu'il est souhaitable d'atteindre dans un signalement analytique.

Le système Calames et la DTD permettent jusqu'à 12 niveaux de composants sous un <archdesc>.

Par défaut, l'Abes crée un fichier MODELE pour tout établissement qui se déploie dans Calames : seul le RCR Calames dans l'attribut AUTHFILNUMBER du <corpname> du <repository> correspond à celui de l'établissement. L'ensemble des autres éléments est à personnaliser par le correspondant.

Le rôle de ce fichier MODELE est de servir de matrice, par export Natif puis import,à la création de tous les fichiers de l'établissement ; il doit donc être adapté par le correspondant et contenir ce qui est indispensable et récurent.

Si l'établissement a recours à plusieurs modèles-types, le correspondant en crée autant que de besoin en veillant à mentionner MODELE dans leur intitulé (cf. le mémo de nommage).

• Il ne doit donc pas systématiquement détailler ce qui n'a pas besoin de figurer que dans des fichiers maîtres ou sous-maîtres

• Le fichier modèle destiné a servir de matrice au fichier avec unités documentaires doit contenir ce qui doit être systématiquement hérité de tous les composants.

  Ainsi, si on veut que la boîte à outils offre systématiquement la fonction « contacter l'établissement », doit systématiquement y figurer une adresse de messagerie électronique (présence d'un @) : <repositoy><address><addressline>messagerie@xxx.fr</addressline></address></repository>