Structure et rôle du RCR Calames⚓
Déterminer son RCR Calames et sa dénomination publique⚓
Le RCR Calames est un code de 9 chiffres composé de 3 segments :
- 5 chiffres constituant le code INSEE de la commune, dont les deux premiers désignent le département : 34712 pour Montpellier dans l'Hérault, 75106 pour le 6e arrondissement de Paris
- 98 qui est la marque d'un RCR Calames
- 2 chiffres qui correspondent à un numéro séquentiel
Exemple : le RCR Calames 751059811 est celui du onzième établissement localisé dans le 5 arr. de Paris déployé dans Calames
Le RCR Calames est a priori unique pour l'ensemble de l'établissement, il n'est pas lié à une localisation ou une section documentaire précise. Il est donc commun à des archives et manuscrits pouvant être localisés dans des bibliothèques ou lieux de conservation physiques différents, relevant d'un même établissement.
Cf. la liste des RCR Calames
Le début du RCR doit être cohérent avec la dénomination retenue pour l'affichage dans l'interface publique, qui commence toujours par un nom de lieu.
Il s'agit, en règle générale, du nom de la commune centre de l'agglomération abritant les principaux locaux de l'établissement.
Exemple :
Exemple : CHANTENAY-MALABRY, LILLE, GRENOBLE (même si l'adresse est sur la commune de Saint-Martin d'Heres)
Attention :
Le nom de lieu peut être aménagé
en cas de deux communes d'égale importance pour l'établissement. Exemple : AIX-MARSEILLE pour l'AMU, PARIS/MEUDON pour l'Observatoire
en cas de nom de commune peu connu. Exemple : FAA'A-TAHITI
en cas d'entrée d'un réseau national dispersé sur tout le territoire. Exemple FRANCE. Sociétés savantes (Cths-ENC). Les entrées FRANCE. sont classées :
- après l'entrée "Toutes bibliothèques",
- en début de liste, avant les noms de commune classés par ordre alphabétique.
Le reste de la dénomination doit à la fois être parlant pour tous les publics, au moins au niveau national, et refléter la réalité institutionnelle du périmètre ayant vocation à être couvert. Pour les établissements d'enseignement et de recherche, il faut notamment décider si c'est la structure documentaire (Bibliothèque) ou l'établissement (Ecole, Université) qui est mise en avant.
Il doit être suffisamment concis et peut utiliser les sigles connus (BU, SCD, etc.).
Conseil :
La dénomination affichée dans l'interface de recherche peut être relativement facilement modifiée pour s'adapter à une évolution politique ou institutionnelle.
La modification est à demander à l'Abes via le guichet d'assistance > Calames Pro
Les fonctions du RCR Calames⚓
RCR Calames : identifiant administratif⚓
Le RCR Calames identifie un périmètre institutionnel, légitime à bénéficier d'un accès à l'outil et aux services tels que listés dans le texte de la convention signée entre l'établissement et l'Abes. Il est donc précisé dans l'annexe 2 des conventions Calames (Description des licences installées pour l'établissement).
RCR Calames : outil de gestion⚓
Le RCR Calames est un élément structurant du fonctionnement de Calames et permet d'administrer les fichiers EAD de chaque établissement
La présence du RCR Calames dans le champ « Droits » des Propriétés de chaque fichier EAD (opération effectuée par l'Abes pour les premiers fichiers EAD d'un établissement lors de son déploiement) permet de délimiter les fichiers EAD sur lesquels l'établissement a des droits d'écriture.
Le RCR Calames en début d' « intitulé » de chaque fichier EAD détermine le classement des fichiers EAD dans l'arbre de gauche de l'interface professionnelle.
Pour l'Abes, mais aussi les établissements, cela permet de visualiser de manière rassemblée les fichiers EAD produits par un même établissement parmi l'ensemble des fichiers EAD de la base de production.
Attention :
Le RCR en début d'intitulé des fichier EAD EST IMPERATIF Tout manquement fera l'objet d'une demande de correction par l'Abes
Remarque :
Le RCR Calames en début d'intitulé est également indispensable pour la prise en compte du fichier EAD dans les statistiques par établissement concernant les composants non publiés accessibles dans Webstats
RCR Calames : outil d'organisation lors de la publication⚓
Dans l'interface publique de Calames, le RCR Calames permet l'affichage ordonné des fichiers EAD sous le nom d'un établissement dans la liste des bibliothèques en page d'accueil. L'existence d'un RCR Calames est commandée par le rattachement de fichiers EAD à une même arborescence publique d'inventaires (et de fichiers EAD maîtres) : un RCR Calames = un « accès direct » à des données Calames via une entrée propre à l'établissement en page d'accueil de l'interface publique.
Liaisons et inclusions ne peuvent se faire qu'entre fichiers EAD qui ont le même RCR Calames dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>
Ce lien entre le fichier EAD et l'établissement dans l'arborescence duquel le fichier EAD sera publié ne peut être effectué par le système que si le RCR Calames de l'établissement en question est bien renseigné par les catalogueurs en attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> du fichier EAD.
Un RCR Calames doit donc également correspondre à la définition en bonnes pratiques françaises de l'élément <repository> : « organisme responsable de l'accès intellectuel est l'institution qui est en charge du traitement et de la communication des documents ». Dans la plupart des cas, c'est le même établissement qui est responsable de l'accès intellectuel et de l'accès physique
Remarque :
Le RCR Calames n'empêche pas de mentionner et décrire des bibliothèques physiques différentes.
Quand différents fichier ou documents EAD d'un même RCR correspondent à des localisations différentes au sein de l'établissement, si le même RCR Calames figure systématiquement dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> pour garantir la publication dans la bonne arborescence, les informations affichée au public, saisies dans le PCdata du <corpname> et les autres éléments du <repository> peuvent varier.
Exemple au MNHN. les deux fichiers ont le meme RCR en AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository>, mais les textes saisis dans le PCData du <corpname> du <repository> varient
Document EAD 432 | Document EAD 434 |
 |  |
 |  |
Les données à afficher sont déterminées par l'adresse à laquelle doit s'adresser le lecteur intéressé par le fond .Structure et rôle du RCR Calames
RCR Calames : filtre de recherche dans l'interface publique⚓
Le RCR Calames permet de définir un sous-ensemble de recherche dans l'interface publique :
- en sélectionnant une bibliothèque dès la page d'accueil pour une recherche par cote
- en utilisant le filtre "bibliothèques" sur la liste de résultats obtenue à l'issue d'une recherche
- en mettant en oeuvre une interface personnalisée
Dans ces 3 cas, la recherche porte sur l'ensemble des composants présents dans les documents EAD dont l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> contient le RCR Calames concerné
Dans ces 3 cas, il est impossible de définir un lot de plusieurs RCR Calames : la recherche se fait soit sur l'ensemble de la base, soit sur un unique RCR Calames.
RCR Calames : critère de sélection de SET OAI-PMH⚓
Le RCR Calames est actuellement l'unique critère de constitution de SET dans l'exposition des données Calames en OAI-PMH
Contrôle et cohérence dans la saisie des RCR Calames⚓
Contrôle avant publication : Visio_controle vérifie la présence du nombre 98 en sixième et septième position du RCR renseigné dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <coprname> du <repository> , marque du RCR Calames.
Contrôle automatique dans le processus de publication: Un RCR absent ou non conforme dans l"attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> empêche la publication du fichier EAD d'aboutir.
Incidence pour le moissonnage par le CCFr : à chaque création de RCR Calames, le service du CCFr à la BnF est informé par l'Abes de la publication de données sous ce nouvel identifiant, afin de pouvoir mettre à jour ses procédures de moissonnage des données de Calames.
Quand des fichiers EAD issus des rétroconversions CGM ou PALME préexistent au déploiement⚓
Sont publiés dans Calames des fichiers EAD issus des rétroconversions CGM et PALME relevant d'établissements non déployés. Ces établissements ne sont pas identifiés par un RCR Calames, mais par le RCR de la bibliothèque tel que défini pour le Sudoc dans le répertoire des centres de ressources
Lorsque les établissements concernés par ces fonds se déploient dans Calames, l'Abes leur donne immédiatement les droits en écriture sur ces fichiers EAD.
Le correspondant dispose d'une année pour
- décider de comment les intégrer à une arborescence d'ensemble des fonds à signaler, soit en l'état, soit en en repensant l'organisation interne (dans le cas des collections de manuscrits)
- déclarer le RCR Calames en début d'intitulé des fichiers EAD préexistants
- corriger les AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> des fichiers EAD préexistants
- de les republier
Attention :
Un an après le déploiement, le RCR non Calames n'est plus reconnu par l'interface publique. Les fichiers EAD qui n'auraient pas été corrigés donneraient une erreur à l'affichage publique. L'Abes demande alors à l'établissement de faire la correction au plus vite.