Organiser les fichiers⚓
Exemple combiné : les fichiers EAD A et B sont inclus dans le fichier M, et le fichier C est lié au fichier A.
Attention :
Il est impératif de (re)publier dans l'ordre de dépendance tous les fichiers concernés par ces relations, dans l'ordre d'affichage public attendu :
- du liant vers le lié
- de l'incluant vers l'inclus.
Toutes les données de haut niveau (<archdesc>) doivent être répétées dans chaque fichier lié pour être héritées dans l'ensemble des composants <c> du document EAD.
Dans le cas d'un mise à jour conséquente de l'arborescence qui changerait les relations parent et/ou de position dans la fratrie de 5 ou 6 fichiers au moins, l'Abes préconise de suivre cette procédure afin de garantir le respect de toutes les étapes indispensables au bon déroulement de la republication générale de tous les fichiers concernés.
Conseil :
Pour des liens depuis un document EAD vers des fonds signalés sous un autre RCR, voir l'usage de l'élément EAD <archref>
Lier⚓
Quand on lie 
un fichier B à un premier fichier A, les composants du fichier B suivent les composants du fichier A à l'affichage public et donnent l'impression d'un unique fichier avec un seul haut-niveau, le <archdesc> A :
le premier <c> de premier niveau du fichier B vient juste après le dernier <c> de premier niveau du fichier A.
A l'image d'un train,
on peut lier plusieurs fichiers l'un après l'autre,
un fichier ne peut avoir qu'un seul fichier lié à lui,
un fichier ne peut se lier qu'à un seul fichier.
Procédure : Procédure⚓
Attention :
On peut établir des relations de lien uniquement entre des fichiers qui ont en commun le RCR saisi dans : archdesc/did/repository/corpname, attribut AUTHFILENUMBER.
Toutes les données de haut niveau (<archdesc>), y compris le RCR, doivent être répétées dans chaque fichier lié pour être héritées dans l'ensemble des composants <c> du document EAD, .
Inclure ou insérer⚓
Quand on inclut ou insert un fichier A et/ou B dans un fichier M, le haut niveau (<archdesc>) des fichiers A et/ou B s'affichent comme un(des) composant(s) de premier niveau du fichier M(aître).
Si plusieurs fichiers sont inclus dans un même fichier parent, il faut préciser la position de chacun, afin que le système connaisse l'ordre d'affichage.
Ainsi, si on inclut dans un fichier M un fichier A en position 1 et un fichier B en position 2, les informations de haut niveau encodées dans A apparaîtront comme le premier sous-niveau descriptif de M tandis que les informations de haut niveau de B apparaîtront comme le second sous-niveau descriptif de M.
- clic droit sur le fichier qu'on veut inclure dans un autre (dit «fichier A»)⚓
- Sélectionner
GestionpuisPropriétés⚓
- Dans la case « Insertion dans le document », saisir le numéro du fichier M dans lequel on veut inclure le fichier A⚓
- Dans le champ "N° d'ordre", préciser en quelle position le fichier A doit être inclus⚓
- Cliquer sur
le bouton Modifier⚓Le libellé du fichier inclus finit désormais par « inclus dans [numéro du fichier dans lequel il est inclus], ordre : [numéro d'ordre défini pour l'inclusion]».
Dans l'exemple, le fichier 204 est inclus dans 199, en position 3.
- A l'issue du travail de réorganisation,
(re)publierdans l'ordre de dépendance tous les fichiers concernés de l'incluant vers l'inclus, et les fichiers enfants dans l'ordre d'inclusion, soit l'ordre d'affichage public attendu.⚓La republication est également impérative chaque fois qu'a été modifiée l'une et/ou l'autre des deux propriétés d'insertion : le fichier parent ou l'ordre. Il est alors impératif de republier le fichier parent puis, à partir du 1re fichier enfant modifié, tous les fichiers enfants directs dans le nouvel ordre
Remarque :
Dans Calames, se nomme « fichier maître » le fichier ou document EAD, racine de l'arborescence d'un établissement. Ce fichier n'est inclus dans aucun autre ni lié à aucun autre. Il ne sert qu'à englober les fichiers EAD de deuxième niveau de l'arborescence EAD qui sont tous inclus dans ce fichier maître.
Le fichier EAD maître ne contient que des informations de haut niveau : son <dsc> est soit inexistant, soit totalement vide. La présence d'un <c> même vide, empêcherait l'affichage attendu de l'arborescence. (voir les éléments EAD attendus)
On parle de « fichier sous-maitre » pour les fichiers de deuxième niveau (voir, troisième, etc) qui n'existent que pour organiser l'arborescence. Les fichiers sous maître d'un rang donné sont toujours inclus dans le fichier de rang précédent : les fichiers sous-maitres de rang 2, sont inclus dans le fichier maître. Il peut y avoir, sans limite, autant de rang de fichiers sous-maîtres que nécessaire.
Les fichiers EAD sous-maîtres ne contiennent que des informations de haut niveau : leurs <dsc> sont soit inexistants, soit totalement vides. La présence d'un <c> même vide, empêcherait l'affichage attendu de l'arborescence. (voir les éléments EAD attendus)
Le dernier rang de fichier d'une arborescence est toujours constitué des documents EAD avec chacun a priori un <dsc> qui décrit les unités documentaires du fonds.
Attention :
On peut établir des relations d'inclusion uniquement entre des fichiers qui ont en commun le RCR saisi dans : archdesc/did/repository/corpname, attribut AUTHFILENUMBER.
Toutes les données de haut niveau (<archdesc>) doivent être répétées dans chaque fichier lié pour être héritées dans l'ensemble des composants <c> du document EAD, .
GestionpuisPropriétés⚓Modifier⚓Le libellé du fichier lié finit désormais par « lié à [numéro du fichier auquel il est lié]».
Dans cet exemple, le fichier 342 suit le fichier 341.
(re)publierdans l'ordre de dépendance tous les fichiers concernés du liant vers le lié, soit l'ordre d'affichage public attendu.⚓La republication est également impérative chaque fois qu'a été modifiée l'ordre de liaison dans une série via le champ liaison des propriétés. Il est alors impératif de republier toute la suite de fichiers liés à partir du fichier précédent le premier modifié.