Date de création du document : 2019-05-22
Date de dernière mise à jour du document : 2024-12-03

Catalogage des thèses de doctorat soutenues à partir de 1985
Partie II - Règles de signalement de la version originelle d'une thèse

 1. Règles générales

 1.1 Numéro national de thèse

 1.2 Données codées : date

 1.3 Données codées : Langues

 1.4 Données codées : Pays

 1.5 Données codées de monographies : version originelle

 1.6 Titre et mention de responsabilité

 1.7 Adresse bibliographique

 1.8 Note générale

 1.9 Note sur la responsabilité

 1.10 Notes sur la bibliographie et l'index

 1.11 Note de thèse

 1.12 Résumés français et en langue(s) étrangère(s)

 1.13 Note sur le financement

 1.14 Thèses confidentielles

 1.15 Autorisation de reproduction délivrée par le jury

 1.16 Titre traduit en langue étrangère

 1.17 Indexation matière

 1.18 - Indexation forme/genre

 1.19 Indice de classification des thèses de doctorat - Code domaine TEF

 1.20 Responsabilités intellectuelles sur la ressource

 1.21 Données d'exemplaire

  2. Caractéristiques des notices générées par STAR

 2.1 Rappels

 2.2 Zones générées automatiquement par STAR

 2.3 Types de données créées par import de STAR

 2.4 Eventuelles interventions après le premier import dans le Sudoc

 3. Cas particuliers

 3.1 Thèses confidentielles

 3.2 Thèses de doctorat soutenues sur un ensemble de travaux

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Rappel :

• Toutes les thèses de doctorat dont la version originelle est électronique doivent être traitées dans l'application STAR, qui génère la notice dans le Sudoc. Le traitement des thèses électroniques dans STAR est une obligation légale depuis le 1er septembre 2006. Le dépôt de l'ensemble des thèses soutenues au format électronique est une obligation légale depuis le 1er septembre 2016. WinIBW ne doit pas être utilisé pour créer ex nihilo des notices décrivant des versions originelles de thèses électroniques.
• Toutes les thèses de doctorat dont la version originelle est imprimée doivent être signalées dans WinIBW.

Aujourd'hui, le signalement dans WinIBW sert :

• à faire des modifications, à la marge, sur les notices générées par STAR (voir 2.4 Eventuelles interventions après le premier import dans le Sudoc).
• à signaler de manière rétrospective les thèses ayant fait l'objet d'un dépôt au format imprimé et que l'établissement n'a pas encore traitées.
• à mettre à jour les notices des thèses ayant fait l'objet d'un dépôt au format imprimé.

1. Règles générales

1.1 Numéro national de thèse

Principes généraux

Description

la zone 029 permet d'indiquer le numéro national attribué à toute thèse soutenue en France - et éventuellement dans d'autres pays, en cotutelle avec une université française.

Ce numéro d'identification, attribué par la bibliothèque de l'établissement de soutenance, est composé de 12 caractères alphanumériques :

• les 4 premiers signalent l'année de soutenance,
• les 4 suivants constituent le code de l'université ou de l'établissement,
• les 4 derniers correspondent à une séquence numérique ou alphanumérique d'enregistrement.

On placera :

• en $a : le code du pays d'obtention du diplôme (la table des codes de pays est la même que celle à employer dans la zone 102)
• en $b : le numéro national de thèse
• en $z : le ou les numéros nationaux de thèses erronés (ex : NNT ne respectant pas la nomenclature ou contenant un mauvais code court, NNT attribué à plusieurs thèses, NNT erronés présents sur certaines microfiches de thèses, etc.)

Le contenu de l'ensemble des sous-zones de la 029 ($b, $e, $m, $o et $z) est accessible au moyen de l'index NUM. Le contenu des sous-zones $b et $z est accessible au moyen de l'index NNT.

Pour qu'une notice de thèse soit versée dans theses.fr, il est indispensable d'attribuer à la thèse originelle, ainsi qu'à ses reproductions à l'identique, le même numéro national de thèse unique, en zone 029, en respectant la structure sur 12 caractères alphanumériques préconisée ci-dessus. Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

Dans le cas des thèses soutenues en cotutelle avec un établissement étranger, si ledit établissement a attribué un numéro à la thèse, la zone 029 doit être répétée avec les sous-zones suivantes :

• $a : le code du pays associé à l'établissement de cotutelle internationale
• $o : le numéro attribué à la thèse par l'établissement

La zone 029 qui contient le numéro de thèse étranger doit toujours être placée après la zone 029 qui contient le Numéro National de Thèse français. On précisera entre parenthèses la nature du numéro saisi en $o.

Dans le cas du signalement rétrospectif de thèses soutenues au sein d'établissements qui n'existent plus, il est nécessaire de demander de nouveaux codes courts pour constituer le NNT.
Voir la procédure pour l'attribution d'un numéro national de thèse (NNT).

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1.2 Données codées : date

Zone 100, obligatoire

Dans cette zone, l'information fondamentale pour une thèse est la date. Elle doit être toujours identique à la date saisie dans la zone 214$d.

Pour qu'une notice de thèse soit versée dans theses.fr, la zone 100 est obligatoire et la date doit être constituée de 4 caractères numériques. Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

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1.3 Données codées : Langues

Zone 101, obligatoire

Pour que les résumés s'affichent au bon endroit dans theses.fr (onglets “ Description en français ” et “ Description en [langue étrangère] “ ; voir theses.fr/2013PA010651), il est indispensable de renseigner la langue des résumés en respectant l'ordre suivant : $dfre$d[code langue étrangère]. Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

Voir la Tables des codes de langues (ISO 639-2)

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1.4 Données codées : Pays

Zone 102, obligatoire

On saisit en sous-zone 102 $a le code du pays ou du territoire d'obtention du diplôme.

Pour qu'une notice de thèse soit versée dans theses.fr, la zone 102 est obligatoire, avec au moins l'une des valeurs suivantes : FR (France), GP (Guadeloupe), GF (Guyane), MQ (Martinique), YT (Mayotte), NC (Nouvelle-Calédonie), RE (La Réunion), PF (Polynésie française), PM (Saint-Pierre-et-Miquelon), SM (Saint-Martin) ou WF (Wallis et Futuna).

Répéter le $a pour une thèse en cotutelle :

Exemple :

102 ##$aFR$aVA

Voir la Tables des codes de pays (ISO 3166)

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1.5 Données codées de monographies : version originelle

Zone 105, obligatoire.

Type d'ouvrage de référence : la version originelle de la thèse est cataloguée avec $bm : Thèse (document originel) = le document catalogué est la version originelle de la thèse. Cette sous-zone est répétable. De fait, lorsqu'il y a plusieurs $b il est IMPERATIF de saisir le $bm en première position.

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1.6 Titre et mention de responsabilité

Zone 200, obligatoire

Pour la rédaction des mentions de responsabilité, il n'y a pas lieu de s'éloigner de la norme. Si la présentation de la page de titre pose problème, utiliser au maximum la faculté d'abréger les longueurs jugées inutiles prévue par la norme. Au besoin, se contenter d'une mention de fonction entre crochets (en particulier si on a eu recours au formulaire pour identifier le directeur de thèse).

$a@Titre$ecomplément du titre$fAuteur de la thèse

Même si le cas de figure est rare, une thèse peut avoir été préparée, rédigée et soutenue par deux personnes. La sous-zone $f comportera alors deux mentions : auteur et co-auteur.

Le ou les noms du ou des directeurs de thèse sont indiqués en sous-zone $gsous la direction de [...]

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1.7 Adresse bibliographique

Zone 214, obligatoire

Conformément à RDA-FR 2.8.1 et RDA-FR 2.7.1 les thèses, dans leur version originelle, sont des ressources produites. La version originelle d'une thèse doit être enregistrée :

• avec une mention de production en zone de l'adresse (214 #1).
• avec une seule sous-zone $ddate

Ne sont mentionnés ni le lieu de production ni le nom du producteur de la thèse.

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1.8 Note générale

Zone 300, obligatoire pour les thèses soutenues en cotutelle internationale et pour les doubles-diplômes.

Cas des cotutelles internationales

La cotutelle de thèse est un dispositif qui favorise la mobilité des doctorants en développant la coopération scientifique entre des équipes de recherche française et étrangère. Il n'y a de cotutelle qu'internationale. Il ne peut y avoir cotutelle entre deux établissements français.

Cas des doubles-diplômes

Si la thèse a donné lieu à la délivrance de plusieurs diplômes, l'information doit apparaître en note.

Ce sera par exemple le cas de thèses de doctorat qui donnent également lieu à la délivrance d'un diplôme de 3e cycle de l'Ecole du Louvre, à la délivrance d'un diplôme de doctorat canonique de l'Institut Catholique de Paris, etc.

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1.9 Note sur la responsabilité

Zone 314, fortement recommandée. .

La zone 314 sera utilisée pour mentionner les membres du jury ou les partenaires de recherche (école doctorale, laboratoire, composante, établissement membre d'une ComUE, etc.). On créera :

• une note 314 pour les autres contributions : membres du jury, président du jury, rapporteur(s)
• une note 314 pour les écoles doctorales
• une note 314 pour les autres organismes partenaires de recherche : laboratoire, équipe de recherche, entreprise, fondation, etc.

La ou les notes 314 seront complétées par des points d'accès en 701 et 711 avec les codes de fonctions correspondants (voir 1.20 - Responsabilités intellectuelles sur la ressource

Les données seront saisies sur le modèle suivant :

• Les écoles doctorales

  Exemple :	314 ##$aEcole(s) Doctorale(s) : OMI - Organisation, Marchés, Institutions
  et	711 02$3174788525 @OMI$4996

  
  

• Les autres partenaires de recherche

  Exemple :	314 ##$aPartenaire(s) de recherche : Laboratoire d'Analyse et d'Architecture des Systemes (Laboratoire)
  et	711 02$3029115876 @Laboratoire d'automatique et d'analyse des systèmes (Toulouse)$4981

  Voir ci-dessous le Récapitulatif des codes de fonction en usage pour le catalogage des thèses, pour connaître les codes à utiliser pour un laboratoire, une équipe de recherche, une entreprise, etc.

  NB : Il est possible d'indiquer comme autre partenaire de recherche un établissement membre d'une ComUE. On utilisera à lors le code de fonction 985.

  
  

• Les membres du jury, président du jury et rapporteur(s) de la thèse

  Exemple :	314 ##$aAutre(s) contribution(s) : Christelle Aupetit (Président du jury) ; Pierre Blondy, Arnaud Pothier (Membres du jury) ; Lionel Buchaillot, Robert Plana (Rapporteurs)
  Commentaire :	Attention à bien qualifier la fonction de chaque contributeur
  et	701 #1$3112981631 Aupetit-Berthelemot, Christelle (1971-....)$4956
  	701 #1$33078012120 Blondy, Pierre$4555
  	701 #1$33078012015 Pothier, Arnaud (1978-....)$4555
  	701 #1$3060779136 Buchaillot, Lionel$4958
  	701 #1$306117637 0Plana, Robert$4958

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1.10 Notes sur la bibliographie et l'index

Zone 320, obligatoire dans la mesure où toute thèse comporte une bibliographie et éventuellement un index.

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1.11 Note de thèse

La zone 328 reçoit la note de thèse décrite dans le fascicule de documentation AFNOR Z 44-050, § 7.5.1. Cette note est obligatoire dans les notices décrivant tout travail universitaire (et pas seulement des thèses), qu'il s'agisse du document originel, d'une reproduction ou d'une édition commerciale.

Depuis 2003, il convient d'utiliser dans le Sudoc les codes de sous-champ spécifiques à chaque partie de cette note. Les notes de thèse figurant intégralement, ponctuation comprise, dans un sous-champ $a ne sont acceptables que pour les notices rédigées avant le 22 septembre 2003, date de mise en service de la nouvelle structure du champ 328 dans le module de catalogage du Sudoc.

La sous-zone $a est exclusive des sous-zones $b, $c, $d, $e, $t , $z, et inversement.

La note de thèse est accessible au moyen de l'index NTH. Seule la sous-zone $t n'est pas indexée.

Thèse originelle : construction de la note de thèse

Une note de thèse originelle se construit ainsi :

Ne pas saisir le numéro d'ordre de la thèse dans la zone 328.

$b : Mention du travail universitaire et nature du diplôme

Pour le diplôme de doctorat français “ nouveau régime ”, utiliser la formulation suivante : “ Thèse de doctorat ”.

Pour les autres types de doctorat qui ont pu être également délivrés après 1985, utiliser les formulations suivantes :

• Thèse d'État
• Thèse de 3e cycle
• Thèse d'université
• Thèse de docteur-ingénieur

$c : Discipline

Reporter la mention de la discipline telle qu'elle figure sur la page de titre (ou son équivalent) de la thèse. Si la discipline est hiérarchisée, transcrire tous les échelons, séparés par des points.

$e : Établissement de soutenance

Établissements français :
Écrire le nom de l'établissement d'après la Table des libellés des universités et établissements.

Thèse soutenue en cotutelle : créer une zone 328 pour l'établissement français et une zone 328, structurée comme mentionnée ci-dessus, pour l'établissement de cotutelle internationale.

Établissements de cotutelle internationale :
Si le nom de la ville fait partie de celui de l'établissement, transcrire le nom de l'établissement de soutenance tel qu'il est cité dans la publication :

Sinon, faire précéder le nom de l'établissement de soutenance (transcrit tel qu'il est cité dans la publication) de celui de la ville.

Le nom de la ville est transcrit tel qu'il est cité dans la publication ou, à défaut, dans la langue du pays concerné ou de la zone linguistique dans laquelle est située la ville (pays multilingues). Les noms des villes du Canada et des États-Unis doivent être suivis, entre parenthèses, du nom de la province ou de l'état, sous forme abrégée (cf. Liste des abréviations des noms des états et provinces d'Amérique du nord (Etats-Unis et Canada). Le nom de la ville, éventuellement complété de celui de la province ou de l'état, est suivi d'une virgule :

$d : Année civile de soutenance

Exemples de note de thèse pour une thèse originelle

Cas des doubles-diplômes

Si la thèse a donné lieu à la délivrance de plusieurs diplômes, il faut ajouter une zone 328 pour chacun des diplômes, en explicitant pourquoi en zone 300.

Ce sera par exemple le cas de thèses de doctorat qui donnent également lieu à la délivrance d'un diplôme de 3e cycle de l'Ecole du Louvre, à la délivrance d'un diplôme de doctorat canonique de l'Institut Catholique de Paris, etc.

Il revient à l'établissement qui a délivré le diplôme de doctorat de créer la notice bibliographique de la version originelle de la thèse (via STAR pour les thèses déposées au format électronique). L'établissement qui a délivré le second diplôme intervient après, pour ajouter une seconde zone 328 dans la notice bibliographique. Si la thèse a fait l'objet, auprès de l'établissement qui a délivré le second diplôme, d'un dépôt sur un support différent du support de dépôt légal, le document doit être considéré comme une reproduction et être signalé comme tel dans le Sudoc (105$bv).

Pour être versée dans theses.fr, une notice de thèse (reproduction ou autres éditions) doit contenir une zone 328 et celle-ci doit être structurée. Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

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1.12 résumés français et en langue(s) étrangère(s)

Zone 330, recommandé

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1.13 Note sur le financement

Zone 338 obligatoire pour les thèses CIFRE, recommandée pour les autres types de financement. Les contrats doctoraux et bourses sont des financements et peuvent être signalés en zone 338.

Cette zone permet d'indiquer : l'organisme de financement ($b), la source qui verse les subventions audit organisme ($e), le programme de financement ($c), le nom ($f), identifiant ($d) et acronyme ($g) du projet financé.

Pour remplir cette zone, notamment dans le cas de financements européens ou ANR, et dans le cas des principaux financements doctoraux, nous vous conseillons de vous référer à la Fiche pratique : décrire les financements.

Il est vivement recommandé d'associer l'organisme de financement, enregistré en 338 $b, et la source de financement, enregistrée en 338 $e, à un point d'accès en 711 suivi du code de fonction ($4) 723 (mécène, parraineur). (voir 1.20 - Responsabilités intellectuelles sur la ressource).

Les CIFRE

Les CIFRE (Conventions industrielles de formation par la recherche) sont signées entre les entreprises et l'ANRT (Association nationale de la recherche et de la technologie). Les aides financières sont versées aux entreprises par l'ANRT (organisme de financement en $b). Le financement vient du MESRI (source de financement en $e).

La mention CIFRE est à indiquer en sous-zone $c. La thèse ne faisant pas partie d'un projet, on ne saisira ni $d, ni $f, ni $g.

Les bourses et contrats doctoraux

Le contrat doctoral est un contrat de travail de droit public à durée déterminée. Le doctorant possède le statut d'agent non titulaire de l'État. Il est recruté :

• par un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel ;
• par un établissement public administratif d'enseignement supérieur ;
• par un établissement public scientifique et technologique ;
• par un établissement public administratif ayant une mission statutaire d'enseignement supérieur ou de recherche.

C'est l'établissement qui détermine l'enveloppe qu'il consacre au financement des contrats doctoraux. L'origine des fonds peut être diverse : collectivité territoriale, entreprise, fonds propres, etc.

Le contrat doctoral est considéré comme un « programme de financement » ($c). Le contrat ne s'inscrivant pas dans un projet, la zone 338 ne comportera ni $d, ni $f, ni $g.

On réservera le même traitement aux autres types de contrats dont peuvent bénéficier les doctorants (ex : contrats de thèse du CEA, contrats de thèses de l'ONERA, etc.) et aux bourses délivrées par des organismes, publics ou privés. Ces contrats et bourses seront à considérer comme des programmes de financement, à saisir en $c. La zone 338 ne comportera ni $d, ni $f, ni $g.

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1.14 Thèses confidentielles

Voir 3.1 Cas particuliers - Thèses confidentielles

Zone 371, obligatoire

La mention de confidentialité se note en zone 371,indicateur 1 = 0, selon les formulations suivantes, lesquelles varient en fonction de la date de soutenance (avant et après le passage au dépôt électronique).

STAR génère automatiquement une zone 371 construite sous la forme

A noter que, jusqu'au 1er janvier 2022, les informations relatives à la confidentialité et aux embargos étaient saisies en zone 310##$a.

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1.15 Autorisation de reproduction délivrée par le jury

Zone 371 obligatoire pour le traitement rétrospectif des thèses imprimées soutenues avant le 1er septembre 2006 (voir l'arrêté du 7 août 2006).

NB : dans les règles qui suivent, on entend par “ publication ”, la diffusion de la thèse originelle et de ses reproductions (et non “ publication commerciale ”).

L'autorisation de reproduction et de publication d'une thèse se note en zone 371, indicateur 1=1, selon la formulation suivante qui varie selon la date de soutenance :

• Thèses imprimées soutenues avant la publication de l'arrêté du 7 août 2006 :
  
  

  Écrire :	371 ##$aPublication autorisée par le jury
  	371 ##$aPublication non autorisée par le jury

  
  
• Pour les thèses soutenues depuis la publication de l'arrêté du 7 août 2006, le jury autorise implicitement la publication des thèses qu'il valide et on ne saisit plus de note 371 pour mentionner cette autorisation.
  (NB : Pour les thèses déjà cataloguées et portant la mention Publication autorisée par le jury, il n'y aura pas de corrections rétrospectives).
  A noter que jusqu'au 1er janvier 2022, les informations relatives à l'autorisation de reproduction délivrée par le jury étaient saisies en zone 310$a.

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1.16 Titre traduit en langue étrangère

Zone 541

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1.17 Indexation matière

Les zones 600 à 607 sont obligatoires

• Indexation Rameau
  
  • $2rameau : obligatoire en fin de zone pour mentionner le vocabulaire d'indexation retenu/choisi.
    
    

  Exemple :	606 ##$3028706064 Écologie urbaine$2rameau
  Unimarc export :	606 ##$aÉcologie urbaine$2rameau

  
  
  
• Indexation Fmesh
  
  • Ajout obligatoire de la subdivision de forme “ Dissertations universitaires ” (PPN 040839486) pour chaque zone d'indexation matière Fmesh
  • $2fmesh : obligatoire en fin de zone pour mentionner le vocabulaire d'indexation retenu/choisi.
    
    

  Exemple :	606 ##$304069383X Diétothérapie$3040839486 Dissertations universitaires$2fmesh
  Unimarc export :	606 ##$aDiétothérapie$xDissertations universitaires$2fmesh

Zone 610. La zone sert à enregistrer des mots-clés libres. Elle peut être utilisée en complément des points d'accès Rameau ou Fmesh.
NB : lorsqu'on on dispose de mots-clés en anglais (via le formulaire d'enregistrement) qui n'ont pas d'équivalent en indexation Rameau, ils ne peuvent figurer dans la notice (ou sinon, seulement sous une forme traduite en français).

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1.18 Indexation forme/genre

Zone 608 obligatoire

Ajout obligatoire d'une indexation forme/genre Thèses et écrits académiques (PPN 027253139), suivie d'une sous-zone $2rameau pour mentionner le vocabulaire d'indexation choisi.

La zone 608 est répétable et peut être employée pour indexer d'autres autorités forme/genre associées à la thèse.

La zone 608 ne peut comporter d'autorité du vocabulaire d'indexation Fmesh. Les autorités fmesh peuvent être enregistrées dans toutes les zones 60X SAUF en 608.

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1.19 Indice de classification des thèses de doctorat - Code domaine TEF

Zone 686 obligatoire

Pour les besoins de la recherche par facettes dans theses.fr, la présence d'un un code domaine conforme à la recommandation TEF (Thèses électroniques françaises) est obligatoire dans les notices décrivant la version originelle de la thèse.

NB : Une même notice peut mentionner plus d'un code de domaine TEF

Pour être versée dans theses.fr, une notice de thèse doit contenir un code domaine conforme à la recommandation TEF en zone 686. Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

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1.20 Responsabilités intellectuelles sur la ressource

Zones 7XX obligatoires

On crée un accès “ responsabilité intellectuelle ” pour :

Accès à l'établissement de soutenance : puisque c'est l'établissement qui délivre le diplôme, c'est lui qui fait l'objet d'un point d'accès. En cas de cotutelle internationale, il est obligatoire de faire un accès à l'établissement de cotutelle. Enfin, une bibliothèque qui le souhaite peut également faire (en plus) un accès une ou des composante(s) (école doctorale, laboratoire, ...). (voir ci-dessous)

Pour chaque accès créé, il est obligatoire d'établir le lien avec la notice d'autorité correspondante, et de créer celle-ci si elle n'existe pas (ce sera presque toujours le cas pour l'auteur et l'éventuel co-auteur).

Cas des doubles-diplômes

• Seul l'établissement qui délivre le diplôme de doctorat se voit attribuer un code fonction $4295 (organisme de soutenance).
• L'établissement qui délivre le second diplôme est signalé comme un partenaire de recherche associé à la thèse, avec un code fonction $4985.

Pour être versée dans theses.fr, une notice de thèse doit mentionner un auteur en zone 700 et un directeur de thèse en zone 701. Voir aussi le manuel Rapports de chargement des données Sudoc dans theses.fr et en particulier le Chapitre 6. Annexe : batterie de tests utilisée par l'algorithme de chargement des données du Sudoc dans theses.fr

Zones facultatives

On peut également créer des accès "responsabilité intellectuelle" pour les écoles doctorales, les partenaires de recherche et les membres du jury.

Voir les j.e-cours Description plus fine des thèses de doctorat. Partie II - Le jury et les partenaires de recherche et Panorama des autorités : Identifiants personnes & structures. Partie 2 : Les identifiants de structures

Depuis 2006, les thèses de doctorat soutenues en France sont décrites soit via WInIBW soit via STAR, selon le mode de dépôt décidé par l'établissement de soutenance. Depuis mai 2016, le dépôt des thèses doit obligatoirement se faire dans STAR sous format électronique. L'ensemble des données est ensuite visible dans theses.fr .

Le modèle de données sur lequel s'appuie STAR (la recommandation TEF) est plus fin que le format UNIMARC. Ainsi, il est possible dans TEF d'exprimer la notion d'école doctorale, de partenaires de recherche ainsi que la qualité des membres du jury de soutenance. Cette distorsion entre TEF et Unimarc est visible dans theses.fr, où l'on peut trouver des thèses très finement décrites en provenance de STAR et des thèses moins finement décrites en provenance du Sudoc.

L'ABES a donc créé de nouveaux codes de fonction relatifs au catalogage des thèses de doctorat. Ce ne sont pas des codes issus du format Unimarc standard (3e édition anglaise, 6e édition française) mais des codes propres aux thèses soutenues en France.

D'après le Manuel UNIMARC les notes en texte libre précisent, complètent ou développent les points d'accès. De même, d'après la norme AFNOR Z44-059 sur le Choix des accès à la description bibliographique : le choix de ces points d'accès se fait à partir des éléments de la description bibliographique, quelle que soit la source d'information d'où ils proviennent et quels que soient la zone ou le niveau de description où ils apparaissent.

Dans WinIBW, il conviendra donc de mentionner ces responsabilités à l'aide d'une ou plusieurs zones 314 (voir 1.11 Note sur la responsabilité).

Récapitulatif des codes de fonction à utiliser pour le catalogage des thèses

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1.21 Données d'exemplaire

Leur niveau de détail dépend de chaque établissement. Voir les pages correspondantes du guide méthodologique.

La zone 930 est obligatoire

NB : pour les rétroconversions, consulter également Conversions rétrospectives en ligne dans le Sudoc : règles de comparaison des notices et règles particulières - 3. Zone locale d'identification : zone 991.

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2. Caractéristiques des notices générées par STAR

2.1 Rappels

Aux termes de l'arrêté du 25 mai 2016, les versions originelles de thèse doivent être déposées sous forme électronique et traitées dans STAR. Ces thèses sont automatiquement signalées dans le Sudoc par l'import des données enregistrées dans l'application STAR. Les thèses qui ont fait l'objet d'un dépôt légal sous forme électronique entre 2006 et 2016, ont dû ou doivent également être traitées dans STAR.

Dans STAR, les données sont exprimées en TEF (cf. recommandation TEF (Thèses électroniques Françaises). Lors de la validation dans STAR, ces données TEF sont converties au format Unimarc.

ATTENTION : on trouve dans le Sudoc deux types de notices de thèses sur support électronique :

• les notices importées de STAR (qui font l'objet de ce chapitre) dont la valeur en 105 $b est “ m ” : ces notices décrivent des versions originelles de thèses dont le dépôt officiel s'est fait sous forme électronique
• les notices décrivant les reproductions électroniques des thèses originelles cataloguées dans le Sudoc et dont la valeur en est “ v ”.

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2.2 Zones générées automatiquement par STAR

Les zones présentées ci-après sont générées automatiquement par STAR au moment de l'export des données vers le Sudoc.

Zones pour lesquelles les valeurs sont toujours les mêmes :

Données codées (obligatoires) :

• zone 008 : 008$aOax3
• zone 135 : 135$ad$br
  • $a Type de fichier informatique ; d : texte
  • $b Type de support utilisé ; r : système en ligne

Zones pour lesquelles les valeurs varient d'une thèse à l'autre :

On reconnait une notice importée de STAR dans winibw à la présence, dans la zone de création 004, et parfois aussi dans la zone de modification 005 du nombre "4001", identifiant du programme d'import de STAR.

Dans les données bibliographiques (niveau 0) :

• La zone système 002 (numéro et code source) comprend en $a le préfixe STAR suivi d'un numéro correspondant au numéro de la fiche de thèse dans l'application STAR.
• Le contenu de cette sous-zone est répété en 035 $a (zone d'identifiant de la notice dans un autre système, en l'occurrence STAR)
• La zone 033 comprend en $a l'identifiant pérenne de la thèse dans le portail des thèses (theses.fr).
• Si la thèse est accessible sur internet, STAR génère une zone 856 contenant l'URL d'accès au document par ajout du suffixe /document à l'identifiant pérenne de la thèse dans le portail des thèses.

Dans les données d'exemplaires (niveau 2), la zone 991 comprend en $a la mention de la création automatique de l'exemplaire par STAR.

La fonction d'exemplarisation automatique depuis STAR n'est pas systématique et doit être activée au préalable en saisissant un ou plusieurs RCR dans le formulaire STAR.

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2.3 Types de données créées par import de STAR

Le catalogage automatique via STAR concerne les notices bibliographiques et éventuellement les données d'exemplaires.

Dans STAR, il est possible de choisir un (ou plusieurs) numéro(s) RCR et ainsi de créer un (ou plusieurs) exemplaire(s).

Les notices d'autorité, notamment celle du docteur, doivent être créées selon la procédure habituelle soit dans WinIBW, soit dans IdRef, soit depuis STAR par l'intermédiaire d'IdRef.

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2.4 Eventuelles interventions après le premier import dans le Sudoc

Une notice est créée par import de STAR. Cette notice “ vit ” dans le Sudoc comme elle “ vit ” dans l'environnement STAR. Il peut être nécessaire de modifier les données. STAR est l'environnement de référence des données relatives aux thèses originelles électroniques ; le Sudoc les reçoit tout comme n'importe quelle plateforme de diffusion. Les données de STAR sont conformes à la recommandation TEF. Même si toutes les métadonnées TEF n'ont pas une correspondance dans le format Marc, la plupart sont converties.

Par conséquent, s'il doit y avoir des modifications, elles doivent être faites dans STAR ; les données de STAR seront alors renvoyées au Sudoc pour mettre à jour la notice bibliographique initialement créée. Elles viendront écraser la plupart des zones utilisées dans le catalogage des thèses, présentes dans cette notice initiale.

Notamment, si une erreur est faite dans le titre de la thèse, le nom de l'auteur, le NNT, le directeur de thèse, l'éventuelle adresse URL d'accès au document sur internet, le code domaine TEF, ..., cette erreur doit être corrigée dans STAR et non directement dans le Sudoc.

Depuis septembre 2010, toute mise à jour des données dans STAR entraine automatiquement un nouvel import dans le Sudoc.

Dans le Sudoc, une notice créée par import de STAR peut être modifiée pour lui ajouter des informations que la recommandation TEF ignore. En effet, lors d'une mise à jour dans STAR et d'un nouvel import dans le Sudoc, ces informations, si elles sont dans une étiquette Unimarc inconnue de TEF, seront conservées.

En pratique, ce qui peut être modifié dans le Sudoc, sans risque que la modification soit écrasée par un rechargement ultérieur des données en provenance de STAR :

• Zone 200 sous-zones $c $d $h $i et $z
• Dans le bloc des 3XX : 307 et 320
• Dans le bloc des 4XX : 413, 451, 452, 453, 454, 455, 456, 464, 488
• Dans le bloc des 5XX : 512, 516, 540
• Dans le bloc des 6XX : 675, 680, 686

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3. Cas particuliers

3.1 - Thèses confidentielles

Rappel : la confidentialité d'une thèse est décidée par l'établissement, et non par le docteur lui-même.
Elle est notifiée par un document administratif visé par les autorités compétentes.

La thèse de doctorat est un document administratif qui sanctionne la délivrance d'un diplôme. Cette information, publique, est régie par l'arrêté du 25 mai 2016. Le signalement de la thèse dans le catalogue collectif Sudoc ainsi que dans le moteur de recherche theses.fr est une obligation qui s'impose au docteur et à l'établissement.

Donc, oui, il faut cataloguer les thèses confidentielles (les résumés, l'indexation matière - contrôlée ou non -, le titre de la thèse...). Il arrive que la confidentialité porte explicitement et spécifiquement sur l'une des métadonnées descriptives de la thèse et que celle-ci soit indisponible. Dans ce cas, par ailleurs très peu fréquent, l'information est connue de la bibliothèque car clairement mentionnée sur les documents administratifs fournis après la soutenance. Si le catalogueur ne dispose d'aucun document officiel justifiant de la confidentialité de l'une des métadonnées descriptives, cette métadonnée doit être signalée.

Dans le cas où la confidentialité porte sur le titre, le sujet de la thèse a le plus souvent été publié : le catalogueur reprend alors ce sujet dans la notice comme titre de la thèse.

Une thèse ne peut pas être définitivement confidentielle. Le jury indique toujours une date de fin de confidentialité. Cette disposition prise par le jury est indépendante du choix de l'auteur sur les modes de diffusion et de communication de ses travaux (intranet, Internet...).

La note 371 faisant mention de la date de fin de confidentialité, il est inutile de revenir sur les notices pour supprimer cette zone. C'est une donnée qu'il est intéressant de garder du point de vue de la vie du document thèse.

Le signalement des thèses étant obligatoire, une thèse même confidentielle doit être localisée dans le Sudoc.

La mention de confidentialité se note en zone 371 selon les formulations suivantes, lesquelles varient en fonction de la date de soutenance (avant et après le passage au dépôt électronique).

STAR génère automatiquement une zone 371 construite sous la forme :

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3.2 - Thèses de doctorat soutenues sur un ensemble de travaux

Qu'est-ce qu'une thèse sur travaux ?

En l'absence de texte officiel définissant clairement la thèse sur travaux, l'interprétation et le traitement catalographique de ce type de thèse sont variables d'un établissement à l'autre.

On peut toutefois la caractériser comme une thèse constituée en partie d'articles ou d'extraits de monographies auxquels le docteur a participé avant la soutenance de sa thèse. La thèse est alors la compilation structurée et commentée de publications effectuées en amont.

NB : un seul article/extrait peut suffire pour considérer qu'il s'agit d'une thèse sur travaux.

Voir le j.e-cours Description plus fine des thèses de doctorat. Description plus fine des thèses de doctorat. Partie I - Les thèses sur travaux. Leçon 1 : Définition

Signaler une thèse sur travaux

• Zone 215: description physique portant sur la totalité des travaux. La zone 215 est répétable en cas de document multimédia multisupport.


• Adjoindre à la zone 215, si nécessaire, une note 307 sur la description physique.


• Rédiger une note en zone 311 :
  

  311 ##$aThèse soutenue sur un ensemble de travaux



• Afin de rendre le traitement des thèses sur travaux conforme aux consignes FRBR, ne plus utiliser la zone 327 - Note de contenu
.

• Pour chacun des travaux, créer une zone 488 comportant :


• pour les travaux non publiés, dans cet ordre : $tTitre du document$fPremière mention de responsabilité$n[non publié]$pCollation


• pour les travaux publiés :
  • s'ils sont signalés dans le Sudoc, un lien pointant vers la notice Sudoc du document correspondant.
  • s'ils ne sont pas signalés dans le Sudoc, utiliser les sous-zones mentionnés ci-dessus pour construire l'accès : $tTitre du document$fPremière mention de responsabilité$nEditeur$pCollation
  
  

Exemple complet de thèse sur travaux :

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