Métadonnées de l'instrument de recherche⚓

Sommaire
  1. Bonne pratique pour Entête EAD : <eadheader>
  2. Spécificités Calames
  3. Exemple

Bonne pratique pour Entête EAD : <eadheader>⚓

L'élément <eadheader> contient les informations sur l'instrument de recherche lui-même et non sur les documents d’archives que celui-ci décrit. Il est qualifié par 5 attributs ISO garants de l'interopérabilité

ConseilSelon les Bonnes pratiques⚓

peut contenir 4 éléments dans l'ordre suivant :

Spécificités Calames⚓

ConseilAide à la saisie⚓

Dans l'interface publique : rien de l'<eadheader> n'est accessible au public⚓

Quelques rares éléments sont affichés dans l'export visio_contrôle

Cas des fichier liés⚓

L'<eadheader> d'un fichier lié doit comporter les informations de mention de titre, création, révision etc. propre au contenu du fichier ; il doit notamment avoir un <titleproper> qui précise le périmètre exacte du fichier (tranches de cotes, tranches chronologiques, tranches alphabétiques, etc.)

Exemple⚓

ExempleCas d'un instrument de recherche encodé en 2014 avec les soutien financier de l'Abes et révisé en février 2015⚓

1
<eadheader countryencoding="iso3166-1" dateencoding="iso8601" langencoding="iso639-2b" repositoryencoding="iso15511" scriptencoding="iso15924">
2
   <eadid contrycode="FR" mainagencycode="341720001" identifier="FR-751059805_CALAMESFileId-2254">FR-751059805_CALAMESFileId-2254_Fonds Milliet</eadid>
3
   <filedesc>
4
      <titlestmt>
5
         <titleproper>Catalogue du fonds Jacques Durand</titleproper>
6
         <subtitle>Manuscrits littéraires de Jacques Durand et de son grand-père Emile Dubois</subtitle>
7
         <author>Jean Dupont, responsable des manuscrits à la Bibliothèque municipale d'Utopia-sur-Loire</author>
8
         <sponsor>RETRO-2014-FINANCEMENT ABES</sponsor>
9
      </titlestmt>
10
      <publicationstmt>
11
         <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
12
         <date calendar="gregorian" era="ce" normal="201406" type="publication de l'IR">Juin 2014</date>
13
      </publicationstmt>
14
   </filedesc>
15
   <profiledesc>
16
      <creation>Encodé en 2014 conformément à la DTD EAD 2002, dans l'interface de catalogage Calames</creation>
17
      <langusage>Catalogue rédigé en <language langcode="fre">français</language>.</langusage>
18
   </profiledesc>
19
   <revisiondesc>
20
      <change>
21
         <date calendar="gregorian" era="ce" normal="201602" type="modification de l'IR">février 2015</date>
22
         <item>Publication exhaustive de la série Oeuvres (excepté la sous-série Ensemble de contributions, (...).</item>
23
         <item>Création des autorités et lien systématique pour les persnames</item>
24
      </change>
25
   </revisiondesc>
26
</eadheader>

Identifiant EAD⚓

Sommaire
  1. Bonne pratique pour Identifiant EAD : <eadid>
  2. Spécificités Calames :

Bonne pratique pour Identifiant EAD : <eadid>⚓

L'élément <eadid>, imposé par la DTD, contient des informations essentielles à l'identification unique et la gestion informatique de l'instrument de recherche

AttentionPoint de vigilance⚓

  • Ne pas répéter le code pays « FR » dans l'attribut MAINAGENCYCODE

  • les valeurs des attributs doivent correspondre aux valeurs de la base dans laquelle le fichier est présent : en cas d'export depuis une autre base, puis d'import, ces valeurs doivent être mises à jour.

Spécificités Calames :⚓

Exemple

1
<eadheader>
2
   <eadid contrycode="FR" mainagencycode="341720001" identifier="FR-751029801_CALAMESFileId-2254">FR-751029801_CALAMESFileId-2254_Fonds Milliet</eadid>
3
</eadheader>

Les valeurs d'attributs⚓

L'établissement responsable de la publication est systématiquement l'Abes⚓

L'attribut COUNTRYCODE est toujours FR et l'attribut MAINAGENCYCODE toujours 341720001, le RCR de l'Abes, qui est « l’institution responsable de la publication de l’instrument de recherche »

Identification de l'instrument de recherche l'attribut IDENTIFIER⚓

La forme de la valeur de l'attribut est entièrement codifiée :

  • FR- [tiret] suivi du RCR présent dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> = l'établissement responsable des fonds :

    FR-751059805

  • _ [underscore] suivi de CALAMES _CALAMES

  • FIleId-[tiret] suivi de la clé du fichier attribuée automatiquement par Calames, tel qu'exploité pour la construction de l'url dans l'affichage public FileId-[clé du fichier]

    Dans FileId, il s'agit d'un i majuscule pour Identifiant

Exemple : FR-751059805_CALAMESFileId-2254

Nouvelle règle mise en place dans Calames à partir du 1er janvier 2025 afin de garantir le caractère unique au niveau international des identifiants des fichiers Calames. Le rétrospectif va donner lieu à un chantier qualité spécifique.

L'attribut URL⚓
Saisie⚓

  • Elle ne doit jamais être saisi dans les données EAD

Attention

La présence d'une valeur dans l'attribut URL bloque la publication

Export⚓
Exposition OAI⚓

  • Dans les données exposées via OAI-PMH, l'url est systématiquement reconstituée pour être présente dans l'attribut URL de <eadid> du fichier en EAD ou dans le premier dc:identifier du fichier en Dublin Core correspondant au <archdesc>

Le contenu textuel⚓

  • Calames impose de copier dans le contenu textuel de <eadid> la valeur de l'attribut IDENTIFIER

  • Calames permet de compléter cette valeur après un _ [underscore] d'une mention plus facilement identifiable par des humains

    Dans l'exemple ci-dessus « _Fonds Milliet » a été ajouté à la valeur de l'IDENTIFIER : FR-751029801_CALAMESFileId-2254 pour donner le contenu textuel : FR-751029801_CALAMESFileId-2254_Fonds Milliet

    Il est fortement recommandé de commencer ce complément par _Maitre ou _SousMaitre pour les fichiers qui organisent l'arborescence mais sont sans unités documentaires car ces fichiers sont peu pertinent à exporter hors de Calames, dont les les liaisons entre fichiers sont une spécificité

RemarqueFranceArchives⚓

La présence de ce contenu textuel est une condition technique nécessaire pour être moissonné par FranceArchives.

Cas particulier des url et identifiants préexistants à conserver⚓

Attention

L'établissement qui souhaite conserver dans Calames l'identifiant attribué par un autre système à son fichier EAD avant qu'il ait été importé dans Calames, doit déplacer ces informations

  • l'IDENTIFIER initial doit figurer dans un <num> typé : <num type="ancien_identifiant_CGM"> , <num type="ancien_identifiant_PALME"> ou <num type="ancien_identifiant"> dans un <profildesc><creation (voir le dernier exemple de <creation>)

  • l'URL initiale, s'il est toujours valable et doit être affiché au public, dans <otherfindaid><p>(...)<extref href="https://..."/>

    Ne pas saisir d'URL Calames dans l'attribut URL de <eadid> : elle sera calculée par le système lors de la publication

Description du fichier⚓

Sommaire
  1. Bonnes pratiques...
  2. Spécificité Calames
  3. Exemple

Bonnes pratiques...⚓

pour Description du fichier  : <filedesc>⚓

<fildesc>>qui contient les informations bibliographiques sur l'instrument de recherche lui-même et non sur les documents décrits, doit contenir dans l'ordre suivant : <titlestmt> (imposé par la DTD) et <publicationstmt> (obligatoire au titre des bonne pratiques)

pour Mention de titre : <titlestmt>⚓

<titlestmt> peut contenir, dans l'ordre <titleproper> (imposé par le DTD), <subtitle>, <author> et <sponsor>

et ses éléments enfants⚓

Titre propre de l'instrument de recherche :<titleproper> doit être explicite pour une identification sans ambiguïté. La nature de l’instrument de recherche doit être mentionnée dans <titleproper>...

...ou à défaut, dans Sous-titre : <subtitle>

Auteur de l'instrument de recherche :<author> est non répétable

Commanditaire :<sponsor> précise qui a soutenu, financé ou organisé tout ou partie du processus de création et de diffusion de l’instrument de recherche

ConseilSelon les Bonnes pratiques,⚓

Ne pas confondre

  • <filedesc> qui concerne le fichier lui-même avec <archdesc> qui concerne les documents décrits

  • <filedesc> et <author> qui concernent la description et l'analyse intellectuelle, avec <profiledesc> et <creation> qui concernent l'encodage en EAD

pour Mention de publication : <publicationstmt>⚓

<publicationstmt> contient obligatoirement <publisher> et <date>

Editeur : <publisher>⚓

publisher mentionne l'organisme responsable de l'outil de mise en ligne dans le cas des catalogues collectifs

ConseilSelon les Bonnes pratiques⚓

  • <date> dans <publicationstmt>, doit avoir la valeur d'attribut TYPE "publication de l'IR"

  • Pour le bon fonctionnement des index, on renseigne systématique les attributs suivants : ERA, CALENDAR, NORMAL.

Spécificité Calames⚓

Un titre explicite⚓

Dans le cas de catalogues ou descriptions divisés en plusieurs parties sur plusieurs fichier EAD (tranches de cotes, tranches chronologiques, tranches alphabétiques, etc.), veiller à faire apparaitre ces informations dans le titre propre.

1
<filedesc>
2
   <titlestmt>
3
      <titleproper>Catalogue des manuscrits de la bibliothèque de la Sorbonne MS 2145-2538</titleproper>
4
      <subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
5
      <author>Catalogue rédigé par Amédée Boinet</author>
6
   </titlestmt>
7
</filedesc>
RemarqueFranceArchives⚓

Contrairement à Calames qui privilégie l'<unititle> du <archedesc> et où rien du contenu de l'<eadheader> n'est affiché au public, le contenu textuel du <titleproper> (sans celui de <subtitle>) est affiché comme titre de l'instrument de recherche dans l'interface publique de FranceArchives

La précision du périmètre exacte est indispensable dans le<titleproper> des fichiers liés moissonnés par FranceArchives où ils sont sont affichés de manière autonome car FranceArchives ne prend pas en charge cette opération de liage propre à Calames.

Les opérations de rétroconversion cofinancées par l'ABES⚓

RemarqueUne mention obligatoire⚓

Tout fichier EAD dont l'encodage aura été financé au moins en partie par l'ABES doit comporter au sein de l'élément <sponsor> une mention ainsi structurée :

  •  RETRO en cas de création ou ENRICHISSEMENT-RETRO si le fichier EAD préexistait et qu'il a été complété, réorganisé. etc.,

  • - [tiret] l'année du signalement rétrospectif saisie au format AAAA,

  • - [tiret] la mention FINANCEMENT ABES.

1
<sponsor>RETRO-2013-FINANCEMENT ABES</sponsor>
2
3
<sponsor>ENRICHISSEMENT-RETRO-2018-FINANCEMENT ABES</sponsor>  
  • Cette disposition ne concerne que les inventaires à contenus analytiques (et non les fichiers maîtres, sans composant <c>).
  • La DTD ne permet pas la répétition de <sponsor> : en cas de besoin séparer les mentions par un ; [point virgule]
  • Exemple pour un fichier rétro CGM enrichi par un financement Abes deux années consécutives
1
<sponsor>Ministère chargé de la Culture et Ministère chargé de l'Enseignement supérieur ; ENRICHISSEMENT-RETRO-2018-FINANCEMENT ABES;  ENRICHISSEMENT-RETRO-2019-FINANCEMENT ABES</sponsor>
  • Si c'est utile, des compléments à la mention <sponsor> peuvent être apportés par l'intermédiaire des éléments <creation> en cas de primo-encodage ou <revisiondesc><change> en cas d'enrichissement.
Une <date type="publication de l'IR"> obligatoire⚓
L'élément <date> doit obligatoirement contenir la date de première publication de l'instrument de recherche informatisé.
L'éditeur est systématiquement l'Abes⚓
<publisher> est toujours ainsi renseigné : <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
1
<filedesc>[...]
2
   <publicationstmt>
3
      <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
4
      <date calendar="gregorian" era="ce" normal="201406" type="publication de l'IR">Juin 2014</date>  
5
   </publicationstmt>
6
</fildesc>
Exemple⚓
ExempleUn <filedesc> type⚓
1
<eadheader [...]>
2
   <eadid contrycode="FR" mainagencycode="341720001" identifier="FR-751029801_CALAMESFileId-5678">FR-751029801_CALAMESFileId-5678_Fonds Tartampion</eadid>
3
   <filedesc>
4
      <titlestmt>
5
         <titleproper>Inventaire du Fonds Jean Tartampion</titleproper>
6
         <subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
7
         <sponsor>Financement du GIS CollEx-Persée</sponsor>
8
      </titlestmt>
9
      <publicationstmt>
10
         <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
11
         <date calendar="gregorian" era="ce" normal="202306" type="publication de l'IR">Juin 2023</date>  
12
      </publicationstmt>
13
   </fildesc>
14
   [...]
15
</eadheader>
Description du profil d'encodage⚓
Sommaire
  1. Bonnes pratiques...
  2. Spécificités Calames
Bonnes pratiques...⚓
pour Description du profil [d'encodage] : <profiledesc>⚓
<profiledesc>content obligatoirement <creation> éventuellement complété, dans cet ordre, de <langusage> et <descrules>
et ses éléments enfants⚓
Creation : <creation> doit toujours préciser la version de l'EAD (2002), l'outil de catalogage, en cas de catalogage courant et les modalités d'une conversion s'il y a lieu (source, format, prestataire éventuel...)
Langue utilisée [pour la description] : <Langusage> mentionne la langue de rédaction de l'instrument de recherche  : il doit être rédigé en français
  • on utilise un sous-élément <language> pour encoder la langue.
Règles de description : <descrules> permet de préciser les règles différentes ou complémentaires de celles définies par le réseau qui administre l'outil précisé dans <creation>
Spécificités Calames⚓
Différents cas de création⚓
La création par scission d'un fichier EAD devenu trop gros doit être précisé en <creation> : voir étape 9 du processus de scission ; de même que la création à partir du remaniement en profondeur de fichiers issus des rétroconversions CGM ou PLAME.
ExempleDifférents cas de création⚓
1
<creation>Créé selon la DTD EAD 2002 dans l'interface de catalogage Calames.</creation> 
2
3
4
<creation>Créé par scission du FileId-XXXX qui avait été lui-ême créé selon la DTD EAD 2002.</creation>
5
6
7
<creation>Créé et encodé par la bibliothèque Untel selon la DTD EAD 2002 par conversion d'une base Access et importation et retravail du fichier XML dans Calames.</creation>
8
9
10
<creation>Créé selon la DTD EAD 2002 par à partir de composants initialement rétronconvertis du CGM dans le fichier FileID-4587 <num type="ancien_identifiant_CGM">FRCGMBPF-751052116-01a</num>.</creation>
11
Quand préciser la date et/ou le nom de l'encodeur ?⚓
  • Si l'encodeur est différent de l'auteur du traitement intellectuel mentionné en <author> et qu'il y a un intérêt interne à l'établissement à conserver son nom.
  • Si la date est différente d'au moins un an de la date de primo publication mentionnée en <publicationstmt><date>.
<descrules> le plus souvent superflu⚓
Si vous n'appliquez aucune règle spécifique autre que celles énoncées dans le manuel de catalogage Calames, il n'y a besoin d'aucune précision en <descrules> : la mention de Calames en <creation> suffit.
Description des révisions⚓
Sommaire
  1. Bonnes pratiques...
  2. Spécificités Calames
Bonnes pratiques...⚓
pour Description des révisions : <revisiondesc>⚓
Contient dans <change> les modifications significatives à l'échelle de l'instrument de recherche qui fait l'objet d'une republication.
pour Modification : <change>⚓
change> contient obligatoirement deux sous-éléments <date type="modification de l'IR">et au moins un <item> qui décrit la nature des modifications.
Conseil
Spécificités Calames⚓
Afin de permettre le suivi à moyen terme, tant par les administrateurs du catalogue collectif Calames que par les correspondants successifs d'un même établissement, il est impératif de compléter le <revisiondesc> dans les cas suivants :
  • déplacement de collection d'un établissement à l'autre entrainant un changement de RCR Calames  ;
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change>
    3
          <date calendar="gregorian" era="ce" normal="20191004" type="modification de l'IR">4 novembre 2019</date>
    4
          <item>Mise à jour des informations lors du transfert des fonds du Centre d'histoire sociale des mondes contemporains vers le Grand équipement documentaire du Campus Condorcet</item>
    5
       </change>
    6
    </revisiondesc>
    7
  • Scission d'un fichier trop gros :
    voir exemple étape 9 de la procédure de scission
  • Enrichissement par ajout de composants :
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change>
    3
          <date calendar="gregorian" era="ce" type="modification de l'IR" normal="2022-06-09">9 juin 2022</date>
    4
          <item>Ajout de la série Photographies</item>
    5
       </change>
    6
      <change>
    7
         <date calendar="gregorian" era="ce" type="modification de l'IR" normal="2023-06-30">30 juin 2023</date>
    8
         <item>Ajouts de deux items</item>
    9
      </change>
    10
      <change>
    11
         <date calendar="gregorian" era="ce" type="modification de l'IR" normal="2023-10-10">10 octobre 2023</date>
    12
         <item>Ajout dossier des Ouvrages lacunaires de la BHB</item>
    13
      </change>
    14
    </revisiondesc>
    15
  • Reprise des données substantielle ou systématique, y compris création de liens aux autorités :
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change>
    3
          <date calendar="gregorian" era="ce" type="modification de l'IR" normal="02/2013">02/2012</date>
    4
          <item>Les données palme ont été complétées par la saisie des fiches écartées par le projet parce qu'il s'agissait : d'auteurs étrangers, d'auteurs non littéraires, de documents non francophones, non littéraires</item>
    5
          <item>Les données ont été améliorées et mises en conformité avec les règles de catalogage en EAD dans Calames : indexation au fil du texte du nom du scripteur en utilisant Idref (et non plus Opaline) et suppression du controlaccess avec indexation Opaline, suppression des formes parallèles rejetées de Noms de personne
    6
    suppression des intitulés redondants, notamment dans la correspondance, suppression des acquinfo redondants ; attribution d'un attribut role et normal à title, déplacement des crochets carrés insérés dans title</item>
    7
       </change>
    8
    </revisiondesc>
    9
  • Restructuration du contenu, notamment dans fichiers issus de la rétroconversion CGM ou PALME :
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change> 
    3
          <date era="ce" calendar="gregorian" normal="AAAA-MM-JJ" type="modification de l'IR">Date</date>
    4
          <item>L'ensemble des composants concernant des manuscrits de la bibliothèque Victor Cousin ont été retiré du fichier issu de la rétro CGM pour alimenter un nouvel instrument de recherche FileId-xxxx</item>
    5
       </change>
    6
    </revisiondesc>
    7
    Voir annexe dédiée
L'année peut suffire à situer dans le temps les campagnes d'intervention dans le fichier.