Métadonnées de l'instrument de recherche⚓

Sommaire
  1. Bonne pratique pour Entête EAD : <eadheader>
  2. Spécificités Calames
  3. Exemple

Bonne pratique pour Entête EAD : <eadheader>⚓

L'élément <eadheader> contient les informations sur l'instrument de recherche lui-même et non sur les documents d’archives que celui-ci décrit. Il est qualifié par 5 attributs ISO garants de l'interopérabilité

ConseilSelon les Bonnes pratiques⚓

peut contenir 4 éléments dans l'ordre suivant :

Spécificités Calames⚓

ConseilAide à la saisie⚓

  • Le fichier modèle à jour qui comprend toutes les valeurs standards ou obligatoires et les formules les plus courantes : il qui peut être copié collé depuis le manuel : c'est le moyen le plus sur de s'assurer que les différents élément attendus invisibles au public sont bien renseignés

  • Le mémo synthétique sur les données de gestion <eadheader> attendues dans Calames

Dans l'interface publique : rien de l'<eadheader> n'est accessible au public⚓

Quelques rares éléments sont affichés dans l'export visio_contrôle

Cas des fichier liés⚓

L'<eadheader> d'un fichier lié doit comporter les informations de mention de titre, création, révision etc. propre au contenu du fichier ; il doit notamment avoir un <titleproper> qui précise le périmètre exacte du fichier (tranches de cotes, tranches chronologiques, tranches alphabétiques, etc.)

Exemple⚓

ExempleCas d'un instrument de recherche encodé en 2014 avec les soutien financier de l'Abes et révisé en février 2015⚓

1
<eadheader countryencoding="iso3166-1" dateencoding="iso8601" langencoding="iso639-2b" repositoryencoding="iso15511" scriptencoding="iso15924">
2
   <eadid contrycode="FR" mainagencycode="341720001" identifier="FR-751059805_CALAMESFileId-2254">FR-751059805_CALAMESFileId-2254_Fonds Milliet</eadid>
3
   <filedesc>
4
      <titlestmt>
5
         <titleproper>Catalogue du fonds Jacques Durand</titleproper>
6
         <subtitle>Manuscrits littéraires de Jacques Durand et de son grand-père Emile Dubois</subtitle>
7
         <author>Jean Dupont, responsable des manuscrits à la Bibliothèque municipale d'Utopia-sur-Loire</author>
8
         <sponsor>RETRO-2014-FINANCEMENT ABES</sponsor>
9
      </titlestmt>
10
      <publicationstmt>
11
         <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
12
         <date calendar="gregorian" era="ce" normal="201406" type="publication de l'IR">Juin 2014</date>
13
      </publicationstmt>
14
   </filedesc>
15
   <profiledesc>
16
      <creation>Encodé en 2014 conformément à la DTD EAD 2002, dans l'interface de catalogage Calames</creation>
17
      <langusage>Catalogue rédigé en <language langcode="fre">français</language>.</langusage>
18
   </profiledesc>
19
   <revisiondesc>
20
      <change>
21
         <date calendar="gregorian" era="ce" normal="201602" type="modification de l'IR">février 2015</date>
22
         <item>Publication exhaustive de la série Oeuvres (excepté la sous-série Ensemble de contributions, (...).</item>
23
         <item>Création des autorités et lien systématique pour les persnames</item>
24
      </change>
25
   </revisiondesc>
26
</eadheader>

Identifiant EAD⚓

Sommaire
  1. Bonne pratique pour Identifiant EAD : <eadid>
  2. Spécificités Calames :

Bonne pratique pour Identifiant EAD : <eadid>⚓

L'élément <eadid>, imposé par la DTD, contient des informations essentielles à l'identification unique et la gestion informatique de l'instrument de recherche

AttentionPoints de vigilance⚓

  • Ne pas répéter le code pays « FR » dans l'attribut MAINAGENCYCODE

  • les valeurs des attributs doivent correspondre aux valeurs de la base dans laquelle le fichier est présent : en cas d'export depuis une autre base, puis d'import, ces valeurs doivent être mises à jour.

Spécificités Calames :⚓

Exemple

1
<eadheader>
2
   <eadid contrycode="FR" mainagencycode="341720001" identifier="FR-751029801_CALAMESFileId-2254">FR-751029801_CALAMESFileId-2254_Fonds Milliet</eadid>
3
</eadheader>

L'établissement responsable de la publication est systématiquement l'Abes⚓

L'attribut COUNTRYCODE est toujours FR et l'attribut MAINAGENCYCODE toujours 341720001, RCR de l'Abes, qui est « l’institution responsable de la publication de l’instrument de recherche ».

Des éléments d'identification automatiquement calculés par Calames⚓

Création automatique de la valeur de l'attribut IDENTIFIER⚓

La valeur de l'attribut IDENTIFIER est automatiquement ajoutée par Calames lors de la première publication du document EAD sur le modèle :

  • FR- [tiret] suivi du RCR présent dans l'attribut AUTHFILENUMBER du <corpname> du <repository> = identifiant de l'établissement responsable des fonds :

    FR-751059805

  • _ [underscore] suivi de CALAMES _CALAMES

  • FileId-[tiret] suivi de la clé du fichier attribuée automatiquement par Calames, tel qu'exploitée pour la construction de l'url dans l'affichage public FileId-[clé du fichier]

    Dans FileId, il s'agit d'un i majuscule pour Identifiant

Exemple : FR-751059805_CALAMESFileId-2254

Remarque

  • Le calcul automatique de cette valeur d'attribut ne fonctionne que si l'attribut IDENTIFIER est vide : il doit être vidé lorsque le fichier EAD est créé dans Calames par copie ou import d'un fichier extérieur.

  • Si l'attribut IDENTIFIER est vide au moment de la première publication, Calames calcule la valeur de l'IDENTIFIER et la copie dans le contenu textuel d'<eadid> en écrasant ce qui s'y trouvait.

Nouvelle règle mise en place dans Calames à partir du 1er janvier 2025 afin de garantir le caractère unique au niveau international des identifiants des fichiers Calames. Le rétrospectif va donner lieu à un chantier qualité spécifique.

Le contenu textuel⚓
Un contenu textuel par défaut⚓

  • Calames impose que le contenu textuel de <eadid>,s'il existe, débute par la valeur de l'attribut IDENTIFIER.

  • Á la création automatique de l'IDENTIFIER, lors de la première publication du fichier EAD, Calames crée aussi le contenu textuel d'<eadid> selon la même construction, en écrasant ce qui pouvait y avoir été saisi.

Un contenu qui peut être enrichi⚓

  • Calames permet de compléter la valeur calculée par un _ [underscore] suivi d'une mention plus facilement identifiable par des humains.

  • Dans l'exemple ci-dessus « _Fonds Milliet » a été ajouté à la valeur de l'IDENTIFIER : FR-751029801_CALAMESFileId-2254 pour donner le contenu textuel : FR-751029801_CALAMESFileId-2254_Fonds Milliet.

    Il est fortement recommandé de commencer ce complément par _Maitre ou _SousMaitre pour les fichiers qui organisent l'arborescence mais ne décrivent pas d'unités documentaires car ces fichiers sont peu pertinents à exporter hors de Calames, dont les liaisons entre fichiers sont une spécificité.

  • L'ajout de ce complément doit intervenir après une première publication, qui aura permis de créé l'IDENTIFIER et le début du contenu textuel.

    Quand Calames constate la présence d'une valeur de l'attribut IDENTIFIER, il ne modifie rien dans l'<eadid>.

RemarqueFranceArchives⚓

La présence de ce contenu textuel est une condition technique nécessaire pour que le fichier soit moissonné par FranceArchives.

Ce contenu textuel doit être supprimé pour écarter du moissonnage les fichiers qui sans intérêt dans FranceArchives, notamment les fichiers [sous]-maître.

L'attribut URL⚓
Création automatique de la valeur de l'attribut URL⚓

  • L'url du fichier est automatiquement calculée et l'attribut URL renseigné lors de la première publication du fichier sur le modèle : https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId-[clé du fichier].

    Toute URL saisie qui ne commence pas par https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId- est écrasée par l'url calculée au moment de chaque publication.

Cas particulier des fichiers liés⚓

Dans le cas de fichiers liés, il vous faut corriger l'URL calculée automatiquement en la remplaçant la clé du fichier lié par la clé du fichier tête de liaison, de manière à ce que soit communiquée aux outils extérieurs (par moissonnage, export, etc.), l'url qui permet réellement d'accéder aux données dans l'interface publique de Calames.

Exemple : soit le fichier 2065 lié au fichier 2051, lui-même lié au fichier tête de liaison 1661. Ces 3 fichiers ont chacun leur <eadid> et leur valeur d'IDENTIFIER ; mais ils ont tous les trois la même valeur de l'attribut URL : https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId-1661.

Ce cas où l'URL commence par https://calames.abes.fr/pub/ms/FileId- est le seul cas où la publication n'écrase pas l'URL saisie.

Export et Exposition OAI⚓

Cas particulier des données d'identification préexistantes à conserver⚓

Où conserver ces informations à supprimer d'<eadid> ?⚓

L'établissement qui doit conserver la mémoire des identifiants PALME ou qui souhaite conserver dans Calames l'identifiant attribué par un autre système à son fichier EAD avant qu'il ait été importé dans Calames, doit déplacer cette information.

  • L'IDENTIFIER initial doit figurer dans un <num> typé : <num type="ancien_identifiant_CGM"> , <num type="ancien_identifiant_PALME"> ou <num type="ancien_identifiant"> dans un <profiledesc><creation> (voir le dernier exemple de <creation>).

  • l'URL initiale, si elle est toujours valable et doit être affichée au public, peut figurer dans <otherfindaid><p>(...)<extref href="https://..."/>.

Description du fichier⚓

Sommaire
  1. Bonnes pratiques...
  2. Spécificité Calames
  3. Exemple

Bonnes pratiques...⚓

pour Description du fichier  : <filedesc>⚓

<fildesc>>qui contient les informations bibliographiques sur l'instrument de recherche lui-même et non sur les documents décrits, doit contenir dans l'ordre suivant : <titlestmt> (imposé par la DTD) et <publicationstmt> (obligatoire au titre des bonne pratiques)

pour Mention de titre : <titlestmt>⚓

<titlestmt> peut contenir, dans l'ordre <titleproper> (imposé par le DTD), <subtitle>, <author> et <sponsor>

et ses éléments enfants⚓

Titre propre de l'instrument de recherche :<titleproper> doit être explicite pour une identification sans ambiguïté. La nature de l’instrument de recherche doit être mentionnée dans <titleproper>...

...ou à défaut, dans Sous-titre : <subtitle>

Auteur de l'instrument de recherche :<author> est non répétable

Commanditaire :<sponsor> précise qui a soutenu, financé ou organisé tout ou partie du processus de création et de diffusion de l’instrument de recherche

ConseilSelon les Bonnes pratiques,⚓

Ne pas confondre

  • <filedesc> qui concerne le fichier lui-même avec <archdesc> qui concerne les documents décrits

  • <filedesc> et <author> qui concernent la description et l'analyse intellectuelle, avec <profiledesc> et <creation> qui concernent l'encodage en EAD

pour Mention de publication : <publicationstmt>⚓

<publicationstmt> contient obligatoirement <publisher> et <date>

Editeur : <publisher>⚓

publisher mentionne l'organisme responsable de l'outil de mise en ligne dans le cas des catalogues collectifs

ConseilSelon les Bonnes pratiques⚓

  • <date> dans <publicationstmt>, doit avoir la valeur d'attribut TYPE "publication de l'IR"

  • Pour le bon fonctionnement des index, on renseigne systématique les attributs suivants : ERA, CALENDAR, NORMAL.

Spécificité Calames⚓

Un titre explicite⚓

Dans le cas de catalogues ou descriptions divisés en plusieurs parties sur plusieurs fichier EAD (tranches de cotes, tranches chronologiques, tranches alphabétiques, etc.), veiller à faire apparaitre ces informations dans le titre propre.

1
<filedesc>
2
   <titlestmt>
3
      <titleproper>Catalogue des manuscrits de la bibliothèque de la Sorbonne MS 2145-2538</titleproper>
4
      <subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
5
      <author>Catalogue rédigé par Amédée Boinet</author>
6
   </titlestmt>
7
</filedesc>
RemarqueFranceArchives⚓

Contrairement à Calames qui privilégie l'<unittitle> du <archedesc> et où rien du contenu de l'<eadheader> n'est affiché au public, le contenu textuel du <titleproper> (sans celui de <subtitle>) est affiché comme titre de l'instrument de recherche dans l'interface publique de FranceArchives

La précision du périmètre exacte est indispensable dans le<titleproper> des fichiers liés moissonnés par FranceArchives où ils sont sont affichés de manière autonome car FranceArchives ne prend pas en charge cette opération de liage propre à Calames.

Les opérations de rétroconversion cofinancées par l'ABES⚓

Une mention obligatoire⚓

Tout fichier EAD dont l'encodage aura été financé au moins en partie par l'ABES doit comporter au sein de l'élément <sponsor> une mention ainsi structurée :

  •  RETRO en cas de création ou ENRICHISSEMENT-RETRO si le fichier EAD préexistait et qu'il a été complété, réorganisé. etc.,

  • - [tiret] l'année du signalement rétrospectif saisie au format AAAA,

  • - [tiret] la mention FINANCEMENT ABES.

1
<sponsor>RETRO-2013-FINANCEMENT ABES</sponsor>
2
3
<sponsor>ENRICHISSEMENT-RETRO-2018-FINANCEMENT ABES</sponsor>  
  • Cette disposition ne concerne que les inventaires à contenus analytiques (et non les fichiers maîtres, sans composant <c>).
  • La DTD ne permet pas la répétition de <sponsor> : en cas de besoin séparer les mentions par un ; [point virgule]
  • Exemple pour un fichier rétro CGM enrichi par un financement Abes deux années consécutives
1
<sponsor>Ministère chargé de la Culture et Ministère chargé de l'Enseignement supérieur ; ENRICHISSEMENT-RETRO-2018-FINANCEMENT ABES;  ENRICHISSEMENT-RETRO-2019-FINANCEMENT ABES</sponsor>
  • Si c'est utile, des compléments à la mention <sponsor> peuvent être apportés par l'intermédiaire des éléments <creation> en cas de primo-encodage ou <revisiondesc><change> en cas d'enrichissement.
Une <date type="publication de l'IR"> ajoutée automatiquement par Calames dans <publicationstmt>⚓
L'élément <date> doit obligatoirement contenir la date de première publication de l'instrument de recherche informatisé. avec l'attribut type="publication de l'IR".
Calames calcule et ajoute automatiquement cette date lors de la première publication.
Remarque
A l'occasion d'une nouvelle publication, est automatiquement ajoutée aux documents EAD qui avaient été publiés avant la mise en place de ce calcul automatique et qui n'auraient pas de <date> renseignée, la date de première publication telle qu'elle peut être vue dans les propriétés du fichier.
L'éditeur est systématiquement l'Abes⚓
<publisher> est toujours ainsi renseigné : <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
1
<filedesc>[...]
2
   <publicationstmt>
3
      <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
4
      <date calendar="gregorian" era="ce" normal="201406" type="publication de l'IR">Juin 2014</date>  
5
   </publicationstmt>
6
</fildesc>
Exemple⚓
ExempleUn <filedesc> type⚓
1
<eadheader [...]>
2
   <eadid contrycode="FR" mainagencycode="341720001" identifier="FR-751029801_CALAMESFileId-5678">FR-751029801_CALAMESFileId-5678_Fonds Tartampion</eadid>
3
   <filedesc>
4
      <titlestmt>
5
         <titleproper>Inventaire du Fonds Jean Tartampion</titleproper>
6
         <subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
7
         <sponsor>Financement du GIS CollEx-Persée</sponsor>
8
      </titlestmt>
9
      <publicationstmt>
10
         <publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
11
         <date calendar="gregorian" era="ce" normal="202306" type="publication de l'IR">Juin 2023</date>  
12
      </publicationstmt>
13
   </fildesc>
14
   [...]
15
</eadheader>
Description du profil d'encodage⚓
Sommaire
  1. Bonnes pratiques...
  2. Spécificités Calames
Bonnes pratiques...⚓
pour Description du profil [d'encodage] : <profiledesc>⚓
<profiledesc>content obligatoirement <creation> éventuellement complété, dans cet ordre, de <langusage> et <descrules>
et ses éléments enfants⚓
Creation : <creation> doit toujours préciser la version de l'EAD (2002), l'outil de catalogage, en cas de catalogage courant et les modalités d'une conversion s'il y a lieu (source, format, prestataire éventuel...)
Langue utilisée [pour la description] : <Langusage> mentionne la langue de rédaction de l'instrument de recherche  : il doit être rédigé en français
  • on utilise un sous-élément <language> pour encoder la langue.
Règles de description : <descrules> permet de préciser les règles différentes ou complémentaires de celles définies par le réseau qui administre l'outil précisé dans <creation>
Spécificités Calames⚓
Différents cas de création⚓
Doit être précisé en <creation>
ExempleDifférents cas de création⚓
1
<creation>Créé selon la DTD EAD 2002 dans l'interface de catalogage Calames.</creation> 
2
3
4
<creation>Créé par scission du FileId-XXXX qui avait été lui-ême créé selon la DTD EAD 2002.</creation>
5
6
7
<creation>Créé et encodé par la bibliothèque Untel selon la DTD EAD 2002 par conversion d'une base Access et importation et retravail du fichier XML dans Calames.</creation>
8
9
10
<creation>Créé selon la DTD EAD 2002 par à partir de composants initialement rétronconvertis du CGM dans le fichier FileID-4587 <num type="ancien_identifiant_CGM">FRCGMBPF-751052116-01a</num>.</creation>
11
Quand préciser le nom de l'encodeur ?⚓
  • Si l'encodeur est différent de l'auteur du traitement intellectuel mentionné en <author> et qu'il y a un intérêt interne à l'établissement à conserver son nom.
  • Mentionner le nom de l'établissement si l'établissement responsable de l'encodage est différent de l'établissement mentionné dans le <corprname> du <repository>
Quand préciser la date d'encodage  ?⚓
Si la date est différente d'au moins un an de la date de primo publication mentionnée en <publicationstmt><date>.
<descrules> le plus souvent superflu⚓
Si vous n'appliquez aucune règle spécifique autre que celles énoncées dans le manuel de catalogage Calames, il n'y a besoin d'aucune précision en <descrules> : la mention de Calames en <creation> suffit.
Description des révisions⚓
Sommaire
  1. Bonnes pratiques...
  2. Spécificités Calames
Bonnes pratiques...⚓
pour Description des révisions : <revisiondesc>⚓
Contient dans <change> les modifications significatives à l'échelle de l'instrument de recherche qui fait l'objet d'une republication.
pour Modification : <change>⚓
change> contient obligatoirement deux sous-éléments <date type="modification de l'IR">et au moins un <item> qui décrit la nature des modifications.
Conseil
Spécificités Calames⚓
Afin de permettre le suivi à moyen terme, tant par les administrateurs du catalogue collectif Calames que par les correspondants successifs d'un même établissement, il est impératif de compléter le <revisiondesc> dans les cas suivants :
  • déplacement de collection d'un établissement à l'autre entrainant un changement de RCR Calames  ;
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change>
    3
          <date calendar="gregorian" era="ce" normal="20191004" type="modification de l'IR">4 novembre 2019</date>
    4
          <item>Mise à jour des informations lors du transfert des fonds du Centre d'histoire sociale des mondes contemporains vers le Grand équipement documentaire du Campus Condorcet</item>
    5
       </change>
    6
    </revisiondesc>
    7
  • Scission d'un fichier trop grand :
    voir exemple étape 9 de la procédure de scission
  • Enrichissement par ajout de composants :
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change>
    3
          <date calendar="gregorian" era="ce" type="modification de l'IR" normal="2022-06-09">9 juin 2022</date>
    4
          <item>Ajout de la série Photographies</item>
    5
       </change>
    6
      <change>
    7
         <date calendar="gregorian" era="ce" type="modification de l'IR" normal="2023-06-30">30 juin 2023</date>
    8
         <item>Ajouts de deux items</item>
    9
      </change>
    10
      <change>
    11
         <date calendar="gregorian" era="ce" type="modification de l'IR" normal="2023-10-10">10 octobre 2023</date>
    12
         <item>Ajout dossier des Ouvrages lacunaires de la BHB</item>
    13
      </change>
    14
    </revisiondesc>
    15
  • Reprise des données substantielle ou systématique, y compris création de liens aux autorités :
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change>
    3
          <date calendar="gregorian" era="ce" type="modification de l'IR" normal="02/2013">02/2012</date>
    4
          <item>Les données palme ont été complétées par la saisie des fiches écartées par le projet parce qu'il s'agissait : d'auteurs étrangers, d'auteurs non littéraires, de documents non francophones, non littéraires</item>
    5
          <item>Les données ont été améliorées et mises en conformité avec les règles de catalogage en EAD dans Calames : indexation au fil du texte du nom du scripteur en utilisant Idref (et non plus Opaline) et suppression du controlaccess avec indexation Opaline, suppression des formes parallèles rejetées de Noms de personne
    6
    suppression des intitulés redondants, notamment dans la correspondance, suppression des acquinfo redondants ; attribution d'un attribut role et normal à title, déplacement des crochets carrés insérés dans title</item>
    7
       </change>
    8
    </revisiondesc>
    9
  • Restructuration du contenu, notamment dans fichiers issus de la rétroconversion CGM ou PALME :
    1
    <revisiondesc>
    2
       <change> 
    3
          <date era="ce" calendar="gregorian" normal="AAAA-MM-JJ" type="modification de l'IR">Date</date>
    4
          <item>L'ensemble des composants concernant des manuscrits de la bibliothèque Victor Cousin ont été retiré du fichier issu de la rétro CGM pour alimenter un nouvel instrument de recherche FileId-xxxx</item>
    5
       </change>
    6
    </revisiondesc>
    7
    Voir annexe dédiée
L'année peut suffire à situer dans le temps les campagnes d'intervention dans le fichier.