Accès et usage⚓
La consultation de l'unité documentaire décrite peut dépendre de contraintes juridiques d'une part et matérielles ou techniques d'autre part qui conditionnent, restreignent voire empêchent sa communication.
<accessrestrict> couvre les deux usages distincts concernant les conditions d'accès :
Une dimension juridique que précise et développe le sous-élément obligatoire <legalstatus>, qui rend de facto <accessrestrict> obligatoire pour toutes les unités documentaires, soit en propre soit par héritage.
Une dimension matérielle, liée à des enjeux de localisation physique, d'état matériel, d'appareils de lecture nécessaires, etc.
<userestrict> détaille ce que l'usager peut ou ne peut pas faire de l'unité documentaire un fois qu'il y a accédé.
<phystech> est spécifique aux caractéristiques matérielles ou techniques qui affectent notamment l'utilisation de l'unité documentaire.
<physloc> précise le lieu où les unités documentaires sont conservées s'il en conditionne l’accès effectif ; seul parmi cette série d'éléments EAD à être dans <did>
<prefercite> ne relève pas de la description d'une contrainte mais au contraire d'une aide à l'utilisateur pour construire ses références bibliographiques
Cadre juridique⚓
L'enjeu de ces informations est à seule vocation juridique, mais dans des optiques différentes :
le contenu de Statut juridique <legalstatus> et de son attribut TYPE permet de déterminer le régime de domanialité qui s'applique à l'unité documentaire
le propriétaire précis afférent (dans un <persname>, <famname> ou <corpname> avec l'attribut role="920") détermine la structure juridiquement responsable
Conditions d'accès <accessrestsrict><p> contient les règles d'accès pour le public dans le respect du code du patrimoine pour les archives publiques ou les archives privées acquises par des établissements publics et des décisions des ayants droits pour les archives privés issues de dons, legs ou en dépôt et de <userestrict> détaillant les conditions d'usage
Réglementaire :
Bonnes pratiques⚓
Conditions d'accès <accessrestrict>⚓
Statut juridique <legalstatus>⚓
La liste des valeurs textuelles et celle des valeurs de l'attribut TYPE de <legalstatus> utilisées dans Calames, figurent avec leur définition en annexe 2 du présent manuel.
Conseil :
|
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Nouveauté 2023 : L'élément <legalstatus> est devenu obligatoire pour toute unité documentaire.
Réglementaire :
Mise à jour par les Bonnes pratiques EAD en février 2023, suite aux consignes ministérielles sur les biens spoliés
Cf. DeMarch, § 5.1
Conditions d'utilisation <userestrict>⚓
Spécificités Calames⚓
Liste spécifique de l'attribut TYPE de <legalstatus>⚓
La liste définie dans Calames comporte trois valeurs supplémentaires :
"État"
"collectivité_territoriale" : commune, intercommunalité, département, ; valeur spécifique afin de rester cohérent avec la valeur existant dans le Sudoc
"établissement_public" : pour couvrir les cas d'établissements publics propriétaires de plein droit de leurs fonds qui ne relèvent pas du droit public d’État mais ne peuvent se définir comme "organisme privé"
"organisme_privé"
"personne_physique"
"propriétaire_indéterminé" : à utiliser au terme d'une recherche infructueuse
"propriétaire_spolié_à_déterminer" : s'emploie spécifiquement dans le cas de documents issus des bibliothèques spoliées pendant la Seconde Guerre mondiale
"à_rechercher" : s'emploie par défaut si le travail de vérification n'a pas été fait
Indexation du propriétaire précis en lien avec <legalstatus>⚓
Le propriétaire actuel est obligatoirement mentionné dans un <corpmane>, <famname> ou <persname> avec la valeur d'attribut ROLE : "920", soit au fil du texte, soit dans un <controlaccess> dédié ;
Il est toujours renseigné au plus précis (Nom de l'établissement), même concernant des fonds d’État.
Le plus souvent il mentionne le même établissement défini en <repository><corpname> mais le rôle est différent et justifie l'accès.
Il doit impérativement être lié à une autorité Sudoc-IdRef (contrairement à la mention de l'établissement dans le <corpname> du <repository>)
Mise en œuvre du caractère obligatoire de <legalstatus>⚓
Indexation ⚓
Le couple <legalstatus> / identité du propriétaire fonctionne sur la règle de l'héritage strict : il ne peut pas être déclaré en haut niveau une valeur qui ne concernerait pas strictement la totalité des unités documentaires des composants enfants
Il est superflu dans les fichiers maîtres et sous-maîtres car le processus d'héritage d'indexation ne fonctionne qu'au sein d'un même fichier EAD
Usage pour l'absence de restriction⚓
Tant <accessrestrict> que <userestrict> peuvent servir à mentionner l'absence de restrictions de communication ou d'usage, si le catalogueur juge cette précision utile et/ou d'actualité.
Réglementaire :
Cet usage est explicitement prévu dans la DTD Dictionnaire des balises <acsessrestrict> et <userestrict>
Exemple :
<accessrestrict>
<legalstatus type="État">Document patrimonial</legalstatus>
<p>Dossier librement consultable depuis 1998.</p>
</accessrestrict>
<userestrict>
<p>Document en ligne et réutilisation non commerciale autorisée</p>
</userestrict>
<dao href="http://multimedia.mmsh.univ-aix.fr/phonotheque-4761"></dao>
Dans l'interface publique : Affichage hérité des conditions d'accès et d'utilisation⚓
Lorsque ni <accessrestrict> ni <userestrict> ne figure au sein d'un niveau descriptif, l'interface publique de Calames affiche en pied de notice le contenu textuel de l'<accessrestrict> et <userestrict> de l'ancêtre le plus proche, précédés de l'intitulé « Rappels sur les conditions d'accès et d'utilisation des documents ».
Cet héritage est spécifique à Calames : il s'applique y compris ENTRE fichiers EAD inclus.
Exemple :
Exemple de reprise de l'affichage de l'<accessrestrict> et <userestrict> du fichier sous-maître 1268 (voir interface publique) dans l'affichage du fichier inclus 1270 (voir interface publique) et dans ses composants (voir interface publique)
Autres exemples⚓
Conseil :
Les exemples suivants présentent à la fois des <accessrestrict> et <userestrict>, mais on peut tout à fait utiliser des <userestrict> sans avoir d'<accessrestict> et inversement.
Exemple :
<accessrestrict>
<p>Réserve de communication numéros 6965-6966 (mémoires) et 6968-6997 (correspondance) jusqu'au <date calendar="gregorian" era="ce" normal="21171117" type="ouverture des droits">17 novembre 2025</date>.</p>
<legalstatus type="État">Document patrimonial</legalstatus>
</accessrestrict>
<userestrict>
<p>Une clause du testament interdit en outre toute visite d'agrément ainsi que les prêts aux expositions, car ils risqueraient d'endommager les documents.</p>
</userestrict>
<controlaccess>
<corpname source="Sudoc" authfilenumber="129621188" normal="Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (Paris)" role="920">Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (Paris)</corpname>
</controlaccess>
Exemple :
Cas d'un fonds patrimonial en dépôt, appartenant à une personne
<accessrestrict>
<p>Non communicable sauf au déposant ou à ses ayants droit.</p>
<legalstatus type="personne physique">Document non patrimonial</legalstatus>
</accessrestrict>
<acqinfo><p>Mis en dépot à la bibliothèque par <persname source="Sudoc" authfilenumber="02766368X" normal="Laborit, Henri (1914-1995)" role="920">Laborit, Henri (1914-1995)</persname> en 2020.</p></acqinfo>
<userestrict>
<p>La reproduction, la publication ou la citation des documents sont soumises à l'accord préalable des ayants droit par l'intermédiaire de la bibliothèque.</p>
</userestrict>
Exemple :
<accessrestrict>
<p>Communicable sur autorisation de l'ayant droit désigné, M. Jean Dupont.</p>
<legalstatus type="collectivité publique">Document patrimonial</legalstatus>
</accessrestrict>
<userestrict>
<p>Les photographies sans flash sont autorisées. Les photocopies sont interdites.</p>
</userestrict>
<controlaccess>
<persname source="Sudoc" authfilenumber="027663681" normal="Dupont, Martin (1945-2001)" role="390">Dupont, Martin (1945-2001)</persname></controlaccess>
<controlaccess>
<coprname source="Sudoc" authfilenumber="026499185" normal="Centre Interrégional de Développement de l'Occitan. Bibliothèque" role="390">Centre Interrégional de Développement de l'Occitan. Bibliothèque</persname>
</controlaccess>
Exemple :
<accessrestrict>
<p>Communication réservée jusqu'à la mort de la donatrice.</p>
</accessrestrict>
Exemple :
L'<accessrestrict><legalstatus> se trouve dans un plus haut niveau
<archdesc level="collection">
<did>
<repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751069804" normal="Bibliothèque Mazarine. Paris">Bibliothèque Mazarine. Paris</corpname></repository>
<unittitle>Fond de manuscrits</unittitle>
[...]
</did>
<accessrestrict><legalstatus type="État">Document patrimonial</legalstatus>
<controlaccess><corpname normal="Bibliothèque nationale et universitaire (Strasbourg)" source="Sudoc" authfilenumber="026361949" role="920">Bibliothèque Nationale et Universitaire (Strasbourg)</corpname></controlaccess>
<c>
<did><unitid type="cote">Ms. 4.9899</unitid></did>
[...]
<accessrestrict>
<p>A ne communiquer qu'avec l'autorisation du conservateur de la Réserve.</p>
</accessrestrict>
<userestrict>
<p>Toute publication de documents inédits fait l'objet d'une convention</p>
</userestrict>
Exemple :
<archdesc level="fonds">
<did>
<repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751069804" normal="Bibliothèque Mazarine. Paris">Bibliothèque Mazarine. Paris</corpname></repository>
[...]
</did>
<c level="item">
<did><unittitile>Manuscrit...</unittitle>
[...]
</did>
<accessrestrict>
<legalstatus type="propriétaire à déterminer (documents spoliés)">Document patrimonial</legalstatus>
</accessrestrict>
<acqinfo><p>Document spolié pendant la Seconde Guerre mondiale, entré à la Bibliothèque Mazarine en 1950.</p></acqinfo>
<controlaccess><corpname authfilenumber="035107243" source="sudoc" normal="France. Commission de Récupération artistique (1944-1949)" role="390">France. Commission de récupération artistique 1944-1949</corpname></controlaccess>
<controlaccess><corpname authfilenumber="224136550" source="sudoc" normal="France. Commission de choix de la Récupération artistique (1949-1953)" role="390">France. Commission de choix de la Récupération artistique (1949-1953)</corpname></controlaccess>
</c>
</archdesc>
Contraintes matérielles et techniques⚓
Les Bonnes pratiques⚓
Conditions d'accès <accessrestrict>⚓
Conseil :
| Ne pas confondre
|
Caractéristiques matérielles et spécifications techniques affectant l'utilisation du document <phystech>⚓
Conseil :
|
|
Réglementaire :
Cf. DeMArch §5.2 Contraintes matérielles et 5.3 Spécifications techniques
Nouveauté 2023 : <phystech> ne peut plus être utilisé pour décrire l'état dégradé d'une unité documentaire : voir le nouveau <physfacet type="état">
Spécificités Calames⚓
Dans l'interface publique : affichage hérité des conditions d'accès et d'utilisation⚓
Lorsque ni <accessrestrict> ni <userestrict> ne figure au sein d'un niveau descriptif, l'interface publique de Calames affiche en pied de notice, les informations contenu de l'<accessrestrict><p> et <userestrict><p> de l'ancêtre le plus proche, précédées de l'intitulé « Rappels sur les conditions d'accès et d'utilisation des documents ».
Cet héritage est spécifique à Calames : il s'applique y compris ENTRE fichiers EAD inclus.
Exemple :
<accessrestrict> et <userestrict> du fichier sous-maître 1268 | Affichage du fichier inclus 1270 |
 |  |
Vaut également pour tous les composants enfants de tous les fichiers inclus dans le fichier sous-maître.
Précisions Calames sur <phystech>⚓
On emploie notamment <phystech> pour signaler l'utilisation d'équipements particuliers pour la consultation.
Est également utilisé pour la configuration matérielle et logicielle de documents électroniques ou les caractéristiques techniques de documents audiovisuels., dans un ou plusieurs paragraphes <p>, si elles ne peuvent se déduire de la description physique de l'unité documentaire dans <physdesc>.
Exemple complémentaire⚓
Exemple :
<phystech><p>Nécessite des lentilles pour anamorphoses.</p></phystech>
<phystech>
<p>Nécessite d'être lu à l'aide d'un appareil U-Matic (non disponible au sein de l'établissement de conservation).</p>
</phystech>
<accessrestrict>
<p>Document non communicable sur place, faute de l'appareil de lecture nécessaire.</p>
</accessrestrict>
Contraintes liées à la localisation⚓
Bonne pratique pour Localisation physique <physloc>⚓
Conseil :
|
|
Précisions Calames⚓
Cet élément n'a de sens que si l'établissement responsable reste propriétaire du fonds.
Autres exemples⚓
Exemple :
<c>
<did> [...]
<physloc>Pièces conservées hors site (annexe de St-Jean)</physloc>
</did>
<accessrestrict>
<p>Un délai de 48 h est nécessaire pour la communication de ces pièces (acheminement depuis l'annexe).</p>
</accesrestrict>
</c>
Exemple :
<c level="fonds">
<did>
<unittitle>Manuscrits autographes de <persname role="070" normal="Mousseron, Jules (1868-1943)" source="Sudoc" authfilenumber="027041301">Jules Mousseron</persname></unittitle></unittitle>
<unitdate normal="1888/1943">1888-1943</unitdate>
<physdesc><extent>42 ml</extent></physdesc>
<physloc>Cette collection est en dépôt à la bibliothèque Municipale depuis 1955></physloc>
</did>
<accessrestrict>Consultable dans les locaux de la <extref href="url du site de la BM concernant les condition d'accès">bibliothèque Municipale</extref> selons ses règles.</accessrestrict>
<otherfindaid><p>La description détaillée du contenu du fonds figure<archref href="url de l'instrument de recherche dans le CCFr">dans la partie CGM des bases de Manuscrits et Archives du CCFr</archref></p></otherfindaid>
Unité documentaire manquante⚓
Pour signaler l'absence permanente du document décrit (disparition constatée, destruction accidentelle, transfert définitif ou dépôt) on saisit l'information dans un élément Note <note> dont l'attribut TYPE aura toujours la valeur "absent".
Attention :
En dehors de cet unique usage, on ne doit jamais utiliser l'élément <note>. L'élément <note type="provenance"> a été employé dans le cadre de la rétroconversion du CGM et ne doit pas être utilisé en production courante.
Conseil :
On place cet élément juste après <did>.
Dans l'interface publique : Les informations saisies dans <note> seront affichées au début du composant.
À l'intérieur de <note>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments de texte <p>.
Si le manuscrit a définitivement disparu (détruit, égaré avec peu d'espoir de le retrouver, etc.), garder la notice permet de conserver la trace de son existence, ainsi que de signaler d'éventuelles reproductions ou éditions. Dans ce cas, on mentionne dans l'élément <note type="absent"> que le manuscrit a disparu, éventuellement avec les circonstances de cette disparition, et on complète la balise <custodhist> en y mentionnant que le document ne fait plus partie des collections de l'établissement.
Exemple :
Exemple :
<note type="absent">
<p>Le manuscrit, disparu en <date calendar="gregorian" era="ce" normal="1940/1944" type="absent">1940-1944<date>, est manquant.</p>
</note>
Si le manuscrit a été transféré dans une autre institution, l'institution d'origine peut souhaiter conserver sa description dans son catalogue, par exemple parce que celle-ci est plus complète que la description de l'institution où les documents ont été transférés, ou pour éviter d'intriguer le lecteur par une interruption dans les numéros d'ordre.
Dans ce cas, on mentionne dans l'élément <note type="absent"> le transfert dans l'autre institution, et on y fait le lien vers la notice dans le catalogue de l'institution actuelle. On complète <custodhist> en y mentionnant que le document ne fait plus partie des collections de l'établissement.
Exemple :
Exemple :
<note type="absent">
<p>Ce manuscrit a été versé aux Archives nationales de France dans la série AJ/15.</p>
</note>
Citation des documents⚓
Mention conseillée - <prefercite>
Pour donner des informations sur la forme à utiliser pour citer l'unité documentaire décrite, on utilise l'élément Mention conseillée <prefercite>.
A l'intérieur de cet élément <prefercite>, on saisit les informations dans un ou plusieurs éléments <p>.
Exemple :
Exemple 1 :
<prefercite>
<p>Citer sous la forme : Bibliothèque de la Sorbonne ( Paris), Ms X, fol. Y.</p>
</prefercite>
Exemple :
Exemple 2 :
<prefercite>
<p>Bibliothèque de l'Institut de France, Collection Godefroy, ms Godefroy ..., fol. ... </p>
</prefercite>
Exemple :
Exemple 3 :
<prefercite>
<p>Fonds Roger Martin du Gard. Bibliothèque nationale de France, département des Manuscrits, NAF 28191.</p>
</prefercite>
Exemple :
Exemple 4 :
<prefercite>
<p>Mention conseillée : Archives de l'Académie française, Collection Moulin, 1 G 1.</p>
</prefercite>