Métadonnées de l'instrument de recherche : Entête EAD - <eadheader>⚓
Entête EAD - <eadheader>⚓
Élément englobant obligatoire qui fournit des informations bibliographiques et descriptives sur l'instrument de recherche, et non sur les documents d'archives que celui-ci décrit.
L'élément En-tête EAD <eadheader> est obligatoire : des informations souvent absentes d'un instrument de recherche imprimé à usage local sont primordiales dans un environnement informatique.
Il peut contenir 4 éléments dans l'ordre suivant :
<eadid> Identifiant EAD
<filedesc> Description du fichier
<profiledesc> Description du profil
<revisiondesc> Description des révisions
Il comprend 5 attributs obligatoires, qui sont remplis par défaut :
COUNTRYENCODING="iso3166-1"
REPOSITORYENCODING="iso15511"
DATENCODING="iso8601"
LANGENCODING="iso639-2b"
SCRIPTENCODING="iso15924"
On n'utilise pas les attributs FINDAIDSTATUS, ni RELATEDENCODING, ni ID.
Conseil :
Il existe un mémo synthétique sur les données de gestion <eadheader> attendue dans Calames
Identifiant EAD - <eadid>⚓
Elément obligatoire de l'élément En-tête EAD <eadheader> qui contient un code univoque pour identifier un instrument de recherche EAD donné.
On renseigne les attributs de la manière suivante :
COUNTRYCODE="FR"
MAINAGENCYCODE="341720001" (c'est-à-dire le numéro RCR de l'ABES, qui assure la publication du fichier, et non le numéro RCR de l'institution particulière qui a fait le fichier)
IDENTIFIER="FR-numéro RCR de l'établissement-identifiant au choix de l'établissement" (cet attribut constitue l'identifiant du fichier EAD)
On n'utilise pas l'attribut ENCODINGANALOG.
Conseil :
Bonne pratique
Cet élément doit être renseigné car il contient des informations essentielles pour la gestion de l'instrument de recherche, en particulier un code informatique univoque. Ces données n'ont pas nécessairement vocation à être affichées. Il a le même contenu que son attribut IDENTIFIER.
Présentation - <filedesc>⚓
Elément obligatoire de l'élément En-tête EAD <eadheader> qui rassemble les principales informations bibliographiques sur l'instrument de recherche en EAD. Les règles de l'ISBD s'appliquent pour cet élément et les éléments qu'il contient, en particulier pour l'articulation entre le titre propre et la mention de collection.
Il peut contenir 5 éléments dans l'ordre suivant :
<titlestmt> Mention de titre (obligatoire)
<editionstmt> Mention d'édition (facultatif)
<publicationstmt> Mention de publication (facultatif)
<seriestmt> Mention de collection (facultatif)
<notestmt> Mention de note (facultatif et déconseillé)
Ne pas confondre avec les sous-éléments de l'élément Description archivistique <archdesc>, qui s'appliquent aux documents en cours de description et non à l'instrument de recherche lui-même.
Les informations sur l'encodage de l'instrument de recherche sont données dans l'élément Description du profil <profiledesc>.
En production courante les éléments <editionstmt> et <seriestmt> ne sont pas utiles.
Utilisé dans les instances issues de la rétroconversion du CGM pour renvoyer à des fichiers de suppléments, cet élément <notestmt> est déconseillé en catalogage courant.
Mention de titre <titlestmt>⚓
Elément englobant obligatoire contenu dans l'élément Description du fichier <filedesc>. Il regroupe des informations sur le titre de l'instrument de recherche encodé et sur les responsables de son contenu intellectuel.
Il peut contenir 4 éléments dans l'ordre suivant :
Conseil :
Bonne pratique
La nature de l'instrument de recherche doit être mentionnée, soit dans <titleproper>, soit dans <subtitle> (mentions « catalogue », « inventaire », « notice », « répertoire »...).
Titre propre de l'instrument de recherche - <titleproper> (obligatoire)⚓
Élément obligatoire contenu dans l'élément Mention de titre <titlestmt> et contenant le titre de l'instrument de recherche.
Attention :
Ne pas confondre avec l'élément <unittitle> du niveau <archdesc>.
Dans le cas de catalogues divisés en plusieurs parties (tranches de cotes, tranches chronologiques, tranches alphabétiques, etc.), les informations relatives à la partie décrite relèvent du titre propre et doivent donc apparaître dans cet élément
(Voir § 1.1.4.6.1 de l'ISBD consolidé).
Sous-titre de l'instrument de recherche - <subtitle> (facultatif)⚓
Elément facultatif contenu dans l'élément Mention de titre <titlestmt>. Il contient le sous-titre ou le complément du titre de l'instrument de recherche.
Exemple :
<titleproper> Catalogue des manuscrits de la bibliothèque de la Sorbonne MS 2145-2538 </titleproper>
<subtitle>Catalogue détaillé</subtitle>
Auteur de l'instrument de recherche - <author> (facultatif)⚓
Elément facultatif contenu dans l'élément Mention de titre <titlestmt>. Il fournit le nom des personnes ou des organismes responsables du traitement intellectuel de l'instrument de recherche. Il peut comprendre une courte mention sur la nature de la responsabilité. Il n'est pas répétable.
Attention :
Ne pas confondre avec l'élément Création <creation> de l'élément Description du profil <profiledesc>, qui permet de donner des informations sur les personnes ou organisations responsables de l'encodage.
Exemple :
<author>Catalogue rédigé par Amédée Boinet</author>
<author>Bibliothèque Mazarine. Catalogue rédigé sous la direction d'Auguste Molinier</author>
Commanditaire - <sponsor> - Obligatoire en cas de financement rétro par l'Abes⚓
Elément facultatif contenu dans l'élément Mention de titre <titlestmt>.
Il fournit le nom des personnes ou des institutions qui ont soutenu, financé ou organisé tout ou partie du processus de création et de diffusion de l'instrument de recherche.
Attention :
Cet élément, qui ne sert que dans la description de l'instrument de recherche, ne peut s'utiliser pour donner des informations sur des personnes ou des institutions qui ont soutenu, financé ou organisé l'entrée des unités documentaires décrites (à signaler dans l'élément Informations sur les modalités d'entrée <acqinfo>), ni sur celles ayant soutenu, financé ou organisé le traitement matériel des unités documentaires décrites (à signaler dans l'élément Informations sur le traitement <processinfo>).
Exemple :
<sponsor> Ministère chargé de la Culture et Ministère chargé de l'Enseignement supérieur </sponsor>
Remarque : Opérations de rétroconversion cofinancées par l'ABES⚓
Tout fichier EAD dont l'encodage aura été financé au moins en partie par l'ABES doit en comporter la mention au sein de l'élément <sponsor>.
Cette disposition ne concerne que les inventaires à contenus analytiques (et non les fichiers maîtres, sans composant <c>). Dans le cas d'un inventaire intégralement encodé à l'occasion d'une opération retenue par l'ABES, par exemple en 2013, on fait usage de la mention suivante :
<sponsor>RETRO-2013-FINANCEMENT ABES</sponsor>
Dès lors que le fichier EAD aurait été créé dans un autre cadre, puis complété, réorganisé... à l'occasion d'une opération retenue par l'ABES, on fait usage d'une mention du type :
<sponsor>ENRICHISSEMENT-RETRO-2013-FINANCEMENT ABES</sponsor>
L'élément <sponsor> peut au besoin être répété d'une année sur l'autre. Des compléments peuvent être apportés par l'intermédiaire des éléments <creation> (précisions sur les personnes ou organismes responsables de l'encodage - si différentes de <author> ; dates et modalités de l'encodage) ou <revisiondesc>.
Pour les mentions relatives aux créations et révisions de la description archivistique elle-même, voir l'élément <processinfo>.
Mention de publication - <publicationstmt>⚓
Élément obligatoire dans Calames englobant de l'élément Description du fichier <filedesc> regroupant des informations sur la publication ou la diffusion de l'instrument de recherche encodé.
En cas de rétroconversion, l'adresse bibliographique de l'instrument de recherche original est mentionnée parmi les informations sur l'encodage de l'instrument de recherche données dans l'élément Création <creation>.
Editeur - <publisher>⚓
Elément de l'élément Mention de publication <publicationstmt> contenant le nom de la personne morale ou physique responsable de l'édition ou de la distribution de l'instrument de recherche encodé.
Dans Calames, ce sera toujours « Agence Bibliographique de l'Enseignement supérieur ».
Il est inutile d'utiliser l'élément <address> pour préciser les informations permettant de localiser la personne physique ou morale responsable de la publication.
Date - <date type="publication de l'IR">⚓
|
|
Spécificité Calames⚓
L'élément <date> doit obligatoirement contenir la date de première publication de l'instrument de recherche informatisé.
Exemple :
<eadheader>
<filedesc>
<titlestmt>[...]</titlestmt>
<publicationstmt>
<publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
<date calendar="gregorian" era="ce" normal="201406" type="publication de l'IR">Juin 2014</date>
</publicationstmt>
</filedesc>
<profiledesc>[...]</profiledesc>
<revisiondesc>
<change>
<date calendar="gregorian" era="ce" normal="201411" type="modification de l'IR">novembre 2014</date>
<item>Publication exhaustive de la série Oeuvres (excepté la sous-série Ensemble de contributions, ...)</item>
</change>
</revisiondesc>
</eadheader>
___⚓
.
Description du profil - <profiledesc>⚓
Élément facultatif de l'élément En-tête EAD <eadheader> qui rassemble des informations sur la rédaction de l'instrument de recherche et son encodage.
Conseil :
Bonne pratique
L'utilisation de l'élément <profiledesc> est fortement recommandée.
Création - <creation>⚓
Élément facultatif de l'élément Description du profil <profiledesc> donnant des informations sur l'encodage de l'instrument de recherche.
« Créé et encodé par – nom de l'établissement – selon la DTD EAD 2002 ».
Conseil :
Bonne pratique
Cet élément doit toujours être renseigné pour :
préciser qu'il s'agit de la DTD EAD 2002
préciser la méthode d'encodage (sous-traitance, prestataire, outil de catalogage...)
préciser l'outil de catalogage en situation de catalogage courant
préciser s'il s'agit d'une conversion et d'un import (en principe, les fichiers sont créés en ligne dans Calames) ; dans ce cas, indiquer la méthode d'encodage, le nom du prestataire éventuel et les références bibliographiques de l'instrument de recherche converti. On mentionne alors : <creation>Créé et encodé manuellement par ... selon la DTD EAD 2002 à partir d'un fichier sous traitement de texte</creation>
préciser le nom de l'encodeur s'il est différent de l'auteur de l'instrument de recherche, ainsi que la date de l'encodage.
Exemple :
Exemples :
<creation>Créé selon la DTD EAD 2002 dans l'interface de catalogage Calames.</creation>
<creation>Créé et encodé par la bibliothèque Untel selon la DTD EAD 2002 par conversion d'une base Access et importation du fichier XML dans Calames</creation>
Règles de description - <descrules>⚓
Élément facultatif de l'élément Description du profil <profiledesc> permettant d'énumérer les règles, normes et conventions utilisées pour la description et l'indexation des unités documentaires.
Conseil :
Bonne pratique
En catalogage courant, il est recommandé d'utiliser cet élément.
Pour la plupart des bibliothèques du réseau Calames, le contenu de cette balise sera « Description conforme à DeMArch » ou « Description conforme à ISAD(G) ».
Langue utilisée - <langusage>⚓
| Extraits:
|
Exemple :
Exemple :
<langusage>Instrument de recherche rédigé en <language langcode="fre">français</language>.</langusage>
Description des révisions - <revisiondesc>⚓
Sous élément de En-tête EAD <eadheader> donnant des informations sur les changements ou les modifications apportées à l'instrument de recherche encodé.
Les modifications décrites dans <revisiondesc> doivent concerner uniquement l'édition en cours.
Conseil : Bonne pratique⚓
Il est déconseillé d'utiliser l'élément Liste <list> pour détailler ces modifications.
On doit utiliser l'élément Modification <change> qui permet de préciser la date dans le sous-élément Date <date type="modification de l'IR"> et la nature de ces modifications dans le sous-élément Item <item>. Ces modifications doivent être présentées dans l'ordre chronologique inversé afin que les plus récentes apparaissent en premier.
Spécificité Calames⚓
Afin de permettre le suivi via moyen terme tant par les administrateur du catalogue collectif que les correspondants successifs d'un même établissement, il est impératif de compléter le <revisiondesc> dans les cas suivants :
déplacement de collection d'un établissement à l'autre ; exemple clé 3039
Scission d'un fichier trop lourd : exemple clé 1422
Enrichissement par ajout de composants : exemple clé 3915
Reprise des données substantielle ou systématique, y compris création de liens aux autorités : exemple clé 251
Restructuration du contenu, notamment dans fichiers issus de la rétroconversion CGM ou PALME : exemple clé 674
L'année peut suffire pour situer dans le temps les compagnes d'intervention dans le fichier.
la nature de l'intervention doit être systémartiquement décrite de manière synthétique dans <item>
Exemple :
<eadheader>
<filedesc>
<titlestmt>[...]</titlestmt>
<publicationstmt>
<publisher>Agence bibliographique de l'Enseignement supérieur</publisher>
<date calendar="gregorian" era="ce" normal="201406" type="publication de l'IR">Juin 2014</date>
</publicationstmt>
</filedesc>
<profiledesc>[...]</profiledesc>
<revisiondesc>
<change>
<date calendar="gregorian" era="ce" normal="201411" type="modification de l'IR">novembre 2014</date>
<item>Publication exhaustive de la série Oeuvres (excepté la sous-série Ensemble de contributions, ...)</item>
</change>
</revisiondesc>
</eadheader>
Remarque :
Pour des modifications apportées à une notice particulière, voir l'élément Informations sur le traitement - <processinfo>.
Parties liminaires - <frontmatter>⚓
Élément facultatif de l'élément racine EAD <ead> qui contient le(s) texte(s) liminaire(s) relatifs à l'instrument de recherche, et non aux documents en cours de description qui relèvent de la Description archivistique <archdesc>.
On peut donner dans cet élément une page de titre, une préface, une dédicace, des tables de concordance, etc.
Les informations contenues dans <frontmattter> sont des données textuelles très peu structurées. Elles peuvent reprendre des informations de l'élément En-tête EAD <eadheader> mais elles ne peuvent pas s'y substituer.
Conseil :
Bonne pratique
On n'utilise <frontmatter> que dans le cadre d'une rétroconversion d'un instrument publié, pour y conserver une préface, ou bien lorsque l'on prévoit une édition papier pour un instrument de recherche créé directement en EAD et que l'on souhaite des parties introductives. L'utilisation de <frontmatter> pour une page de titre est inutile dans la mesure où une page de titre peut être générée automatiquement à partir des éléments contenus dans <filedesc> grâce à une feuille de style.
L'élément <frontmatter> doit contenir obligatoirement au moins l'un des deux éléments Page de titre - <titlepage> ou Subdivision de texte - <div>
Exemple :
Exemple :
<frontmatter>
<div>
<head>Préface</head> <p>La formation de la bibliothèque actuelle du Muséum d'histoire naturelle remonte à l'année 1793, c'est-à-dire à l'époque où, par un décret du 10 juin, le « Jardin national des plantes et le Cabinet d'histoire naturelle de Paris » furent transformés et réunis sous le nom de <emph render="italic">Muséum d'histoire naturelle.</emph> Peu avant ce décret, G. Toscan avait publié une petite brochure intitulée : <emph render="italic">Mémoire sur l'utilité de l'établissement d'une bibliothèque au Jardin des plantes</emph> (Paris, 1793, an II, in-12, 24 p.), où étaient exposés les moyens par lesquels la bibliothèque d'histoire naturelle pouvait être créée.</p>
<p>......</p>
</div>
</frontmatter>
Remarque :
En principe, cet élément n'est utilisé que pour encoder des introductions issues de conversions rétrospectives.
Non affiché actuellement (voir aussi Annexe 1).