Analyser une notice potentiellement doublon⚓
Méthode à respecter⚓
Il est absolument indispensable d'examiner les notices dans le format de catalogage (commande WinIBW AFF UNM)
En effet, les formats d'affichage de type libellé ou ISBD ne retiennent qu'une partie des zones de la notice affichée, pouvant induire des erreurs d'appréciation graves lors de l'expertise.
Il faut soigneusement vérifier :
Zone | Remarques |
|---|---|
les types de notice et de document (notice de collection, notice de volume de collection, notice de document électronique ou d'imprimé...) | |
les numéros d'identification, et notamment les ISBN et les ISSN ainsi que les DOI | |
les dates de publication (dans les zones codées et dans l'adresse bibliographique) | |
les éditeurs | |
les mentions d'édition | |
la tomaison et le nombre de pages | |
la périodicité (ressources continues) | |
les types de documents (thèses soutenues, thèses éditées, reproductions dans le cas de fac-similé ou de numérisation, etc.) | |
les mentions et accès auteurs | |
les notices globales et les notices correspondant à un catalogage volume par volume | |
Titre clé (ressources continues) | |
Liens à d'autres notices bibliographiques |
Principes à respecter⚓
On fusionne des notices uniquement lorsque l'établissement est localisé sous au moins une d'entre elles (ce qui permet de vérifier, document en main, au moins une notice).⚓
Il est préférable de n'opérer la fusion que lorsqu'il est possible de vérifier livre en main l'existence de différences entre des manifestations. Des précautions sont indispensables dans la mesure où le choix du catalogueur influera sur toutes les localisations et non pas uniquement celles de son établissement.
Pour mémoire:
à nouveau contenu ou nouveau contenant, nouvelle notice
les notices correspondant soit à un catalogage global soit à un catalogage volume par volume de publications multivolumes ne doivent pas être fusionnées ensemble (on ne mélange pas les deux façons de cataloguer.)
En cas de doute, on s'abstient de fusionner⚓
Mieux vaut laisser un doublon que fusionner à tort : en effet les opérations de défusion sont très longues et très lourdes, dans le Sudoc comme dans les SIGB.
Les choix en matière de fusion doivent être cohérents avec ceux faits pour le catalogage.⚓
Deux notices sont des doublons lorsqu'elles décrivent exactement la même ressource bibliographique ou lorsque, selon les règles du Sudoc, deux documents doivent être localisés sur une même notice (par exemple, des notices correspondant à des tirages à l'identique doivent être fusionnées, sauf pour les livres anciens ou précieux : voir Réimpressions et retirages).
Note : Attention aux abus qui conduisent parfois à regrouper sous une notice unique des documents décrivant des manifestations différentes mais qui ont été considérées à tort comme des retirages d'une même édition. Ne pas hésiter à se tourner vers les établissements localisés sous l'une ou l'autre des notices qui sont susceptibles de fournir des éléments d'information permettant de parvenir au bon choix de traitement.
Pour des raisons pratiques, on donne lors de la fusion de notices de monographies la préférence à la notice dont le PPN* est le plus "petit".
* Pour rappel, le PPN est un identifiant composé de 9 caractères dont les 8 premiers constituent un numéro d'ordre séquentiel incrémenté au fur et à mesure des créations de nouveaux enregistrements dans la base de données (le 9e est un caractère de contrôle).
Ce PPN plus petit correspond à la notice la plus anciennement entrée dans le Sudoc (avec pour corollaire que s'il y a doublon, c'est la notice la plus récente qui fait doublon).
Cette recommandation ne préjuge pas d'une moins bonne qualité de la notice qui est supprimée lors de la fusion ou de la source de catalogage originelle dont elle est issue.
Elle se veut simplement pratique.
Il est vivement recommandé d'apporter à la notice préférée les corrections/enrichissements AVANT la fusion de manière à ce que les établissements qui récupèrent une notice à l'issue de sa fusion la reçoivent immédiatement dans le meilleur état possible. Effectuer immédiatement les corrections/enrichissements évite également que des notices soient fusionnées sans être améliorées (par simple oubli de le faire le lendemain). En tout état de cause, la notice préférée doit être satisfaisante à l'issue de la fusion et répondre aux exigences de qualité des notices du Sudoc. Le copier/coller permet aisément d'enrichir la notice préférée des éléments qui lui manquent mais qui sont présents dans la notice supprimée.
Conseil :
Les tables de fusion IXXX utilisées pour le traitement des doublons de notices de monographies procèdent au transfert des données locales et d'exemplaires, ainsi qu'au transfert des numéros sources, de la notice supprimée (celle dans laquelle est ajoutée la zone 024) vers la notice préférée (voir les tables de fusion IXXX).
Les tables de fusion CRXX, utilisées par les CR pour le traitement des doublons de notices de ressources continues, procèdent en plus du transfert des mêmes informations que les tables IXXX, au transfert d'autres informations propres aux ressources continues (voir les tables de fusion CRXX). Ce type de dédoublonnage requiert donc une attention toute particulière.
Tutoriel : S'entraîner au dédoublonnage⚓
/foad/exercicesdedoublonnage/index.html
Pour apprendre à réagir avec plus de précision dans les cas difficiles, il est impératif de faire (avec succès) les 20 exercices : Travaux pratiques interactifs de dédoublonnage.
Ces exercices ont été créés ou résolus : les cas qu'ils présentent existent encore, et leur but est justement d'apprendre à évaluer ces problèmes.