Date de création du document : 2003-10-23
Date de dernière mise à jour du document : 2022-07-08
Pour rétroconvertir dans le Sudoc un catalogue sur fiches papier, un établissement peut :
Voir le manuel d'ITEM décrivant les spécifications de recouvrement et la localisation automatique dans le Sudoc
L'objet de la présente fiche est de donner des éléments objectifs pour le choix entre localisation sous une notice existante et création d'une nouvelle notice lors de rétroconversions faites en ligne à partir de fichiers imprimés ou informatisés, sans recours au document.
Ces règles ne s'appliquent pas à la comparaison de deux notices déjà présentes dans le Sudoc et que l'on soupçonne d'être des doublons. Pour ce cas, voir la fiche Règles de dédoublonnage
1 - Principes de base2 - Règles particulières3 - Zone locale d'identification
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Si une notice existe déjà dans le Sudoc pour le document décrit par la fiche, il suffit de créer un exemplaire sous la notice Sudoc ; dans le cas contraire, il faut créer une nouvelle notice. Mais les informations qui figurent sur les fiches à rétroconvertir sont souvent succinctes ou peu fiables, et la comparaison avec les notices présentes dans le Sudoc n'est pas aisée. Le présent document établit les cas où les différences doivent conduire à la création d'une nouvelle notice dans le Sudoc et ceux où elles ne sont pas jugées assez significatives et autorisent la localisation sous une notice déjà présente. Dans les tableaux ci-dessous, " 1re " et " 2e " notice désignent donc la notice présente dans le Sudoc et la notice à rétroconvertir (sans notion d'ordre).
Les éléments bibliographiques devant être identiques sont inclus dans les zones et sous-zones suivantes :
La similitude de l'ensemble de ces éléments constitue le principe du choix des notices
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L'ISBN est un numéro unique attribué depuis 1970 à un document imprimé, parfois de façon rétroactive, selon la norme ISO 2108. Chaque nouvelle édition d'un ouvrage entraîne l'attribution d'un nouvel ISBN. Il peut arriver cependant, en raison d'erreur d'attribution par l'éditeur, de trouver le même ISBN pour deux ouvrages.
L'ISBN est souvent absent des fiches à rétroconvertir, surtout dans les débuts de l'adoption de ce numéro dans les règles de catalogage.
Par ailleurs, les différents tirages d'un même ouvrage doivent en principe porter le même ISBN, même s'ils ont des dates différentes. Certains éditeurs dérogent cependant à cette règle (cf. § 2.2.1)
On ne peut pas considérer que les deux notices sont semblables sur le seul critère de l'ISBN. Il faut toujours vérifier que les autres critères correspondent (titre, auteur, éditeur...)
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| 1ère notice | 2ème notice | Actes / du Congrès de... | Actes du Congrès de ... | le nom de l'auteur ne figure pas dans le titre : Oeuvres complètes | le nom de l'auteur est compris dans le titre : Oeuvres complètes de Voltaire | Lettres / de Joséphine Cèdre-Chastedive à Léonce Pain | Lettres de Joséphine Cèdre-Chastedive à Léonce Pain |
on considère les deux notices comme semblables
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| 1ère notice | 2ème notice | mention d'édition | aucune mention d'édition | mention 1ère édition | aucune mention d'édition | mention édition revue... | mention 2ème édition |
on considère les deux notices comme semblables
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| 1ère notice | 2ème notice | si la mention d'édition contient un qualificatif (verbesserte, neue, new,...) | si la mention d'édition ne contient
qu'un n° et l'équivalent du mot " édition " :
|
on ne considère pas les deux notices comme semblables
Pour les documents publiés en Espagne et en Italie, cf. § 2.2.1
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Lorsque l'une des deux notices porte la mention "reprod. en fac-sim" (ou une autre formulation équivalente) dans la mention d'édition (205 ) et/ou dans la note de fac-similé (324) même si tous les autres éléments sont identiques
on ne considère pas les deux notices comme semblables
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| 1ère notice | 2ème notice | mention S.l. ou Lieu de publication inconnu | lieu d'édition présent avec ou sans crochets |
on considère les deux notices comme semblables
Plusieurs lieux d'édition
| 1ère notice | 2ème notice | plusieurs lieux | un seul lieu |
on considère les deux notices comme semblables
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| 1ère notice | 2ème notice | mention s.n. ou Nom de l'éditeur inconnu | nom de l'éditeur présent ou entre crochets |
on considère les deux notices comme semblables
1.4.2.1 - Plusieurs noms d'éditeurs
| 1ère notice | 2ème notice | plusieurs éléments | un seul éditeur |
on considère les deux notices comme semblables
1.4.2.2 - Si les mentions d'éditeurs ne sont pas identiques parce que l'un est subordonné à l'autre
| 1ère notice | 2ème notice | éditeur X | éditeur Y (subordonné à X) |
on considère les deux notices comme semblables
1.4.2.3 - Collectivités éditrices abrégées
| 1ère notice | 2ème notice |
| édition X | nom de la collectivité éditrice : X |
| ex : édition du CNRS | Ex : CNRS |
on considère les deux notices comme semblables
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1.4.3.1 - Pas de mention de date
| 1ère notice | 2ème notice | mention s.d. ou Date de publication inconnue | mention de date entre crochets ou entre parenthèses : [1900] ou 190? ou ca 1900 ou 19?? ou [19..] ou mention de date en note |
on considère les deux notices comme semblables
| 1ère notice | 2ème notice | mention s.d. ou Date de publication inconnue | pas de date |
on considère les deux notices comme semblables
Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier sur l'ouvrage la date de publication, et si l'ouvrage lui-même est sans date, d'évaluer au moins le siècle de publication (exemple 18..), afin de compléter la notice (cf. § 2.3)
1.4.3.2 - Dates différentes
on considère les deux notices comme semblables
Lorsqu'il s'agit d'impressions différentes de la même édition, voir § 2.2.1
1.4.3.3 - Date ouverte, dates multiples fermées
| 1ère notice | 2ème notice | 1980- | 1980-1985 |
on considère les deux notices comme semblables
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A condition que tous les autres éléments entrent dans le cadre des principes de base, deux notices sont considérées comme semblables :
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| 1ère notice | 2ème notice | 1 vol. mention pagination multiple | plusieurs séquences de pages : 52, 23, 10 p., ou le total entre crochets : [86] p. | 1 vol. sans mention de pagination | nombre de pages entre crochets : [50] p. | X vol. en 1 : 3 vol. en 1 | X séquences de pages : 215, 127, 208 p. |
on considère les deux notices comme semblables
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Les mentions de collection doivent être identiques et présentes dans les deux notices pour qu'on puisse considérer les deux notices comme semblables.
Les numéros dans la collection doivent être identiques pour qu'on puisse considérer deux notices comme semblables.
Cependant, si :
| 1ère notice | 2ème notice | un n° de collection | pas de mention de n° |
on considère les deux notices comme semblables
| 1ère notice | 2ème notice | collection avec mention de responsabilité | collection sans mention de responsabilité |
on considère les deux notices comme semblables
| 1ère notice | 2ème notice | collection avec mention de responsabilité | mention de responsabilité seule |
on considère les deux notices comme semblables
| 1ère notice | 2ème notice | plusieurs mentions de collection | une seule mention identique à une des autres |
on considère les deux notices comme semblables
| 1ère notice | 2ème notice | mention de collection principale et de sous-collection | seule mention de collection principale |
on considère les deux notices comme semblables
| 1ère notice | 2ème notice | mention de collection principale et de sous-collection | seule mention de sous-collection |
on considère les deux notices comme semblables
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Dans le cas d'initiales correspondant à la première lettre des prénoms d'une part, et de prénoms développés d'autre part, si tous les autres éléments entrent dans le cadre des principes de base, on considère les deux notices comme semblables.
| 1ère notice | 2ème notice | initiales des prénoms | prénoms développés (conforme aux initiales) |
on considère les deux notices comme semblables
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: Sur ces fiches, le niveau 1 comporte les mentions communes à tous les volumes et le niveau 2, les mentions spécifiques à chaque volume.
Choisir les notices décrivant chacun des volumes, et jamais une notice globale à la place d'une notice décrivant un volume.
2.1.1.1 - Titre significatif
Le titre significatif du niveau 2 doit être comparé à celui figurant dans la zone 200 $a et le titre général à celui figurant dans la zone 461 $t de la notice décrivant le volume.
2.1.1.2 - Titre dépendant
Si le titre est dépendant, l'ensemble titre général + titre dépendant doit être comparé à la zone 200 $a , $h , $i , et le titre général seul à la zone 461 $t de la notice décrivant chaque volume. Dans ce cas, la zone 200 est structurée comme suit :
$a@Titre général....$hn°$ititre dépendant
Nota Bene :
Si les notices décrivant chaque volume ne sont pas trouvées, mais si une notice globale comportant une zone de dépouillement (327) est trouvée, ne pas choisir la notice, même si l'un des volumes est cité en 327.
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Si le titre du niveau 2 ne contient que des divisions chronologiques ou alphabétiques, on choisit la notice décrivant l'ensemble.
Le titre général figurant dans le niveau 1 de la fiche papier doit être comparé à la zone 200 de la notice générale. Le détail des volumes décrit au niveau 2 doit être comparé à la zone 327, le nombre de volumes et le nombre de pages à ceux figurant dans la zone 215.
choisir la notice
ne pas choisir la notice
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Dans l'annexe B de la norme Z 44-050, on trouve la définition suivante de la notion de "tirage" (qui recouvre a priori la même réalité que la notion de "retirage" ou d'"impression") :
Le "tirage" est défini comme l'ensemble des exemplaires d'une monographie tirés en une seule fois ou en une seule opération à partir de la même composition typographique ou à partir d'une même matrice. On peut donc considérer la notion de "tirage" comme un sous-ensemble de la notion d'"édition", recouvrant à chaque fois une même réalité bibliographique.
Un tirage différent ou un retirage ne saurait donc justifier, dans le Sudoc, la création d'une notice bibliographique distincte.
on considère les deux notices comme semblables
On met dans la zone de l'adresse (214 $d) et dans la zone 100 la date la plus ancienne, et on ajoute la date la plus récente en zone 305 (305 ##$aAutre(s) tirage(s) : [année]) ; on peut de surcroît signaler la date du tirage possédé par la bibliothèque dans les données d'exemplaires (E316)
On peut trouver dans le Sudoc une seule et même notice qui comporte différents ISBN, si l'éditeur a indûment attribué un nouvel ISBN au nouveau tirage. Les ISBN sont alors suivis de la mention du tirage en 010 $b
| Exemple | 010 ##$aa2-86847-658-9$bbtirage 2002 |
on crée une nouvelle notice.
Cas des ouvrages brochés et reliés
La mention de "broché" ou "relié" n'est pas un critère à prendre en compte pour établir que les deux notices sont différentes.
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2.2.2.1 - Notices "candidats doublons" (statut "B")
Si la notice convoitée a le statut "B" (zone 008 position 3), il est impossible de se localiser tout de suite. La bibliothèque doit décider si cette notice est un doublon ou non de celle à laquelle elle est liée par la zone 024. Voir règles de dédoublonnage.2.2.2.2 - Notices doublons (en statut autre que "B" et comportant une zone 024)
Si la notice convoitée n'a pas le statut "B" mais comporte une zone 024 qui pointe vers une autre notice en $3, il faut se localiser sous la notice indiquée en $3.
2.2.2.3 - Notices doublons (en statut autre que "B" et ne comportant pas de zone 024)
Si plusieurs notices décrivent le même document, il faut choisir la plus riche ou la plus correcte, quelle qu'en soit l'origine.
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On considère comme livre ancien tout ouvrage antérieur à 1811.
lorsqu'on est en présence de notices dactylographiées respectant la norme ISBD ou la norme AFNOR livres anciens. Si les fiches à rétroconvertir sont trop succinctes, il faudra recourir soit à une préparation des fiches soit au re-catalogage livre en main.
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C'est le cas d'anciennes notices papier manuscrites ou dactylographiées très peu précises, où la conversion rétrospective en l'état dans le Sudoc ne nous semble pas possible, l'imprécision des notices ne permettant pas d'identifier l'édition.
2.3.2.1 - Date
Vérifier et compléter toutes les notices sans date qui comportent en zone d'adresse, (s.d. ou s.l.n.d ou [s.l. : s. n. : s.d.]).
La notice doit impérativement comporter en zone 100 une date approximative, au minimum au siècle près : 15XX, 16XX, 17XX, 18XX, 19XX, 20XX, ou à la décennie près : 155X, 181X.
En zone 214 $d, on indiquera entre crochets une date supposée ou approximative , par exemple [vers 1550] ou [164.] ou [16..].
Des notices non datées ne peuvent être acceptées dans le Sudoc qui rassemble des ouvrages de tous les siècles.
2.3.2.2 - Collation
Elle est importante, dans le livre ancien, pour distinguer différentes éditions, émissions, impressions, qui doivent faire l'objet de notices séparées. Dans des notices anciennes la collation est souvent très imprécise. Il est conseillé de restituer la collation, autant que faire se peut.
2.3.2.3 - Notes
Particularités d'exemplaires :
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La création des liens auteurs et titres avec les notices d'autorité ou de collection du Sudoc est requise dans les notices bibliographiques créées.
Zones UNIMARC 7XX des notices bibliographiques.
En cas de création de notice, les zones 7XX doivent être saisies en appliquant les règles AFNOR de rédaction des accès auteurs, et non pas en copiant le contenu de la fiche.
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Zone UNIMARC 410 des notices bibliographiques.
En cas de création de notice, une zone 410 doit être insérée, identique à la zone 225, et le lien à la notice de collection doit être fait.
Si la notice de collection n'existe pas dans le Sudoc, le texte est conservé en zone 410.
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Zone UNIMARC 500 des notices bibliographiques.
En cas de création de notice, chercher dans le Sudoc la notice correspondante et faire le lien. Si la notice autorité n'est pas dans le Sudoc, laisser le texte de la fiche.
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Lors de tout chantier de signalement rétrospectif, que celui-ci soit fait par la bibliothèque elle-même, ou qu'il soit confié à un prestataire, la zone 991 doit être renseignée selon les prescriptions ci-dessous.
On entend par :
Par ailleurs, ne sont pas considérées comme du signalement rétrospectif les opérations suivantes :
La zone 991 est utilisée dans le but de retrouver les notices de signalement rétrospectif : elle est indexée localement, c'est-à-dire par ILN (index INL) et invisible du public. Elle permet d'identifier les notices de rétroconversion ou de catalogage rétrospectif, de vérifier, par ILN, les notices traitées dans le Sudoc pour chaque type d'opération (localisation ou création), de distinguer celles qui font l'objet d'un financement ABES, et de connaître la date du traitement.
La zone contient obligatoirement une sous-zone $a et peut être suivie d'une sous-zone $b.
Il comporte les éléments d'information suivants :
La sous-zone $a doit IMPERATIVEMENT être structurée selon l'ordre ci-dessous, chaque information étant séparée de la précédente par un tiret, sans espace (voir exemples 1 à 5).
| 991 ##$aRETRO-[Année de la rétroconversion]-FINANCEMENT ABES-[Nom du prestataire]-[Code du catalogueur]-[Code de l'opération]-[Numéro du marché]-[Informations complémentaires] |
| 991 ##$aCatalogage rétrospectif-[Année de la rétroconversion]-FINANCEMENT ABES-[Nom du prestataire]-[Code du catalogueur]-[Code de l'opération]-[Numéro du marché]-[Informations complémentaires] |
| 991 ##$aRETRO-[Année de la rétroconversion]-FINANCEMENT ABES-[Code de l'opération]-[Informations complémentaires] |
| 991 ##$aCatalogage rétrospectif-[Année de la rétroconversion]-FINANCEMENT ABES-[Code de l'opération]-[Informations complémentaires] |
Dans cette sous-zone, peut être ajoutée toute information nécessaire à la bibliothèque et/ou au prestataire.
| 991 ##$a[...]$b[Numéro du bon de commande et/ou du lot](facultatif)-[Numéro identifiant de la fiche](facultatif)-[Informations complémentaires] (facultatif) |
| 991 ##$a[...]$bcrédits ABES[AAAA] ([AAAA] représentant l'année, voir exemple 5 ci-dessous). |
Les sous-zones $a et $b de la zone 991 sont indexées dans l'index "INL", index par mots. Chaque bibliothèque peut donc effectuer une recherche sur l'année, toujours présente dans la zone, ou sur un fonds, un lot particulier, ou tout autre élément identifié en $a ou $b.| Exemple 1 |
| Rétroconversion faite par un prestataire, sans financement de l'ABES : |
| 991##$aRETRO-2011-[Nom du prestataire]-CRE SAI-Fonds russe$bBC11/2 lot 01-258 |
| (CHE INL retro 2011 cre russe bc11/2) |
| Exemple 2 |
| Catalogage rétrospectif fait par un prestataire, avec financement de l'ABES : |
| 991##$aCatalogage rétrospectif-2012-FINANCEMENT ABES-[Nom du prestataire]-LOC-Littérature 19e siècle$bBC26 |
| (CHE INL catalogage rétrospectif 2012 financement abes loc littérature 19e bc26) |
| Exemple 3 |
| Rétroconversion faite par la bibliothèque, sans financement de l'ABES : |
| 991##$aRETRO-2011-LOC-Bibliothèque langues slaves$bThèses |
| (CHE INL retro 2011 thèses slaves) |
| ou |
| 991 ##$aRETRO-2011-CRE DER |
| (CHE INL retro 2011 cre der) |
| Exemple 4 |
| Rétroconversion faite par la bibliothèque, avec financement de l'ABES : |
| 991##$aRETRO-2012-FINANCEMENT ABES-CRE SAI$bRCR 341722199 |
| (CHE INL retro 2012 financement abes 341722199) |
| Exemple 5 |
| Rétroconversion faite par la bibliothèque en 2013, sur des crédits accordés par l'ABES en 2012 : |
| 991##$aRETRO-2013-FINANCEMENT ABES-CRE DER$bcrédits ABES2012 |
| (CHE INL retro 2013 financement abes crédits abes2012) |
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